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¿Tu albarán vale como documento de control con el DeCA? Qué debe incluir, quién lo firma, cómo anotar reservas y cuánto guardarlo. Modelo y ejemplo.
Si te ha vuelto un albarán sin firma, o te preguntas si tu talonario de albaranes sigue valiendo en un control desde que llegó el DeCA, esta guía de Dashdoc, que acompaña a más de 2.000 empresas, te explica qué debe incluir un albarán, en qué se diferencia de la carta de porte y del DeCA, y cómo digitalizarlo.
¿Albaranes en papel en las cabinas? Guía gratuita para digitalizar la carta de porte
¿Cuántos días pasan en tu empresa desde la entrega hasta que el albarán firmado llega a facturación?
El tiempo que se recupera cuando el papel deja de pasar de mano en mano
El seguimiento de los envíos en tiempo real, sin llamar al conductor
El efecto en los costes y en la tesorería
¿Qué es un albarán y para qué sirve en el transporte?
Qué es un albarán: definición
Un albarán es un documento comercial que acompaña a una entrega de mercancías y que el destinatario firma como prueba de recepción. Ni la Ley 15/2009, del contrato de transporte terrestre de mercancías, ni el Real Decreto 1619/2012, que regula la facturación, lo definen ni le fijan un contenido mínimo.
En el transporte por carretera sirve para:
acreditar la entrega, con fecha, hora y nombre de quien recibe
recoger las reservas cuando un palé llega dañado o incompleto
preparar la factura del vendedor y, muchas veces, la del transportista
Albarán de entrega y albarán de transporte: ¿de qué hablamos en ruta?
El albarán de entrega lo emite el cargador que vende o expide la mercancía y viaja con ella hasta destino, donde el destinatario lo firma.
El albarán de transporte es el documento propio del transportista o de la agencia (número de expedición, bultos, peso, firma). Si lo usas como carta de porte y trabajas como porteador efectivo por más de 150 euros, debe recoger las menciones del artículo 10 bis de la Ley 15/2009, entre ellas el NIF del cargador y del transportista efectivo, la masa de la mercancía y el precio convenido.
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¿En qué se diferencia el albarán de la carta de porte, el documento de control y el CMR?
Estos documentos suelen viajar juntos, pero en un control o en una reclamación cada uno responde a una pregunta distinta.
Documento | Qué acredita | Norma de referencia |
|---|---|---|
Albarán de entrega | La entrega de la mercancía y su recepción por el destinatario | Sin norma específica |
Carta de porte | La celebración y el contenido del contrato de transporte | Ley 15/2009, artículos 10 a 15 |
Documento de control (DeCA) | El control administrativo de cada envío | Orden FOM/2861/2012 y Ley 9/2025 |
CMR | El contrato de transporte internacional por carretera | Convenio CMR de 1956 |
Factura | La operación a efectos fiscales y el importe debido | Real Decreto 1619/2012 |
Para el detalle de cada uno, tienes la definición de la carta de porte, la guía del CMR y los documentos necesarios en el transporte por carretera.
¿Puede un albarán servir de documento de control desde el 5 de octubre de 2026?
Según el artículo 2.2 de la Orden FOM/2861/2012, una carta de porte u otro documento legal vale como documento de control si incluye todos los datos de su artículo 6 (cargador contractual, transportista efectivo, origen y destino, mercancía y peso, fecha, matrícula y reservas).
Sin embargo, la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible exige en su disposición transitoria octava que ese documento sea «necesariamente digital» desde el 5 de octubre de 2026, y la Resolución de 5 de junio de 2026 fijó su formato, un PDF nativo digital de 5 MB como máximo con un código QR que apunta a una URL segura, lo que deja fuera los escaneos.
Un albarán generado en digital con esos datos y el QR puede funcionar como DeCA, pero uno de talonario escaneado ya no. Para el resto, consulta nuestro artículo sobre el documento de control digital y la página del DeCA en Dashdoc.
¿Qué debe incluir un albarán?
En el transporte, un campo que falta debilita tu posición ante cualquier reclamación.
Plantilla de albarán: modelo de albarán para transporte
Campo | Cómo rellenarlo |
|---|---|
Número de albarán | Único y correlativo, por series si tienes varios almacenes |
Fecha y lugar de emisión | Fecha de preparación del envío en las instalaciones del cargador |
Emisor | Razón social, NIF y dirección del expedidor |
Destinatario | Razón social, NIF y dirección exacta de entrega (muelle, almacén) |
Transportista | Transportista efectivo, matrícula de la cabeza tractora y del remolque |
Referencias | Número de pedido y número de orden de transporte |
Mercancía | Descripción, número de bultos o palés, peso bruto |
Entrega | Fecha y hora reales de llegada y de fin de descarga |
Reservas | Faltas o daños detectados, con número de unidades |
Firma | Nombre legible de quien recibe, firma y sello si el cliente lo exige |
Vincula siempre el albarán a la orden de transporte con un número común, que te permitirá cuadrar a fin de mes la entrega, el precio pactado y la factura.
Albarán ejemplo: una entrega de palés con reserva
Un transportista lleva 12 palés de bebidas desde Zaragoza a una plataforma de distribución en Valencia.
El albarán indica 12 palés, 9.600 kg, pedido 4512 y orden de transporte OT-0387.
En la descarga, el jefe de muelle anota en el albarán «1 palé con film roto, 4 cajas aplastadas», y el conductor hace una foto.
Tres días después aparecen 6 botellas rotas dentro de otro palé, una avería no manifiesta que aún se puede reservar por escrito, porque el artículo 60 de la Ley 15/2009 da siete días naturales.
Sin la anotación del primer día, la ley presumiría que los 12 palés llegaron en el estado descrito en la carta de porte.
Así, la reclamación ante la aseguradora se apoya en un escrito fechado y en una foto.
Albarán valorado o no valorado: ¿cuál debe viajar en el camión?
El albarán valorado incluye precios unitarios y totales, y el no valorado solo la mercancía. Como el documento de la cabina pasa por muchas manos, el cargador suele enviar un albarán no valorado.
¿Quién emite y quién firma el albarán?
El albarán lo emite quien vende o expide la mercancía y lo firma quien la recibe en destino, con nombre legible. La carta de porte, en cambio, la firman el cargador y el porteador (artículo 11 de la Ley 15/2009).
Las reservas del destinatario: plazos y forma
Situación | Transporte nacional (Ley 15/2009, art. 60) | Transporte internacional (CMR, art. 30) |
|---|---|---|
Pérdida o avería manifiesta | Reserva por escrito en la entrega | Reserva en la entrega |
Pérdida o avería no manifiesta | 7 días naturales | 7 días, descontando domingos y festivos |
Retraso | 21 días desde el siguiente a la entrega | 21 días desde la puesta a disposición |
Sin reservas | Se presume la entrega en el estado de la carta de porte | Se presume la recepción en el estado del CMR |
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El artículo 60 exige que la reserva describa «de forma general» la pérdida o avería, así que un «pendiente de revisión» encaja mal con la ley. El texto del Convenio CMR/con) está publicado en el BOE.
Ningún albarán perdido entre el muelle y la oficina
Con la aplicación para conductores de Dashdoc, la firma y las fotos se recogen con el móvil en la descarga y llegan al momento al TMS, incluso después de pasar por una zona sin cobertura.
¿Qué valor probatorio tiene un albarán firmado?
El albarán firmado prueba la entrega con la fuerza que le den la fecha, la hora, un nombre legible y unas reservas concretas, mientras que el contrato se prueba con la carta de porte firmada por ambas partes (artículo 14 de la Ley 15/2009).
Como las acciones del contrato de transporte prescriben en un año (dos si hay dolo) desde la entrega en averías y retrasos (artículo 79), una fecha de entrega indiscutible protege a las dos partes, y los cargadores que centralizan esas pruebas resuelven antes sus litigios de transporte. Sobre la versión digital, lee nuestro artículo sobre el POD.
¿Cuál es la diferencia entre factura y albarán?
Diferencia entre factura y albarán
Criterio | Albarán | Factura |
|---|---|---|
Función | Acreditar la entrega | Documentar la operación y reclamar el pago |
Validez fiscal | Ninguna | Sí, es el documento fiscal de la operación |
Contenido | Libre | Fijado por el artículo 6 del RD 1619/2012 |
Obligación | Ninguna | Obligatoria |
Facturas recapitulativas: el albarán como base del mes
El artículo 13 del RD 1619/2012 permite agrupar en una sola factura las operaciones de un mismo mes natural para un mismo cliente, y si es empresario hay que expedirla antes del día 16 del mes siguiente.
Un transportista hace 18 entregas para un cargador en marzo y debe facturar como tarde el 15 de abril.
El 14 de abril, dos albaranes firmados siguen en la guantera de un conductor, así que hay que facturar sin justificante o pasar esas líneas a mayo.
Como el artículo 41 de la Ley 15/2009 fija la mora a los treinta días, cada albarán olvidado en una cabina retrasa un cobro.
Verifactu y factura electrónica B2B: qué cambia para tus albaranes
Así están estos dos frentes a 26 de octubre de 2026:
Verifactu: los programas de facturación deben adaptarse al Real Decreto 1007/2023 antes del 1 de enero de 2027 (Impuesto sobre Sociedades) y del 1 de julio de 2027 (resto), según el Real Decreto-ley 15/2025. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que quiere aplazarlo a octubre de 2028, pero hasta su publicación en el BOE rigen las fechas de 2027.
Factura electrónica B2B: tras el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026, la Agencia Tributaria sitúa la obligación el 6 de octubre de 2027 para volúmenes de operaciones superiores a 8 millones de euros y el 6 de octubre de 2028 para el resto.
Estas normas regulan la factura y no el albarán. Encontrarás más detalle en nuestros artículos sobre Verifactu y factura electrónica y sobre la factura electrónica en el transporte.
Factura desde la entrega, con los justificantes adjuntos
El módulo de facturación de Dashdoc genera la factura en cuanto termina el transporte, con eCMR, albaranes y fotos adjuntos, y aplica automáticamente las tarifas pactadas. Además, Dashdoc se declara compatible con Verifactu y el SII.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los albaranes?
Documento | Plazo mínimo | Base |
|---|---|---|
Albarán, como justificante del negocio | 6 años desde el último asiento contable | Artículo 30 del Código de Comercio |
Albarán al que remite una factura | 4 años junto con la factura (prescripción tributaria) | Por prudencia, el mismo plazo que la factura (artículo 19 del RD 1619/2012) |
Carta de porte con el porteador efectivo | 1 año | Artículo 10 bis de la Ley 15/2009 |
Documento de control (DeCA) | 1 año | Artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012 |
Un albarán guardado seis años, como pide el Código de Comercio/con), cubre también la prescripción tributaria de cuatro años de la Ley General Tributaria.
¿Cómo pasar a la gestión de albaranes digitales?
Gestión de albaranes: del talonario al TMS
En muchas empresas, la gestión de albaranes sigue basándose en talonarios y copias que se cuadran en Excel. Para pasar a lo digital, basta con seguir el flujo del transporte:
Crear la orden de transporte en el TMS, con un número que enlace todos los documentos.
Firmar en el móvil del conductor, con fotos y reservas.
Ver el documento en la oficina en cuanto se firma.
Adjuntar el albarán a la factura de forma automática.
Archivar por número, cliente o conductor.
El mismo principio se aplica en obra y canteras, donde Dashdoc indica que los albaranes de pesaje se leen e integran automáticamente, sin reintroducir datos.
Albaranes digitales: qué validez tienen
La ley deja libre el soporte del albarán, de modo que los albaranes digitales valen por lo que registran (firma, nombre, fecha y hora, geolocalización y fotos). La Resolución de 5 de junio de 2026 exige como mínimo una firma electrónica avanzada eIDAS cuando se firma un documento de control con finalidad contractual. Dashdoc indica que su eCMR alcanza ese nivel, con una firma en la carga y otra en la descarga, y que genera el DeCA a partir de la orden de transporte.
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Preguntas frecuentes sobre los albaranes
¿Es obligatorio el albarán?
No, pero sí son obligatorios la carta de porte con el porteador efectivo por encima de 150 euros (artículo 10 bis de la Ley 15/2009) y el documento de control en el transporte público de mercancías, salvo exenciones.
¿Un albarán puede sustituir a una factura?
No, porque el albarán no tiene validez fiscal y la factura debe incluir las menciones del artículo 6 del RD 1619/2012.
¿Vale un albarán escaneado como documento de control?
No. Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control es un PDF nativo digital con código QR, y la Resolución de 5 de junio de 2026 excluye los escaneos.
¿Qué plazo tiene el destinatario para poner reservas?
En la entrega si la avería es manifiesta, siete días naturales si no lo es (siete días sin domingos ni festivos en el CMR) y veintiún días en caso de retraso.
¿Cuánto tiempo hay que guardar un albarán?
Seis años (artículo 30 del Código de Comercio), un plazo que cubre también la prescripción tributaria.
¿Tus albaranes siguen volviendo en la guantera?
Cuéntanos cómo circulan hoy tus albaranes, cartas de porte y facturas, y un experto de Dashdoc te enseñará ese mismo flujo dentro del TMS.
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