/)
Ya tienes bastante de lo que ocuparte como para que una simple hoja te frene en plena ruta.
Y sin embargo, tanto en 2025 como en 2026, los controles son más frecuentes… y los requisitos siguen aumentando.
CMR transporte, eCMR, factura, certificado, albarán… No siempre es fácil saber qué documentos de transporte deben ir a bordo según el destino, el tipo de mercancía o el modo de transporte.
Esta guía te ayuda a verlo con claridad: qué documentos son obligatorios, en qué casos, y cómo evitar errores administrativos que ralentizan (o bloquean) tus operaciones.
/)
¿Qué es un documento de transporte?
Un documento de transporte sirve para acreditar que se ha organizado un envío de mercancías entre un cargador y un transportista.
Es el punto de referencia en caso de litigio, inspección o incidencia en carretera.
Este documento regula la misión: identifica a las partes implicadas (remitente, destinatario, transportista), la naturaleza de las mercancías, su volumen, el itinerario, las condiciones de entrega, etc.
En caso de control, es lo primero que se exige. En caso de incidente, es la base para establecer responsabilidades.
Y si hay un error, puede ser la única vía para demostrar tu cumplimiento… o lo contrario.
No existe un único documento válido en todos los casos: hay distintos tipos según el modo de transporte y el tipo de flujo (nacional, internacional, multimodal).
¿Documentos en papel o digitales? ¿Cuál tiene validez legal?
Los documentos electrónicos, como el eCMR o la factura UBL, tienen la misma validez legal que sus equivalentes en papel, siempre que estén certificados y sean trazables.
Una simple foto del CMR en papel no tiene el mismo peso legal que un eCMR conforme y validado.
/)
💡
Consejo: para evitar disputas, lo ideal es utilizar una solución como Dashdoc, certificada para eCMR
¿Cuáles son los documentos de transporte imprescindibles?
No hace falta una carpeta interminable… pero sí hay ciertos documentos que nunca pueden faltar a bordo, o que deben poder presentarse al instante.
1- Carta de porte (CMR):
Es el contrato oficial de transporte entre el remitente, el transportista y el destinatario. Regula todos los aspectos del envío: identidad de las partes, tipo de mercancía, puntos de carga y descarga, condiciones de entrega, instrucciones especiales, etc.
En el transporte internacional por carretera, su uso es obligatorio y está regulado por el Convenio CMR. En caso de siniestro o litigio, este documento es la principal referencia legal.
2- Albarán de entrega:
Este documento acredita que el destinatario ha recibido la mercancía en conformidad con lo pactado (cantidad, estado, lugar y fecha de entrega).
Además de complementar la carta de porte, puede ser exigido de forma independiente en caso de reclamación, inspección o auditoría interna. Suele estar firmado por el receptor como prueba de entrega efectiva.
En algunos casos, el Proof of Delivery (POD) sirve de refuerzo al albarán, especialmente en entregas sensibles.
3- Tarjeta de transporte:
Es la autorización administrativa que permite a una empresa operar legalmente en el sector del transporte de mercancías por cuenta ajena.
Emitida por la autoridad competente (como el Ministerio de Transportes en España), acredita que la empresa cumple con los requisitos técnicos, económicos y legales para prestar servicios de transporte.
4- Documentación del conductor:
Todo conductor profesional debe llevar consigo:
Permiso de conducir en vigor correspondiente al tipo de vehículo utilizado.
Certificado de Aptitud Profesional (CAP) actualizado, que garantiza que ha recibido la formación obligatoria en seguridad vial, normativa y operaciones de transporte.
Sin estos documentos, el conductor se expone a sanciones inmediatas en caso de control.
5- Documentación del vehículo:
Todo vehículo debe contar con:
La ficha técnica o tarjeta de inspección técnica,
El seguro obligatorio de responsabilidad civil,
Y la ITV (Inspección Técnica de Vehículos) en vigor.
En caso de ausencia o caducidad de alguno de estos elementos, el vehículo puede ser inmovilizado.
6- Registro de tiempos de conducción y descanso:
Los transportistas deben llevar un registro preciso de los tiempos de conducción, pausas y descansos, conforme al Reglamento (CE) n.º 561/2006.
Este control se realiza generalmente mediante un tacógrafo digital. La información debe estar accesible y disponible para su inspección durante los controles en carretera.
El incumplimiento puede derivar en multas graves y restricciones operativas.
| Documento | Para qué sirve | ¿Cuándo es obligatorio? |
|---|---|---|
Carta de porte (CMR) | Contrato entre el remitente, el transportista y el destinatario | Transporte internacional |
Albarán de entrega | Prueba de que el cliente ha recibido correctamente la mercancía | Toda entrega física; exigido en caso de reclamación |
Tarjeta de transporte | Autorización oficial para transportar por cuenta ajena | Transporte realizado por una empresa externa |
Documentación del conductor | Permiso de conducir + Certificado de Aptitud Profesional (CAP) | Todo conductor profesional |
Documentación del vehículo | Ficha técnica, seguro obligatorio, ITV en vigor | Todos los tipos de transporte |
Registro de tiempos de conducción | Acredita el cumplimiento de los tiempos de conducción y descanso | Obligatorio en el transporte por carretera profesional |
Documentos complementarios imprescindibles
Estos documentos no se consideran estrictamente documentos de transporte, pero a menudo se exigen como complemento a la carta de porte.
/)
Factura comercial internacional
Indica el valor de las mercancías transportadas. Es imprescindible en exportación o importación, especialmente en operaciones aduaneras.
Para envíos internacionales, es obligatorio incluir el Incoterm (EXW, DDP, etc.) en la factura. Este término determina quién asume la responsabilidad del transporte, los trámites aduaneros y el seguro, y condiciona la correcta interpretación de las obligaciones logísticas y fiscales.
💡
Desde enero de 2022, España exige el Complemento Carta Porte para todo transporte terrestre vinculado a una factura electrónica. Este documento fiscal adicional es obligatorio para los transportistas sujetos a facturación digital, y debe generarse a través del portal SII. Incluye datos fiscales detallados sobre el trayecto, la mercancía y el vehículo.
Certificado de seguro de transporte
Permite justificar que la mercancía transportada está asegurada, especialmente en caso de conflicto o si tiene alto valor añadido.
El certificado debe contener:
número de póliza,
identidad completa del tomador y la aseguradora,
dirección fiscal de ambas partes,
según exigen las autoridades aduaneras. Si falta alguno de estos datos, el documento puede ser rechazado en un control transfronterizo.
Este documento, a menudo olvidado, es indispensable cuando el valor de la carga es elevado o sensible.
Packing list (lista de empaque)
Documento interno que detalla el contenido del envío: número de bultos, peso, dimensiones… Muy útil en el control, el almacenamiento y la recepción.
Documentos a preparar según el tipo de mercancía y el modo de transporte
Todo empieza por una buena planificación del transporte, especialmente si se quiere evitar errores en la documentación.
/)
No es lo mismo transportar una paleta de neumáticos hacia Zaragoza que enviar productos frescos a las Islas Canarias o una carga marítima desde Valencia hasta Mallorca.
Estos son los documentos más frecuentes que conviene anticipar, según la naturaleza de la mercancía y el modo de transporte utilizado.
/)
Según el tipo de mercancía:
Documentos aduaneros (DUA, etc.)
Imprescindibles en caso de cruce de frontera fuera de la Unión Europea. Permiten declarar el valor, origen y destino de las mercancías.
Certificados sanitarios o fitosanitarios
Obligatorios para productos perecederos, alimentarios o de origen vegetal.
Certificado de temperatura / trazabilidad
Requerido cuando el transporte está sujeto a cadena de frío, especialmente en los sectores alimentario y farmacéutico.
Certificado ADR
Necesario para el transporte de mercancías peligrosas. Incluye instrucciones específicas y requiere equipamiento homologado a bordo.
Certificado de conformidad técnica
A veces exigido para el transporte de determinados equipos, materiales eléctricos o maquinaria especializada.
Según el modo de transporte:
Bill of Lading (BL) – Transporte marítimo
Documento que acredita el contrato de transporte por vía marítima. Emitido por la naviera, también puede funcionar como título de propiedad. Es obligatorio en exportaciones marítimas.
Air Waybill (AWB) – Transporte aéreo
Documento emitido por la aerolínea que recoge la información del envío, la ruta, las condiciones del transporte y las responsabilidades. No es negociable.
CIM – Transporte ferroviario
Carta de porte ferroviaria usada en el transporte internacional por tren. Similar a la CMR, pero adaptada al marco ferroviario. Regida por el convenio COTIF/CIM.
FBL – Transporte multimodal
El FBL (Fiata Bill of Lading) se emplea en envíos que combinan varios modos de transporte (carretera, barco, tren…). Lo emite el operador logístico responsable del transporte completo.
Transporte nacional o internacional: ¿qué se exige en cada caso?
| Tipo de transporte | Documentos obligatorios | Observaciones clave |
|---|---|---|
Transporte nacional | Albarán de entrega Documentación del vehículo Tarjeta de transporte eCMR (recomendado) | El eCMR no es obligatorio, pero se recomienda por trazabilidad y validez ante inspecciones. |
Transporte internacional dentro de la UE | Carta de porte (CMR) Documentación del conductor y vehículo Posibles certificados según mercancía | No se requieren documentos aduaneros dentro del Espacio Schengen, salvo mercancías reguladas. |
Transporte internacional fuera de la UE | CMR Factura comercial con Incoterm DUA (documento aduanero) Certificados (sanitarios, ADR, etc.) | Documentación más exigente, especialmente en frontera. El certificado de seguro suele ser imprescindible. |
💡
El transporte de mercancías no sigue una única norma. En internacional o según el tipo de producto, algunos documentos son obligatorios. Consejo: verifica siempre los requisitos antes de salir, especialmente en exportación.
¿Qué hace que un documento de transporte sea válido?
Un documento incompleto o mal cumplimentado puede ser rechazado durante una inspección… o hacer que la mercancía no sea asegurable.
/)
1. Campos obligatorios (válidos en toda Europa)
Un documento de transporte válido debe incluir:
Datos completos del remitente, transportista y destinatario
Fecha y lugar de recogida
Lugar de entrega
Descripción, cantidad y tipo de embalaje de la mercancía
Instrucciones de transporte (temperatura, manipulación…) si aplica
Matrícula del vehículo y/o referencia del transporte
2. Campos variables según el caso
Dependerán de:
El país de destino: el eCMR es válido en 35 países, pero no en todos
El tipo de mercancía: peligrosas, vivas, perecederas, etc.
Normativa local: algunas regiones exigen albarán, código QR o una mención fiscal específica
3. ¿Quién debe firmar… y cuándo?
El remitente firma en el momento de la carga
El transportista firma al asumir la mercancía
El destinatario firma al recibirla, para validar la entrega
💡
Atención: en caso de conflicto, la firma tiene valor probatorio. Por eso es útil una solución digital como el eCMR, con sellado de tiempo automático.
4. Archivo obligatorio: ¿cuánto tiempo guardar los documentos?
Los documentos de transporte deben conservarse durante 5 años. Es el caso, por ejemplo, de la carta de porte CMR, que puede servir como prueba en inspecciones o auditorías fiscales.
Una buena gestión documental, conectada a tu TMS, evita pérdidas… y sanciones.
Cuando todo está centralizado en un ERP, localizar los documentos archivados se vuelve mucho más ágil.
5. Menciones obligatorias si hay conductores desplazados
Desde la Directiva UE 2020/1057, todo transporte con conductores asalariados desplazados debe incluir ciertas menciones en el documento de transporte:
Identidad del conductor
País de desplazamiento
Fechas de inicio y fin
Referencia del registro en la plataforma IMI
💡
Omitir estos datos puede conllevar sanciones.
Inspecciones en carretera: ¿quién controla y con qué frecuencia?
En España, los controles los realizan las fuerzas del orden (Guardia Civil, policía local) y los servicios de inspección de transporte. Pueden darse en:
Carretera
Aduana
Empresa (auditoría documental)
Los agentes revisan:
Validez de los documentos
Cumplimiento de tiempos de conducción y descanso
Obligaciones del desplazamiento
Por eso es fundamental que cada conductor tenga todos los documentos al día, en papel o directamente en la app del TMS.
Tener claro el plan de transporte ayuda también a anticipar los controles y preparar los documentos según cada tramo.
Errores frecuentes y sus consecuencias reales
Un simple olvido, una línea mal cumplimentada, un documento de transporte incompleto... y todo el trayecto se tambalea. En logística, un error documental nunca es insignificante. Estos son los fallos más comunes… y lo que pueden llegar a costar.
/)
💡
Para evitar errores y ganar en coherencia documental, descubre cómo el software de transporte de Dashdoc centraliza planificación, eCMR y facturación en un solo sistema.
1. No saber quién es responsable en caso de error o ausencia de documento
Un documento de transporte erróneo o inexistente puede comprometer la responsabilidad del transportista… o del cargador. Todo depende del contrato y de quién haya emitido el documento.
En caso de inspección o siniestro, la carga de la prueba recae sobre quien opera el vehículo. Y sin un justificante válido, demostrar el cumplimiento es mucho más complicado.
2. Documentos incompletos o mal cumplimentados
Un CMR sin matrícula, una factura sin el nombre completo del remitente, un certificado de seguro sin fecha… son errores que pueden invalidar el documento.
Consecuencias directas: retrasos en la entrega, rechazo de mercancías, incluso bloqueo en aduanas.
Para los transportistas, una carta de porte mal cumplimentada puede dejar sin efecto la cobertura del seguro.
/)
3. Datos erróneos o inconsistentes
¿El lugar de carga no coincide entre la factura y el CMR? ¿La cantidad transportada no se corresponde con el albarán? Ante una inspección en carretera o una reclamación, estas incoherencias debilitan toda la trazabilidad del envío.
Para los transitarios o empresas que gestionan mercancías sensibles, una simple discrepancia documental puede activar una investigación formal.
4. Omisión de documentos obligatorios
Ciertos certificados, sanitarios, fitosanitarios, ADR , son obligatorios según el tipo de carga o el destino.
Olvidarlos puede suponer:
Inmovilización del vehículo,
Multas elevadas,
Incluso pérdida total de la mercancía en caso de rechazo aduanero.
Lo mismo ocurre en entregas en zonas con controles reforzados: faltar un solo documento puede poner en entredicho todo el contrato de transporte.
¿Listo para 2026? Automatiza tus documentos de transporte y mantente conforme
La digitalización ya no es opcional: en España, la facturación electrónica B2B será obligatoria de forma progresiva a partir de 2026, con el uso del formato UBL y la transmisión de estados (pago, rechazo, cesión...).
Ya no es viable perder una factura, retrasar un control o buscar un justificante en el último momento.
Cumple con los requisitos ambientales gracias al cálculo automático de emisiones de CO2.
💡
Un TMS como Dashdoc permite evitar las dobles entradas, mejorar la coherencia y conectar planificación, eCMR y facturación en un solo sistema.
/)
Los datos fluyen en tiempo real entre la planificación, la facturación y las pruebas de entrega.
En cuanto una ruta se valida o se firma, la información se actualiza automáticamente. Ya no hace falta perseguir documentos ni hacer de intermediario entre campo y oficina.
Dashdoc te ayuda a mantener la conformidad gracias a:
Documentos sellados con fecha y hora, archivados legalmente,
Trazabilidad completa desde la misión hasta la factura,
Exportaciones compatibles con tus herramientas de gestión y plataformas oficiales.
Con el portal clientes, tus socios tienen acceso directo a pruebas de entrega, facturas y actualizaciones de estado.
F.A.Q - Los documentos de transporte obligatorios
¿Cuáles son los 4 tipos de transporte?
Los principales modos de transporte son: carretera, ferrocarril, marítimo y aéreo. Cada uno tiene requisitos documentales específicos. Este artículo se centra en el transporte por carretera.
¿Cómo se clasifica un transporte?
Se clasifica según:
El modo (terrestre, marítimo, etc.)
El ámbito (nacional o internacional)
El tipo de carga (general, peligrosa, refrigerada…)
El tipo de contrato (transporte propio o subcontratado)
¿Qué documentos se necesitan para el transporte local?
En general:
Carta de porte nacional
Albarán de entrega firmado
Documentos del conductor y del vehículo
¿Qué es el MIC DTA?
Es un documento aduanero utilizado en tránsito terrestre internacional fuera de la UE. Permite mover mercancías sin pagar aranceles hasta el destino final. No se aplica al transporte entre Francia y España, por ejemplo.
¿Quién emite el documento de transporte?
Por lo general, el remitente o cargador emite el documento de transporte. En el caso del CMR, es común que el transportista lo prepare con los datos proporcionados por el cliente.
/)
/)