Factura electrónica transporte | Obligación y soluciones 2025

Desde hace varios meses, el tema aparece con frecuencia en los planes de trabajo de los responsables administrativos y financieros del sector.

Y no es casualidad: la factura electrónica en el transporte está a punto de convertirse en una obligación legal en España, con un calendario definido, requisitos técnicos estrictos y consecuencias muy reales sobre el terreno.

Pero entre textos legales, acrónimos y plazos, es difícil saber por dónde empezar.

Y sin embargo, ahora es cuando se decide todo: anticiparse es evitar bloqueos mañana.

Dos leyes estructuran este cambio: la ley Crea y Crece y la ley antifraude 11/2021, que introduce, entre otros aspectos, el sistema de transmisión automática Verifactu.

Ley Crea y Crece: sentar unas bases sólidas

En vigor desde 2022, la ley Crea y Crece establece la obligación de emitir facturas electrónicas en todas las relaciones entre empresas (B2B).

Para las empresas de transporte, esto implica un cambio de prácticas:

• abandono del papel y de los PDF simples,

• adopción de un formato estructurado,

• uso de un software certificado.

La lógica es clara: simplificar los intercambios, dar fiabilidad a los pagos y mejorar la trazabilidad de los flujos.

Pero en la práctica, esto requiere una reorganización de los hábitos, una configuración técnica y una coordinación entre los equipos operativos y las herramientas existentes.

El legislador ha previsto una implantación progresiva, en función del tamaño de la empresa.

Es una forma razonable de repartir la carga, siempre que no se deje todo para el último momento.

Ley Antifraude 11/2021 y Verifactu: proteger los datos sin complicar el día a día

Si la ley Crea y Crece define la obligación, la ley antifraude 11/2021 precisa el cómo.

Desde julio de 2022, todo software de facturación utilizado en España debe cumplir varios criterios:

• garantizar la integridad de los datos (sin modificaciones no registradas),

• permitir una conservación conforme a las normas fiscales,

• y, sobre todo, conectarse con el sistema Verifactu para transmitir las facturas a la administración en tiempo real.

Dicho de otro modo: se acabaron los retrasos y los márgenes de error. Cada factura se envía automáticamente a la administración, sin riesgo de olvido ni manipulación.

Este marco técnico puede parecer complejo, especialmente para las empresas que ya trabajan bajo presión: exigencias de clientes, múltiples herramientas, falta de tiempo…

Pero, bien implementado, este sistema puede simplificar el día a día.

Elimina las reintroducciones manuales, reduce los controles duplicados y armoniza los formatos.

Con un software compatible, la facturación se vuelve más fluida, más fiable y, sobre todo, más rápida.

Por supuesto, aún hay que entender quién debe hacer qué y con qué herramientas. Porque entre “factura electrónica”, “Verifactu” o “SII”, los términos se confunden y las obligaciones varían según el caso.

A continuación, un resumen claro y sencillo para aclarar las cosas.

Lo que realmente hay que entender para cumplir la normativa

Dos textos complementarios enmarcan este cambio: uno define el principio, el otro regula la técnica.

El cumplimiento es progresivo, pero inevitable.

Anticiparse permite distribuir la carga de trabajo, evitar sanciones… y transformar esta obligación en una ventaja competitiva.

1. La factura electrónica afecta a todas las empresas

Si facturas a clientes profesionales (B2B), deberás emitir tus facturas en un formato estructurado digital, firmarlas con un certificado electrónico y conservarlas de forma segura. Esta es la base, establecida por la ley Crea y Crece.

2. Algunas empresas deberán además transmitir las facturas automáticamente a la administración

Es una obligación técnica prevista por la ley antifraude. Afecta a las empresas que utilizan software de facturación capaz de enviar cada factura en tiempo real.

Estas facturas deben incluir un código QR o un enlace (URL) para que la administración pueda verificarlas.

3. Algunas grandes empresas ya están conectadas a otro sistema de transmisión

Es el caso de las que utilizan el SII (un sistema ya existente en tiempo real). Estas empresas no están obligadas a activar la transmisión vía Verifactu, pero deben igualmente cumplir todas las normas relativas a la factura electrónica.

Calendario y obligaciones de la factura electrónica en el transporte

El marco está claro, pero una pregunta sigue surgiendo: ¿cuándo hay que estar preparado y para qué exactamente?

El Real Decreto 254/2025, publicado en abril de 2025, confirma y precisa las fechas de implementación:

• 29 de julio de 2025: fecha límite para que los editores de software hagan compatibles sus productos con Verifactu.

• 1 de enero de 2026: obligación activa para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.

• 1 de julio de 2026: entrada en vigor para las demás empresas, incluidas las personas autónomas y los microempresarios.

En la práctica, esto deja poco margen para las estructuras que ya trabajan con plazos ajustados, herramientas fragmentadas o escasez de personal.

Grandes empresas: inicio el 1 de enero de 2026

Para las empresas con una cifra de negocio superior a 8 millones de euros, el plazo límite es el 1 de enero de 2026.

A partir de esa fecha, todas las facturas B2B deberán emitirse en formato electrónico estructurado, mediante un software compatible con Verifactu.

Paralelamente, se deberá enviar un informe mensual a la AEAT detallando todas las facturas emitidas y recibidas.

Este calendario ajustado obliga a poner en marcha las acciones necesarias ya en 2025:

• auditoría de los flujos de facturación existentes,

• selección o actualización de la herramienta utilizada,

• formación de los equipos implicados.

Cuanto más compleja sea la organización, más imprescindible es anticiparse.

PYMES y flotas medianas: entrada en vigor el 1 de julio de 2026

Las empresas con una cifra de negocio inferior a 8 millones de euros disponen de seis meses adicionales.

Pero la carga sigue siendo importante: antes de julio de 2026, también deberán adoptar un sistema de facturación electrónica en el transporte, con obligación de presentar informes trimestrales.

Este plazo adicional no es un tiempo muerto.

Permite:

• probar las herramientas,

• ajustar la configuración técnica,

• sensibilizar a los equipos sobre el terreno

• e integrar esta evolución sin frenar las operaciones.

Autónomos, subcontratistas y transportistas afiliados: obligaciones reducidas, pero reales

Las microempresas, conductores autónomos o proveedores subcontratados también están afectados.

A partir del 1 de julio de 2026, deberán poder recibir facturas electrónicas en el formato requerido, y emitirlas si trabajan con clientes profesionales.

Su obligación de reporte será más simple, pero seguirán necesitando una herramienta compatible con Verifactu.

En algunos casos, el uso de una solución compartida (portal colaborativo, módulo proporcionado por el cliente principal) puede facilitar el cumplimiento normativo.

Fechas clave y obligaciones de la factura electrónica en el transporte

Estos plazos dejan entre 12 y 24 meses, según el perfil de la empresa. Puede parecer amplio, pero el tiempo se acorta rápidamente cuando se combina la gestión diaria, las expectativas de los clientes y la adaptación a nuevos requisitos legales.

La AEAT prevé además la disponibilidad de un software gratuito para microempresas y autónomos, que permitirá emitir y recibir facturas electrónicas compatibles con Verifactu, sin necesidad de realizar grandes inversiones.

Riesgos y controles vinculados a la factura electrónica en el transporte

Pasar a la carta de porte en el transporte no es solo cumplir una obligación legal: también es evitar sanciones.

Los controles se intensifican, las verificaciones se automatizan, y las empresas no conformes se exponen a riesgos concretos.

Pero ojo: no se trata de generar un clima de tensión. Se trata de entender los puntos críticos para anticiparse y actuar a tiempo.

Multas administrativas: hasta 50 000 € por software no conforme

La Ley Antifraude 11/2021 exige el uso exclusivo de software certificado, infalsificable y compatible con Verifactu.

Cualquier empresa que utilice una herramienta que permita modificar o eliminar una factura a posteriori, sin dejar rastro, se expone a una sanción de hasta 50 000 euros.

Incluso si no hay fraude, el uso de un software que no cumpla con los requisitos técnicos ya se considera una infracción.

Este riesgo afecta especialmente a:

• herramientas desarrolladas internamente sin control de conformidad,

• versiones obsoletas que no se han actualizado,

• sistemas que no permiten el envío automático a la AEAT.

Controles in situ y verificación automática mediante Verifactu

Las inspecciones fiscales ya no dependen exclusivamente de visitas físicas.

Con Verifactu, la administración puede ahora verificar a distancia:

• el número de facturas emitidas,

• los plazos de transmisión,

• la coherencia entre los datos declarados y los datos recibidos.

En caso de anomalía o discrepancia sospechosa, una inspección presencial puede activarse en cualquier momento.

Pero esto también puede jugar a favor de las empresas:

• Para las organizaciones conformes, se reducen los controles intrusivos.

• Para las direcciones financieras, se evitan solicitudes duplicadas o explicaciones innecesarias.

• Para los equipos de operaciones, se gana en fluidez, se reduce la doble entrada de datos y los justificantes están disponibles al instante.

Responsabilidad penal en caso de falsificación

En los casos más graves, cuando se detecta que los datos han sido modificados, ocultados o falsificados de forma intencionada, se pueden emprender acciones penales.

Esto se aplica, por ejemplo, a:

• la doble facturación,

• la supresión de documentos para ocultar operaciones,

• la emisión de facturas falsas con el fin de eludir el IVA.

Estos casos siguen siendo poco frecuentes, pero reflejan una tendencia de fondo: la facturación se vuelve automatizada, trazable y jurídicamente vinculante.

Por ello, es crucial:

• asegurar los procesos,

• formar a los equipos administrativos,

• rastrear cada operación con fiabilidad.

¿Existen casos de exención de la factura electrónica?

A diferencia de lo que se preveía inicialmente, la última versión del decreto español amplía el ámbito de aplicación.

Las empresas no establecidas en España (sin sede ni establecimiento permanente) pueden estar sujetas a la obligación de facturación electrónica, si realizan operaciones con clientes establecidos en territorio español.

Por ejemplo, una empresa extranjera que facture un servicio a un cliente español probablemente tendrá que utilizar un software compatible con Verifactu.

Lista de verificación para cumplir: 12 pasos para adoptar la factura electrónica en el transporte

Anticiparse a la factura electrónica en el transporte no significa cambiarlo todo de la noche a la mañana. Se trata, sobre todo, de estructurar el proceso paso a paso, según la realidad operativa de cada empresa.

Aquí tienes una lista de verificación concreta, pensada para equipos administrativos, direcciones financieras, departamentos IT o responsables de operaciones, con un objetivo claro: avanzar sin frenar la actividad.

1. Mapear los flujos de facturación actuales

Antes de elegir una herramienta, hay que entender el sistema existente: ¿quién factura, en qué momento, con qué datos, y a quién?

Este mapeo permite identificar los puntos críticos y las dependencias a tener en cuenta.

2. Segmentar los clientes y los servicios implicados

No todos los flujos están afectados de la misma manera.

Es fundamental distinguir entre operaciones B2B (con obligación de factura electrónica) y flujos B2C o internos.

3. Elegir un software compatible con Verifactu

El software debe cumplir varios requisitos para ajustarse a la normativa española:

• Formato estructurado: debe permitir emitir facturas en formato Facturae, el estándar legal en España.

• Transmisión automática: debe estar conectado a Verifactu para enviar los datos en tiempo real (o en un plazo breve) a la AEAT.

• Menciones obligatorias: cada factura debe incluir claramente la leyenda “VERI*FACTU” y un código QR generado automáticamente.

• Trazabilidad: todas las operaciones sobre las facturas (creación, modificación, eliminación) deben registrarse automáticamente.

• Cumplimiento de plazos: el envío a la administración debe realizarse de forma inmediata o dentro del plazo legal (normalmente 4 días).

Antes de implantar cualquier solución, hay que asegurarse de que la herramienta elegida cumple todos estos criterios.

De lo contrario, la empresa se expone a sanciones incluso sin fraude.

4. Obtener e instalar un certificado digital cualificado

Este certificado garantiza la autenticidad legal de las facturas.

Debe ser emitido por un proveedor autorizado e integrado en el software seleccionado.

5. Configurar el formato Facturae

Facturae es el formato exigido por la normativa.

Incluye campos obligatorios como razón social, NIF, tipo de servicio, número de expedición, etc.

Una configuración correcta reduce los rechazos y evita correcciones innecesarias.

6. Migrar los datos históricos

Para asegurar la continuidad contable y documental, los datos anteriores deben integrarse en el nuevo sistema sin alteraciones.

Objetivo: preservar la integridad del archivo sin empezar de cero.

7. Configurar la API de la AEAT y hacer pruebas de envío

La transmisión automática se realiza mediante una API.

Una prueba real permite verificar que:

• los flujos llegan correctamente,

• los errores son detectados,

• los tiempos de procesamiento son compatibles con la operativa.

8. Establecer un sistema de archivo legal

La factura electrónica debe conservarse durante al menos 4 años con valor probatorio.

Se necesita un espacio de archivo seguro, con sello de tiempo, y accesible en caso de inspección.

9. Formar a los equipos implicados

Para que la transición sea exitosa, los equipos deben entender los impactos operativos.

No solo el personal administrativo: también conductores o responsables de operaciones que inician el proceso de facturación deben conocer las nuevas normas.

10. Documentar los controles internos

Hay que poder demostrar, en cualquier momento, que el proceso está controlado.

Esto incluye:

• un registro de eventos,

• trazabilidad completa de las acciones,

• y una política de control interno bien definida.

11. Seguir los indicadores adecuados

Digitalizar no basta. Hay que controlar la calidad del flujo:

• porcentaje de envíos exitosos,

• número de rechazos por parte de la AEAT,

• tiempos reales de cobro.

Estos datos permiten hacer ajustes rápidos.

12. Planificar una auditoría interna anual

Una vez en marcha, una auditoría periódica permite verificar la solidez del sistema.

También sirve para anticipar cambios normativos y corregir desviaciones antes de que se conviertan en riesgos.

Esta lista de verificación no está pensada para ejecutarse en una semana.

Es una guía, un marco de trabajo entre equipos, y una base para estructurar un despliegue duradero.

Ventajas operativas de la factura electrónica en el transporte

Detrás de la obligación legal, la transición a la factura electrónica en el transporte puede convertirse en una verdadera palanca estratégica.

Siempre que se aborde como un proyecto estructurante, y no como una carga administrativa.

Lo que hoy vive el sector transporte, otros sectores ya lo han experimentado: reducción de plazos, mayor trazabilidad, menos errores.

Y los resultados son medibles.

Reducción del DSO: impacto directo en la tesorería

En el transporte, los plazos de pago siguen siendo una fuente de tensión.

Órdenes modificadas a última hora, albaranes perdidos, recordatorios constantes… cada día de retraso debilita la tesorería.

Con la factura electrónica:

• los envíos son inmediatos,

• los datos están estandarizados (menos litigios),

• el seguimiento de estado es automático.

Resultado: cobros más rápidos, menos recordatorios y flujos financieros más previsibles.

Algo clave en un contexto de costes fijos al alza (combustible, personal, mantenimiento).

Trazabilidad reforzada, menos litigios

Cada factura enviada está fechada, trazada y archivada.

Cada etapa, desde la orden inicial hasta la entrega validada, queda registrada.

En caso de disputa, todo está documentado.

Esto lo cambia todo:

• menos conflictos sobre plazos o importes,

• mejor coordinación entre facturación, operaciones y cliente,

• mayor capacidad probatoria ante auditorías o reclamaciones.

Para los equipos, esto reduce el estrés de los expedientes bloqueados.

Para los clientes, aumenta la confianza.

Conformidad fiscal: un marco más seguro y menos arriesgado

Uno de los beneficios más tangibles, pero a menudo subestimado, es la seguridad fiscal.

Con un sistema estructurado y conectado a Verifactu:

• todas las operaciones se sellan con fecha y se archivan en un formato legalmente válido,

• se reducen los errores en las declaraciones (menos duplicados, menos discrepancias),

• se minimiza el riesgo de sanciones o ajustes fiscales.

Este marco refuerza la transparencia de los flujos y reduce los controles físicos.

Para las empresas del transporte, significa menos imprevistos en caso de inspección y un diálogo más ágil con la administración.

Consejo para elegir un software de factura electrónica en el transporte

Adoptar la factura electrónica en el transporte significa, ante todo, equiparse con un software fiable.

No se trata de una herramienta excesivamente compleja ni de una solución impuesta desde la central sin conexión con la realidad operativa.

Hablamos de una solución pensada para los flujos reales, las limitaciones de los equipos y los requisitos de la administración.

El buen software es aquel que se integra con las herramientas ya existentes, reduce las manipulaciones manuales y garantiza la conformidad sin ralentizar el ritmo de trabajo.

Criterios clave para elegir correctamente

Antes de nada, una herramienta adaptada al sector transporte debe cumplir con una base técnica clara.

Estos son los elementos imprescindibles a verificar:

• Compatibilidad nativa con Verifactu: la conexión con la Agencia Tributaria debe venir integrada por defecto, sin módulos adicionales.

• Interoperabilidad con TMS/ERP: debe poder conectarse con las herramientas ya utilizadas (planificación, gestión de cargas, facturación).

• Formato estructurado Facturae: indispensable para cumplir con las exigencias legales españolas.

• Archivo con valor probatorio: las facturas deben poder conservarse de forma segura durante al menos 4 años, accesibles en todo momento.

• Soporte técnico reactivo: en caso de fallo, error o cambio normativo, el proveedor debe poder asistir rápidamente a los equipos.

Y sobre todo: un buen software no debe añadir tareas.

Debe automatizar lo automatizable, sin necesidad de que los equipos de operaciones o de contabilidad intervengan manualmente.

Facturación electrónica: tendrás que adaptarte. Mejor hacerlo bien.

A partir de 2026, todas las empresas deberán cumplir con esta obligación.

En el sector del transporte, el reto es mayor: más documentos, más plazos que cumplir, más exigencias de conformidad… sin frenar la operativa diaria.

Esta guía te ayuda a anticiparte.
Encontrarás en ella:
– los impactos concretos de la reforma en el transporte de mercancías por carretera (TRM),
– las obligaciones que debes prever,
– las herramientas y procesos para facilitar la implementación,
– una checklist clara para no dejar nada al azar.

Más de 1300 transportistas ya utilizan Dashdoc para automatizar su facturación, reducir los plazos de cobro y aliviar la carga administrativa.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué tipo de firma electrónica es obligatoria?

La factura debe estar firmada con un certificado digital cualificado, reconocido por la Agencia Tributaria española.

Este certificado garantiza la autenticidad del emisor y asegura que el contenido no ha sido alterado.

Suele integrarse directamente en el software de facturación o en el TMS, para no añadir pasos manuales.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse las facturas electrónicas?

El periodo de conservación legal es de mínimo 4 años.

El archivo debe garantizar:

• la integridad,

• la accesibilidad,

• y la legibilidad de los documentos.

Es decir: un sistema seguro, con sello de tiempo, indexación y capacidad de recuperación inmediata en caso de inspección.

¿Cómo emitir un abono electrónico conforme?

El abono debe respetar las mismas reglas que la factura original:

• emitirse en formato estructurado,

• indicar claramente el vínculo con la factura de origen,

• y transmitirse a la administración a través de Verifactu.

Los softwares compatibles gestionan este punto de forma automática, sin que los equipos tengan que intervenir.

¿Qué hacer en caso de caída de red o indisponibilidad de los servidores de la AEAT?

En caso de incidente técnico que impida la transmisión inmediata a la AEAT:

• la factura puede emitirse localmente (offline),

• y transmitirse en cuanto se restablezca la conexión.

Se recomienda conservar un registro del momento de emisión y del contexto del envío diferido, para justificar la situación si fuera necesario.

¿Qué tipo de factura emitir a un cliente exento de IVA?

Cuando un cliente está exento de IVA, la factura electrónica debe seguir emitiéndose, pero incluyendo ciertas menciones obligatorias.

Debe:

• utilizar el formato estructurado Facturae,

• indicar claramente el motivo de la exención (por ejemplo: operación intracomunitaria, servicio exento),

• excluir el IVA, pero mencionar la base legal de la exención (artículo correspondiente del código fiscal español).

Los softwares compatibles con Verifactu permiten automatizar estas configuraciones según el perfil fiscal del cliente.