¿Cuáles son las funcionalidades de un TMS (Transport Management System)?

Definir qué es un TMS en un contexto logístico exigente

Cuando gestionas decenas (o cientos) de expediciones semanales, la coordinación ya no puede basarse en hojas Excel, cadenas de emails y llamadas sin fin.

Demasiada información circula. Demasiados actores implicados. Y los errores acechan por todas partes: asignación de rutas, trazabilidad, facturación, prueba de entrega…

Ahí entra en juego el TMS (Transport Management System).

En concreto, un TMS es un sistema de información especializado en la gestión de las operaciones de transporte. Se integra con tu ecosistema existente (ERP, WMS, cargadores, transitarios) y cubre toda la cadena operativa:

• Creación de órdenes de transporte a partir de los flujos entrantes (pedidos, expediciones, solicitudes de clientes).

• Planificación y asignación de recursos (camiones, conductores, subcontratistas), optimizando las restricciones operativas (zonas, tipos de mercancías, horarios, capacidades).

• Seguimiento en tiempo real de las entregas, con datos transmitidos automáticamente por los conductores mediante una app móvil.

• Emisión de documentos logísticos (carta de porte, prueba de entrega, eCMR), archivado y envío automático a los interlocutores adecuados.

• Prefacturación basada en la comparación entre datos previstos, costes reales y tarifas contratadas.

El objetivo: asegurar los procesos, reducir los tiempos muertos y ganar agilidad.

Porque en logística, cada trayecto cuenta.

Las dos audiencias del TMS: los transportistas y los cargadores

No basta con tener la definición de TMS Transporte para comprender sus engranajes. ¿A quién ayuda? Un software TMS tiene como objetivo ayudar a toda la cadena logística del transporte, a saber:

• Los transportistas: Llamados "operadores", son las personas a cargo de una flota de camiones y conductores. Diariamente implementan un plan de ida y vuelta de sus camiones, notifican a los conductores y clientes, y acompañan de cerca sus rutas, listos para encontrar una alternativa tan pronto como surge un imprevisto en el camino.

• Los cargadores: También llamados "ordenantes", son empresas que necesitan recurrir a un transportista de manera recurrente o puntual. Los cargadores pueden necesitar entregar materias primas en un sitio de construcción o productos en tiendas, por ejemplo. Puede tratarse de cualquier empresa, de cualquier sector, desde la construcción hasta la alimentación, pasando por los cosméticos, por nombrar solo algunos.

¿En qué se diferencia un TMS de un ERP o una solución casera?

ERP, TMS o Excel: No todos los sistemas juegan en la misma liga cuando se trata de gestionar operaciones de transporte.`

En resumen:

• El ERP gestiona los recursos, pero no gestiona los camiones.

• El TMS pilota el transporte con precisión: un copiloto real para tus rutas.

• ¿Soluciones caseras? Fáciles de arrancar, sí. Pero ralentizan el rendimiento en cuanto los volúmenes se disparan.

Si todavía dudas entre soluciones manuales y un sistema profesional, consulta este artículo: ¿Por qué utilizar un TMS en lugar de Excel?

¿Cómo funciona realmente un TMS en una pyme o en una gran empresa?

Un TMS no se limita a visualizar los flujos.
Los centraliza, los organiza y los ejecuta de principio a fin.

Integración y estructuración de las órdenes de transporte

Vengan de un ERP, de un portal de cliente o de una hoja Excel, todas las órdenes se consolidan automáticamente.

El TMS interpreta los datos, los estandariza y alimenta la planificación con una base fiable desde el inicio.

Asignación inteligente de las misiones

El motor de optimización del TMS propone una asignación lógica de los trayectos según los recursos disponibles, las restricciones técnicas, los plazos de entrega y las zonas cubiertas.

Cada misión se reparte según la opción más eficiente, ya sea con flota propia o subcontratada.

Seguimiento en tiempo real

Gracias a la app para conductores, los datos del terreno se actualizan en directo: salida, incidencias, entregas.

No hace falta reelaborar nada: la información ya está lista para su análisis o uso operativo.

Comparación, facturación, ajuste

Al cierre de cada misión, el TMS compara lo previsto con lo que realmente ocurrió: kilómetros, tiempos, desvíos.
Calcula las tarifas y genera una prefactura clara, sin sorpresas.

Se reducen los litigios, se protegen los márgenes y se toma decisión con datos fiables, no con suposiciones.

¿Qué beneficios concretos aporta un TMS como Dashdoc?

Más de 1300 empresas de transporte y logística utilizan Dashdoc a diario. Grandes grupos, pymes o flotas medianas: todas comparten una misma necesidad retomar el volante de sus operaciones.

• Menos fricción, más visibilidad.

• Menos tareas duplicadas, más fluidez.

• Menos pérdidas, más control.

Y todo esto está medido sobre el terreno.

Un TMS para reducir los costes operativos

Optimizar los recorridos, limitar los kilómetros en vacío, asignar mejor los recursos…
Cada ruta planificada con antelación es una entrega más rentable.

Resultado: entre un 2 % y un 5 % menos en costes directos de transporte.

Un TMS para acelerar la facturación

Una vez validada la entrega en la app, el ciclo financiero se activa automáticamente:
los datos suben, las desviaciones se detectan, la prefactura se genera.

Hasta 10 días ganados en el proceso de facturación. Más liquidez, menos litigios.

Un TMS para aumentar la productividad del equipo

Adiós a los Excels cruzados y llamadas interminables.
Toda la información fluye por una sola plataforma, conectada a conductores y clientes.

Resultado: +30 % de productividad en los equipos de explotación.

Estos beneficios no se estiman a largo plazo: son visibles desde las primeras semanas.

TMS en la nube vs TMS local: ¿quién tiene realmente el control?

¿Instalación local o solución cloud?

Antes de elegir, conviene hacer un alto. Costes, accesibilidad, escalabilidad… Las diferencias son claras. Este comparativo te ayuda a ver qué implica cada opción en el día a día.

¿Por qué los TMS en la nube (como Dashdoc) responden mejor a los retos actuales?

• Puedes lanzar un nuevo almacén sin esperar 3 meses.

• Absorbe picos de actividad sin cuelgues ni cuellos de botella.

• Acompaña el crecimiento sin que la herramienta se convierta en un freno.

Y sobre todo: está alineado con tu negocio.

La interfaz está pensada para equipos de campo, operaciones y conductores.

No para ingenieros de sistemas.

Con Dashdoc, te centras en flujos, clientes y resultados. No en la parte técnica.

¿Necesitas realmente un TMS? Hazte estas preguntas

Tus operaciones han crecido… pero tus herramientas no

Tienes varios sitios, subcontrataciones cruzadas, flujos en aumento...

¿Pero sigues con Excel, emails y llamadas?

→ A cierto volumen, la complejidad supera la capacidad humana sin herramientas sólidas.

Los errores ya no son la excepción

Retrasos en la facturación, documentos extraviados, desviaciones no justificadas…

→ Cuando las desviaciones se vuelven norma, no es falta de atención: es falta de herramienta.

El seguimiento sigue siendo manual

¿Tienes que llamar a un conductor para saber dónde está el camión?

¿O perseguir a un subcontratista por el albarán?

→ No hay visibilidad. Y sin visibilidad, no hay pilotaje sostenible.

La rentabilidad sigue siendo difusa

¿Conoces tus costes totales? Bien.

¿Y por cliente? ¿Por tipo de ruta?

→ Sin ese nivel de detalle, no hay dirección posible.

Un TMS te da esa vista sin fórmulas ni extracciones complejas.

El conocimiento está concentrado, no compartido

¿Una persona se va y nadie sabe cómo va la ruta?

¿Otra falta y se detiene la facturación?

→ Señal clara: los procesos están en las personas, no en el sistema. Y eso es un riesgo.

Elegir un TMS es elegir la ruta adecuada

Un buen TMS no es solo para hacer documentos más rápido o ajustar unas rutas :

• Transforma la forma en que se estructura, sigue y gestiona toda la actividad de transporte.

• Crea un lenguaje común entre el back-office, los conductores, los subcontratistas y los clientes.

• Da visibilidad sobre lo que funciona y lo que debe cambiar.

En un sector donde los márgenes se estrechan y un imprevisto puede alterar toda la cadena, la fiabilidad del sistema no es opcional.

Es lo que permite a una pyme facturar más rápido.

A una mediana empresa, pilotar varios sitios.

Y a un grupo, asegurar toda su cadena de transporte.

En Dashdoc, lo implementamos cada semana junto a más de 1300 empresas.

FAQ :

¿Tiene sentido implantar un TMS si solo tengo unos pocos conductores?

Sí. Porque no es el número de conductores lo que genera complejidad, sino el volumen de datos, las expectativas de los clientes y la necesidad de fiabilidad en los procesos.

Incluso con una flota reducida, centralizar las órdenes, hacer el seguimiento en tiempo real y asegurar la facturación mejora la tranquilidad diaria.

¿Qué presupuesto hay que prever para un TMS adaptado a una pyme?

El coste depende del nivel de funcionalidades y del modelo elegido (suscripción o licencia).

Pero en cuanto el TMS cubre la planificación, el seguimiento y los documentos de transporte, el ahorro de tiempo y la reducción de errores hacen que la inversión se justifique sola.

→ En Dashdoc, el retorno de inversión suele medirse desde los primeros meses.

¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha un TMS cloud como Dashdoc?

El despliegue suele hacerse en entre 2 y 6 semanas, según el nivel de personalización, las interfaces necesarias (ERP, herramientas internas) y el acompañamiento requerido para formar a los equipos.

→ El objetivo: hacer operativo el sistema sin interrumpir la actividad existente, con una adopción progresiva y orientada a terreno.

¿Un TMS se adapta a las especificidades de los operadores logísticos o las empresas industriales?

Sí. Porque permite estructurar la gestión de los flujos, asegurar el transporte de mercancías y fiabilizar las operaciones logísticas, ya sea en transporte por carretera, multimodal o actividades de almacenamiento.

→ Dashdoc trabaja tanto con operadores logísticos especializados como con industriales que internalizan su transporte.

¿El TMS se puede integrar con los sistemas de gestión existentes (ERP, WMS, etc.)?

Sí. Un TMS como Dashdoc ofrece integraciones fluidas con ERPs, WMS y otras herramientas operativas.

→ Esto facilita la gestión del transporte sin duplicar entradas ni crear silos de datos, haciendo la cadena logística más ágil, más visible y más fiable.

¿Cómo puede un TMS mejorar la gestión de stock y la preparación de pedidos en un almacén?

Al automatizar el intercambio de datos entre los equipos logísticos y de transporte, el TMS reduce las rupturas de flujo.

Los documentos llegan a tiempo, las recogidas se planifican mejor, y la coordinación entre producción, almacén y transporte se convierte en una palanca de rendimiento.

¿Qué beneficios concretos aporta un TMS a los equipos de transporte en el marco de un e-commerce en fuerte crecimiento?

En empresas logísticas que crecen rápido, especialmente en e-commerce o distribución, un TMS permite asegurar el seguimiento, la expedición y el retorno de información desde el terreno.

→ Gestionar los picos de actividad sin perder tiempo, con una herramienta pensada para la agilidad y la escalabilidad.

¿Cómo ayuda un TMS a mejorar la competitividad logística en un contexto de tensión sobre los costes?

Centralizando los datos, asegurando el seguimiento del transporte y facilitando la toma de decisiones entre proveedores logísticos, el TMS se convierte en una herramienta de pilotaje estratégico.

Permite a los responsables logísticos y supply chain managers optimizar recursos, anticipar desviaciones y mejorar el rendimiento global de la red.