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Cuando las entregas se acumulan, la información llega tarde (o directamente no llega), el problema no siempre está en la organización: muchas veces, lo que falta es un sistema que esté realmente a la altura.
Un WMS (Warehouse Management System) es un software diseñado para organizar, controlar y optimizar todo lo que pasa en el almacén. Desde la recepción hasta la expedición, pasando por el almacenamiento y la preparación de pedidos, todo está conectado a datos fiables, en tiempo real.
En la práctica, permite:
seguir las rutas en directo,
asignar automáticamente el transportista adecuado,
centralizar la documentación,
asegurar la trazabilidad con los socios logísticos.
¿El resultado? Nada de andar saltando entre cinco hojas de cálculo, tres plataformas y diez hilos de mails. Toda la información clave está en un solo sitio, accesible para quien la necesita.
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Funcionalidades clave de un sistema WMS
Planificación del transporte: los pedidos se convierten automáticamente en órdenes de carga.
Asignación de rutas: el sistema reparte las misiones según la disponibilidad de los transportistas, las condiciones operativas y los plazos comprometidos.
Transmisión directa: las instrucciones salen con un clic.
Seguimiento en tiempo real: el estado de cada envío (recogido, en tránsito, entregado, con incidencia) se actualiza al momento.
Documentación automática: cartas de porte, eCMR, albaranes… todo listo sin duplicar tareas.
Captura de POD (proof of delivery): la prueba de entrega se sube en cuanto se firma.
Preparación para la facturación: cuando el pedido llega, los datos ya están listos para generar la factura sin esperas.
¿Cuáles son los beneficios reales de un WMS?
Un almacén puede funcionar sin WMS. Pero eso suele implicar perder 20 minutos buscando un palé, revisar un pedido tres veces o depender de la memoria de los operarios porque la información no está centralizada.
Y cuando el volumen aumenta, ese sistema manual ya no da abasto.
Reducir errores de stock y preparación
Un artículo marcado como disponible que no está, una ubicación mal registrada, un pedido enviado con errores… Son situaciones frecuentes cuando todo se gestiona a mano.
Si un operario recorre el almacén para nada, o si dos equipos coinciden en la misma zona, se pierde tiempo.
El WMS ordena las tareas, optimiza los recorridos y asigna misiones con lógica.
Adiós a la improvisación: la información circula y el ritmo se estabiliza, sin meter más presión de la necesaria.
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Medir indicadores logísticos de forma fiable
Para mejorar el rendimiento, primero hay que entender qué está fallando.
El sistema recoge datos clave: tiempos de espera, ocupación de zonas, volumen procesado, desviaciones… todo en tiempo real.
Estos indicadores permiten reorganizar los recursos, detectar cuellos de botella o justificar una necesidad con datos concretos.
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Y no, no son indicadores clave de rendimiento (KPI) de postureo: son palancas para ajustar recursos, anticipar picos y defender necesidades con datos reales.
Reducir costes logísticos
Menos errores, pasos mejor coordinados, decisiones más rápidas: todo eso reduce costes.
El sistema elimina duplicados, evita retrabajos y mejora el flujo diario. Eso aligera la carga del equipo y hace que todo funcione de forma más fluida.
Devolver el control a los equipos de terreno
Sin una herramienta adecuada, los operarios van a ciegas. Todo depende de su experiencia o de su capacidad para improvisar.
Cada uno sabe qué hacer, en qué orden y con qué información. Los datos están disponibles, las prioridades son claras y los errores se reducen.
Los equipos ya no tienen que compensar la falta de organización: pueden centrarse en su trabajo, con un marco claro.
¿Cómo funciona un WMS en el día a día?
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Entrada: identificación, control, integración en el stock
Almacenamiento: asignación según rotación, volumen, compatibilidad
Preparación: agrupación de pedidos, guías de recorrido, validación
Expedición: impresión de etiquetas, sincronización con el TMS, carga del POD (proof of delivery)
El objetivo: que la información circule tan rápido como las mercancías, para mantener el ritmo sin multiplicar los errores.
Picking y packing: las dos fases que el WMS debe orquestar
En la preparación de pedidos, hay dos momentos que concentran la mayor parte del trabajo físico: el picking y el packing. También son los que más errores generan… y los que más cuestan.
Picking: es la recogida de artículos en el almacén. El operario sigue una lista, recorre los pasillos y recoge los productos correctos. Este proceso puede representar hasta el 60 % del tiempo total de preparación. Por eso es clave optimizar cada gesto.
Packing: una vez recogidos los productos, se embalan conforme a los requisitos logísticos o del cliente: peso, volumen, tipo de embalaje, etiquetado… AAquí se asegura la conformidad final del envío.
El sistema registra cada movimiento con fecha, hora, operario, ubicación y tipo de acción. En unos clics se accede al historial completo de un pedido o de un artículo.
En caso de reclamación o auditoría, el historial completo de un pedido está disponible en segundos. Así se gana tiempo y se refuerza la fiabilidad del servicio.
Más allá del picking y el packing: módulos avanzados
Cross-docking: los productos entran y salen sin pasar por almacenamiento, reduciendo tiempos y costes de manipulación.
Kitting: agrupación de componentes de un producto final, listos para expedir, para agilizar la preparación.
Slotting dinámico: reorganización continua de las ubicaciones según rotación, temperatura o similitud, para minimizar desplazamientos.
Optimizar el rendimiento del WMS con el equipo adecuado
Escáneres portátiles de códigos de barras (RF o Bluetooth)
Terminales móviles o tablets industriales
Auriculares con picking por voz
Impresoras de etiquetas, albaranes, eCMR
Básculas conectadas para control de peso
Carros inteligentes para preparación móvil
Puestos de embalaje con escáner, peso y etiquetado integrados
Pantallas de supervisión o displays de muelle
Estos equipos son la extensión natural del WMS. Bien elegidos y ubicados, facilitan el flujo sin entorpecer las tareas del día a día.
Posibles desventajas de un WMS
Coste elevado: licencias, integraciones, soporte, formación, mantenimiento… costes que muchas veces se subestiman sin una visión a 3–5 años.
Rigidez funcional: algunos WMS tienen limitaciones locales o por uso, y escalan mal si no se han previsto ciertas funcionalidades.
Dependencia del proveedor: actualizaciones, soporte y evolución dependen del roadmap de la empresa editora.
Cambio cultural: un proyecto mal acompañado puede encontrar resistencia en el terreno y retrasar el retorno esperado.
¿Cuáles son las etapas para desplegar un WMS?
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Pasar de una gestión “manual” a un control digitalizado del almacén se hace por fases. Cuatro, para ser exactos.
Seguirlas en orden permite validar cada paso y minimizar las sorpresas.
1. Realizar una auditoría logística previa
Antes de elegir un software, identifica qué bloquea realmente tus flujos.
Mapea las zonas sensibles: recepciones, pasillos congestionados, preparación, expediciones.
Registra tus indicadores actuales: productividad por hora, precisión del stock, tasa de errores, plazos de ciclo.
Clasifica tus necesidades: lo esencial desde el inicio, lo que puede esperar a una fase 2, lo que corresponde a otro sistema (TMS, ERP).
Con este diagnóstico en la mano, dispones de un pliego de condiciones sólido y compartido por dirección y operativa.
2. Elegir el socio adecuado para la integración
El éxito no depende solo del software, sino de cómo se integra. Para asegurar el proyecto:
Selecciona dos o tres integradores con experiencia en tu sector, no solo en teoría.
Pide una demo con tus propios casos reales: recepción de palés, preparación de pedidos, inventario rotativo.
Exige un cronograma claro (pruebas piloto, despliegue, soporte) y compromisos concretos sobre tus KPIs (productividad, precisión, plazos).
Nombra un jefe de proyecto interno: el integrador ejecuta, tú priorizas.
3. Formar a los equipos internos
El mejor software falla si no se adopta desde el terreno. Para instaurar nuevos hábitos:
Organiza sesiones breves centradas en cada puesto: recepción, picking, control, supervisión.
Designa un “referente” por equipo para apoyar a los compañeros después del arranque.
Proporciona instrucciones accesibles en el muelle o en los terminales móviles.
Mantén un soporte activo durante las dos primeras semanas: resolver un error el mismo día es mejor que hacer un recordatorio general un mes después.
4. Medir resultados desde las primeras semanas
La confianza se basa en resultados visibles. No dejes a los equipos sin referencias.
Conserva los indicadores de la auditoría como línea base.
Publica los mismos datos de forma regular: productividad real, tasa de errores, precisión del stock.
Organiza una reunión semanal entre operaciones e integración para ajustar reglas de reaprovisionamiento, ubicaciones o perfiles.
Comparte los avances con el equipo: es lo que consolida los nuevos hábitos a largo plazo.
¿Cómo elegir el software de gestión de almacén adecuado?
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Elegir un WMS no se trata de comparar listas de funcionalidades.
Va de responder a una sola pregunta:
¿Este sistema va a mejorar tus flujos logísticos sin desmontar lo que ya funciona?
Identificar los verdaderos bloqueos operativos
No partas de lo que ofrece el mercado. Parte de lo que vive tu equipo cada día.
¿Dónde se repiten los errores?
¿Dónde se pierde más tiempo?
¿Qué se vuelve inmanejable cuando sube el volumen?
Verificar la compatibilidad con tu ecosistema
Para ser útil, debe integrarse con lo que ya tienes: ERP, TMS, herramientas de producción, e-commerce, etc.
Antes de decidir, necesitas tener claro:
cómo se sincronizan los datos
cómo se integra con tus sistemas actuales
si podrá escalar con tu arquitectura IT
El objetivo: que la información fluya entre supply chain, operaciones, ventas y finanzas. Sin dobles registros, sin interrupciones.
Pero esta integración no es trivial: exige compatibilidad técnica, alineamiento de flujos y una integración limpia.
Más que una cuestión de marca, es una cuestión de arquitectura.
El buen WMS es el que encaja con tu ERP actual sin desorganizar lo que ya funciona.
De lo contrario, estarás añadiendo complejidad, no rendimiento.
Medir la adopción por parte del equipo
Sobre el papel, cualquier software puede funcionar.
Pero son tus equipos quienes lo usarán cada día.
Antes de decidir, pruébalo en condiciones reales.
Observa qué ocurre:
cuando llega un pedido de última hora
cuando se incorpora un nuevo operario temporal
cuando hay que corregir un error de expedición
Un buen sistema es el que aguanta bien esos momentos.
Exigir una visión presupuestaria completa
Un WMS que parece económico puede salir caro si obliga a rehacer todo lo que le rodea.
Pide una visión clara de los costes directos e indirectos:
licencias
soporte y formación
integraciones técnicas
actualizaciones
escalabilidad
Sin una proyección a 3 o 5 años, no se puede comparar de forma realista dos opciones.
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¿Qué tipos de WMS existen?
No todos los almacenes son iguales.
Entre soluciones alojadas en local o en la nube, entre herramientas especializadas o generalistas, la elección depende de tus flujos, tus sistemas existentes... y tus recursos internos.
Usar un WMS on-premise
Ofrece un control total sobre los datos y la infraestructura, lo que resulta atractivo para empresas con requisitos IT estrictos.
Pero este nivel de autonomía tiene un coste:
Despliegue más largo e inversión inicial elevada
Mantenimiento, actualizaciones y seguridad a gestionar internamente
Evolución limitada por los recursos técnicos disponibles
Usar un WMS en la nube (SaaS)
El WMS SaaS está alojado por el proveedor, se accede desde un navegador y no requiere instalación local.
Permite escalar rápidamente sin cargar al equipo técnico.
Ventajas clave:
Despliegue rápido, a veces en cuestión de semanas
Costes distribuidos en el tiempo, mediante una suscripción
Actualizaciones gestionadas directamente por el proveedor
Mayor agilidad para acompañar el crecimiento
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Consejo: durante la fase de prueba, implica al equipo operativo. Si el sistema se percibe bien desde el principio, la adopción es más fácil y se evita resistencia al cambio.
Elegir una solución sectorial o generalista
Algunos ejemplos:
Agroalimentario: trazabilidad por lote, control de temperatura, gestión de caducidades
Construcción: seguimiento de entregas en obra, gestión volumétrica
E-commerce: gestión de devoluciones, preparación masiva, integración con marketplaces
Los WMS generalistas, por su parte, ofrecen una base funcional que puede adaptarse con módulos según las necesidades.
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Ejemplos de soluciones WMS del mercado
La elección del WMS no debe basarse en la fama, sino en tu contexto real y en el feedback operativo. Aquí te presentamos cuatro referencias con un posicionamiento bien definido.
SAP EWM
Uso: WMS integrado en SAP, sincronizado con compras, stock y expediciones
Ventajas: trazabilidad en tiempo real, optimización de ubicaciones, distribución automática
Aspectos a considerar: despliegue complejo y necesidad de perfiles técnicos especializados en SAP
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Recomendado si: ya usas SAP y tienes varios almacenes automatizados
ShipHero
Uso: solución cloud para e-commerce, interfaz intuitiva
Ventajas: puesta en marcha en menos de 15 minutos, gestión multitienda
A tener en cuenta: posibles errores de stock, tarifas de transporte poco claras
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Recomendado si: eres una pyme e-commerce con volumen medio y buscas sencillez
Manhattan Active WMS
Uso: WMS en la nube para grandes redes logísticas
Ventajas: escalabilidad en picos, actualizaciones continuas, interfaz moderna
A tener en cuenta: coste elevado, informes con rendimiento desigual
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Recomendado si: gestionas varios centros con volúmenes altos
Sage X3 WMS
Uso: ERP para pymes/medianas empresas con módulo WMS integrado
Ventajas: coherencia entre finanzas y logística, despliegue ágil si ya usas Sage X3
A tener en cuenta: automatización limitada (ej. slotting manual)
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Recomendado si: tienes flujos moderados y necesitas un proyecto controlado
Diferencias entre WMS, ERP y TMS
Pasa en todos lados: el transporte es el gran olvidado de la digitalización.
Justo donde se acumulan los problemas.
Muchos equipos logísticos creen tener que elegir entre ERP, WMS y TMS.
Pero no son competidores, sino complementarios :
El ERP centraliza los datos clave de la empresa (pedidos, producción, facturación...)
El WMS gestiona las operaciones internas del almacén: recepción, almacenamiento, picking, expedición.
El TMS se encarga de los flujos de transporte: asignación de cargas, seguimiento, prueba de entrega.
Cada uno interviene en una etapa distinta de la cadena. Una logística eficiente necesita que los tres trabajen de forma coordinada y sin fricciones.
| Función / Herramienta | TMS (Transport Management System) | ERP (Enterprise Resource Planning) | WMS (Warehouse Management System) |
|---|---|---|---|
Para qué sirve | Organizar y seguir los flujos de transporte | Centralizar la gestión empresarial | Gestionar los flujos del almacén |
Aplicación concreta | Planificación, seguimiento, eCMR, POD, análisis de costes | Pedidos, proveedores, facturación, RRHH, producción | Recepción, almacenamiento, picking, expedición |
Cuándo interviene | Desde que el pedido sale del almacén | Durante todo el ciclo de gestión | Desde la recepción hasta la expedición |
Usuarios principales | Transporte, logística, atención cliente | Dirección, administración, finanzas | Operarios, responsables de almacén |
Con qué se conecta | Transportistas, tracking, ERP, WMS | Todos los sistemas de gestión | ERP, a veces TMS |
¿Qué tecnologías refuerzan la eficacia de un WMS?
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Si estás comparando WMS, estas son cuatro tecnologías probadas que pueden marcar la diferencia.
Cada una responde a una necesidad concreta. Retén solo las que encajan con tu realidad.
IoT logístico: conectar objetos a procesos
¿Para qué sirve?
Controlar la temperatura de un lote, localizar una paleta en segundos, detectar golpes en la manipulación.
¿Cuándo planteárselo?
Si trabajas con productos frescos, farma o químicos con exigencias de trazabilidad
Si pierdes tiempo localizando productos de alto valor o reconstruyendo historiales de calidad
¿Qué gana el WMS?
Los sensores envían sus datos en tiempo real al sistema: alertas inmediatas ante desvíos, visualización en el plano de almacén, informes listos para auditorías.
Robots de almacén: automatizar tareas físicas
¿Para qué sirve?
Delegar en AGV o AMR los traslados largos o el almacenamiento, y reducir la carga de los carretilleros.
¿Cuándo planteárselo?
Cuando el flujo interno consume demasiados recursos, sobre todo en temporadas altas
Si los recorridos generan fatiga o ralentizan los ciclos
¿Qué gana el WMS?
El robot recibe las órdenes desde el WMS, deja la paleta, valida la ubicación.
Cada acción queda registrada sin intervención manual.
Realidad aumentada para guiar al personal
¿Para qué sirve?
Mostrar en pantalla la referencia a recoger, su imagen y cantidad, con validación automática vía escáner.
¿Cuándo planteárselo?
Si el error en picking es alto y aumentan las devoluciones
Si tienes que formar a personal temporal con rapidez
¿Qué gana el WMS?
La lista de picking baja en tiempo real y se confirma directamente.
Menos errores, más rendimiento sin necesidad de aumentar la presión.
Inteligencia artificial para anticipar la demanda
¿Para qué sirve?
Analizar ventas, picos estacionales y comportamiento de producto para ajustar stock, ubicaciones y plantilla.
¿Cuándo planteárselo?
Si sufres roturas de stock o sobrecostes por exceso
Si los picos te obligan a contratar de urgencia
¿Qué gana el WMS?
Recomendaciones claras: mover una referencia para reducir recorridos, prever cantidades óptimas, planificar personal con semanas de antelación.
Nuestro TMS ha sido diseñado para eliminar estos bloqueos, en cuanto el WMS está (o estará) en marcha
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La plataforma Dashdoc está diseñada para conectarse fácilmente con un WMS.
Quizá estés en plena fase de estudio: ¿qué WMS elegir? ¿Cómo asegurarte de que no acabe siendo una herramienta aislada, desconectada del transporte y de la facturación?
En Dashdoc, cada semana hablamos con responsables logísticos que viven esta duda de forma muy concreta:
Un almacén que funciona, pero órdenes de transporte aún introducidas a mano
Conductores que llaman para saber en qué muelle cargar
Documentos en papel necesarios para facturar
Una API abierta y conectores listos para usar permiten conectar Dashdoc con la mayoría de los WMS y ERP del mercado.
Los datos de artículos, pedidos y estados logísticos suben automáticamente: sin duplicación, sin importaciones manuales.
Visibilidad en tiempo real, de extremo a extremo
¿Pedido preparado? El transporte se crea en Dashdoc y se asigna a la flota más rentable (propia o subcontratada). La información se transmite directamente a la Aplicación Conductor, sin necesidad de llamadas.
¿Carga completada? Se envía automáticamente la eCMR al cliente y se inicia la trazabilidad hasta la entrega. El acceso al documento se realiza directamente desde el Portal Clientes.
¿Entrega validada? La pre-factura se genera al instante. Resultado: se eliminan hasta 10 días de espera entre ejecución y cobro
Beneficios comprobados, no teóricos
Las empresas que han conectado su WMS a Dashdoc han observado:
Hasta un 30 % más de productividad en los equipos de explotación
Entre 2 y 5 % de ahorro directo en planificación y recursos
Datos verificados en auditorías post-implementación junto a nuestros clientes no son estimaciones de marketing.
Dashdoc Flow: la pieza que faltaba en tu gestión de muelle
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Incluso con un WMS eficiente, un almacén se bloquea si todos los camiones llegan a la vez.
Dashdoc Flow añade la capa de reserva de franjas horarias:
Los transportistas reservan online su cita
Tu equipo visualiza la jornada equilibrada en un planificador compartido
Los tiempos de espera se reducen (media observada: 40 %)
Mejora la puntualidad y se registran las alertas reales (retraso, incidencias de seguridad)
Flow se conecta sin coste adicional a Dashdoc TMS: una cita confirmada se integra directamente en la misión de transporte, y la información llega al conductor sin necesidad de llamadas.
F.A.Q Preguntas frecuentes sobre el WMS
¿Cuánto cuesta un WMS?
Depende del número de usuarios, complejidad de los flujos, conexiones necesarias y nivel de personalización.
En modalidad compra o suscripción (SaaS), los precios varían desde cientos hasta varios miles de euros al mes.
Lo importante es calcular el retorno: mejora de productividad, fiabilidad, reducción de errores.
Un buen WMS se amortiza rápidamente.
¿Un WMS es útil para pymes?
Sí, siempre que esté bien dimensionado.
No todas necesitan un sistema complejo, pero todas necesitan gestionar mejor su stock y evitar errores en picking o expedición.
Existen soluciones ligeras, modulares y sin sobrecarga técnica, adaptadas a las pymes.
¿Qué diferencia hay entre un WMS cloud y uno local?
WMS cloud (SaaS): alojado en servidores externos, accesible online. Sin instalación, sin mantenimiento interno, actualizaciones automáticas, ideal para equipos distribuidos o con varios almacenes.
WMS local (on-premise): instalado en tus propios servidores. Más control, pero requiere infraestructura y soporte interno.
¿Puedo conectar un WMS con mi ERP?
Sí, y es lo más recomendable.
Un WMS debe intercambiar datos automáticamente con tu ERP para evitar duplicidades y alinear logística, finanzas y ventas.
La clave está en la interoperabilidad y en una integración bien acompañada desde el inicio.
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