Contrôle d’accès à l’entrepôt : comment le simplifier tout en sécurisant un maximum ?

Le but du contrôle d’accès à l’entrepôt paraît assez simple mais il a deux grands avantages s’il est bien réalisé : assurer une sécurité optimale pour votre plateforme et simplifier le chargement ou le déchargement des marchandises par la suite. Tout comme avec notre solution Dashdoc Flow, gain de temps et sécurité sont donc au rendez-vous si vous reprenez le contrôle (d’accès) !

Aujourd’hui, quelles sont les étapes du contrôle d’accès ? Et qu’est-ce qui les freine ?

Les étapes d’aujourd’hui

Il va sans dire que le contrôle d'accès à l'entrepôt peut être différent selon les plateformes logistiques ! Cependant, on peut dessiner certaines étapes communes dans toutes les arrivées et les départs d’entrepôts pour les chauffeurs routiers. 

Voici quelques étapes du contrôle d’accès à l’entrepôt : 

• Pré-enregistrement : Avant l'arrivée au site, il peut être nécessaire de pré-enregistrer le chauffeur et le véhicule. Vont être nécessaires : l'identité du chauffeur, le type et l'immatriculation du véhicule, et les détails de la cargaison. 

• Contrôle à l'entrée : À l'arrivée du camion sur site, un premier contrôle est effectué. Au programme : vérification de l'identité du chauffeur (par pièce d'identité, permis de conduire) et des informations du véhicule. Certaines installations utilisent des systèmes automatisés avec des barrières et des scanners de plaques d'immatriculation, mais vous verrez rarement cela chez des TPE ou PME du transport !

• Inspection de sécurité : Elle découle du contrôle d’entrée car il s’agit de la vérification de la conformité de la cargaison avec les documents fournis, l’inspection du véhicule et si besoin, un contrôle plus approfondi pour raisons de sécurité, notamment dans les cas de transport de marchandises dangereuses (soumises à l’ADR)

• Instructions de stationnement et de déchargement : Le contrôle d’entrée est passé ! Le chauffeur reçoit des instructions pour l'endroit où il doit stationner et les procédures à suivre pour le déchargement ou le chargement de la marchandise. Sont données : des mises en garde sur le sens de circulation, informations spécifiques sur les quais de chargement, les déplacements de l’équipe de manutention…blo

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• Enregistrement sur site : Parfois automatisé par l’entrée sur site, le chauffeur peut être tenu de s'enregistrer dans un bureau pour confirmer sa présence, ce qui peut également être l'occasion de remettre ou de recevoir des documents relatifs à la cargaison.

Après toutes ces étapes, le chauffeur peut continuer sereinement sa route jusqu’au quai de chargement et procéder au chargement et déchargement de la marchandise, signer les documents de livraison ou réception et quitter le site. 

Les règles à respecter absolument en entrepôt

Les règles de sécurité en entrepôt peuvent être plus détaillées. Mais, il y a des indications essentielles, que chaque personne entrant sur la plateforme logistique se doit de savoir et de respecter absolument. 

• Respecter les règles de circulation et les limitations de vitesse : Itinéraires définis et limitations de vitesse spécifiques ont été conçus pour minimiser les risques de collision et d'accidents graves et donc réduire les litiges. Il faut que les conducteurs prêtent attention aux panneaux de signalisation, aux passages piétons, et connaissent les instructions spécifiques pour les zones de chargement et de déchargement.

• Utiliser les équipements de protection individuelle (EPI) : Selon les activités réalisées et les zones de l'entrepôt, le port d'EPI peut être obligatoire. Casques de sécurité, gants, chaussures de sécurité, gilets réfléchissants, et parfois des protections auditives. Ces équipements sont conçus pour protéger les chauffeurs contre les blessures.

• Respecter les procédures de chargement et de déchargement : Indication qui coule de source mais les accidents lors du chargement et du déchargement sont connus pour être les plus graves, quand le camion est à l’arrêt. 

Quelques plus pour les conducteurs et toute personne circulant sur le site logistique : connaître les procédures d’urgence comme les sorties de secours, les emplacements des extincteurs et les kits de premiers secours, mais aussi communiquer toute condition dangereuse ou incident visible aux gestionnaires de l’entrepôt.

Quels sont les défis les plus fréquents à l’entrée et à la sortie des entrepôts ? 

Premier obstacle lors des contrôles d’accès à l’entrepôt : le contrôle des entrées et des sorties de l'entrepôt s'effectue par pointage manuel le plus souvent, c'est-à-dire que l'on utilise une liste papier sur laquelle sont marqués les chargements entrants et sortants. 

Ce qui en découle ? Des divergences dans les informations sur les stocks, car les informations affichées par les systèmes ne coïncident pas avec les marchandises qui se trouvent physiquement dans l'entrepôt à un moment donné.

On peut aussi remarquer une absence de suivi précis des marchandises à l'intérieur de l'installation, généralement parce qu'il n'existe pas de système d’étiquetage permettant de maintenir la traçabilité.

Le troisième défi, ce sont les erreurs de coordination entre l'entrepôt, le transporteur et le client. Cela est dû à des problèmes de communication : coups de téléphones passés et non redistribués aux bonnes personnes par la suite, mails égarés, pas de partage de documents entre les parties… Un manque d’historique et de centralisation des informations est souvent constaté ! 

Il peut aussi y avoir des retards dans les chargements entrants et sortants en raison d’un mauvais placement des marchandises. 

Comment aller plus vite lors du contrôle d’accès à l’entrepôt ?

Les informations comme la transmission du sens de circulation, le protocole de sécurité, etc. ont une importance capitale pour augmenter la sécurité sur une plateforme logistique ! C’est pourquoi grâce à un TMS (Transport Management System) qui centralise toutes les informations et fluidifie l’échange de documents de transports entre transporteur et chargeur, cette étape peut aller d’autant plus vite ! 

Imaginez : le conducteur reçoit à la fois son ordre de mission et les fichiers nécessaires à la bonne réalisation de sa mission.

• Protocole de sécurité

• Sens de circulation 

• Signalétique particulière sur site

• Equipement de protection nécessaire

Le contrôle d’accès à l’entrepôt se passe ensuite en un éclair !

Mais, ce n’est pas tout, du point de vue d’un gérant de site logistique, le contrôle d’accès peut être apaisé en utilisant un logiciel de réservation de créneaux. Les clients transporteurs peuvent alors réserver un créneau horaire à l’avance et chacun gagne du temps.

• Appels entrants et mails réduits 

• Performance opérationnelle augmentée de 20%

• Pics d’activité et charge de travail lissés pour les équipes logistiques

Automatiser ce contrôle d’accès à l’entrepôt paraît-il être une solution viable ? 

Un certain nombre de choses peuvent être automatisées, depuis un TMS ou un logiciel de réservations de créneaux, comme : 

• l’envoi préalable des documents de transport importants : lettre de voiture (eCMR ou papier), protocole de sécurité, indications particulières pour le chauffeur

• le rappel, grâce aux notifications, de l’heure d’arrivée sur site de certains camions et par effet de miroir, le rappel aux transporteurs des rendez-vous qu’ils ont pris

• la liste des chargements que l'entrepôt doit recevoir et expédier le même jour ou pour une date ou une période spécifique

• l’accès à l’historique des entrées et sorties de l’entrepôt pour le gestionnaire

Comment fait Dashdoc pour connecter au mieux chauffeurs et gestionnaires de site pour l’accès à l’entrepôt ? 

La diversité des solutions Dashdoc (eCMR, TMS et Dashdoc Flow) proposent de mettre en relation transporteurs, chef logistiques et chargeurs de façon étroite avec : 

• L’e-validation des protocoles de sécurité : la lecture des documents importants peut être exigée avant de confirmer un créneau

• Traçabilité de toutes les entrées et sorties sur l’entrepôt de façon digitale : retrouvez l’historique à l’intérieur de Dashdoc Flow

La checklist pour passer le contrôle d’accès à l’entrepôt sans encombre

• Avoir réservé son créneau sur la plateforme du client (l’entrepôt)

• Vérifier la validité des permis et des certifications du conducteur : Assurez-vous que le conducteur est en possession de tous les permis et certifications nécessaires pour le transport de la marchandise, notamment en cas de transport de marchandises dangereuses (ADR)

• S’assurer de la conformité du véhicule avec les normes environnementales : Certains entrepôts ou zones industrielles imposent des restrictions sur les émissions des véhicules. Vérifiez que le véhicule est conforme.

• Avoir pré-enregistré le conducteur, son type de véhicule, la nature et la quantité de marchandises dans l’OT

• S’être assuré que le conducteur possède bien les informations relatives à l’enlèvement/au déchargement 

• S’être assuré que le conducteur a reçu : les documents de transport / le règlement de l’entrepôt / le protocole de sécurité / le document de manipulation de marchandises si marchandises particulières il y a / le sens de circulation de l’entrepôt / les normes d’équipement de protection si nécessaire

• Prévoir une marge pour les imprévus : Assurez-vous que le chauffeur a suffisamment de temps pour faire face à d'éventuels imprévus (trafic, retard au chargement/déchargement)

• Confirmer les procédures en cas d'incident ou d'accident : Le conducteur doit savoir à qui s'adresser et comment réagir en cas d'incident ou d'accident dans l'entrepôt ou pendant le trajet

• Organiser la communication : Fournir au conducteur les coordonnées des personnes à contacter en cas de besoin (gestionnaire de l'entrepôt, contact d'urgence de votre entreprise)

FAQ autour de l’accès et de la sécurité en entrepôt

Quels sont les trois critères les plus importants pour l'entreposage ?

• Sécurité : La sécurité de l'entrepôt est essentielle pour protéger à la fois les marchandises stockées et les employés. Cela inclut la mise en place de mesures de sécurité physique telles que le contrôle d'accès, la surveillance vidéo, et la détection d'intrusion, ainsi que la sécurité des systèmes d'information pour protéger contre les cyberattaques.

• Optimisation de l'espace : Une utilisation efficace de l'espace disponible est cruciale pour maximiser la capacité de stockage. Cela peut être atteint grâce à une planification minutieuse de l'agencement des racks, à l'utilisation de solutions de stockage vertical, et à l'implémentation de systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) pour optimiser le placement des produits.

• Accessibilité : L'accès facile et rapide aux marchandises est vital pour maintenir une chaîne d'approvisionnement fluide. Cela comprend la conception intelligente de l'entrepôt permettant une circulation aisée des employés et des véhicules de manutention, ainsi que l'intégration de technologies telles que les codes-barres et les RFID pour un suivi et une récupération efficaces des produits.

Quelles sont les quatre principales activités dans le fonctionnement d'un entrepôt ?

Les quatre activités principales sont : la réception des marchandises, le stockage, la préparation des commandes (aussi appelé picking) et l’expédition.

Pour aller un peu plus dans le détail : la réception détermine la qualité et la quantité des produits qui entrent dans l'entrepôt. Elle inclut la vérification des livraisons par rapport aux bons de commande, l'inspection des marchandises pour s'assurer qu'elles ne sont pas endommagées, et le déchargement des produits. 

Le stockage nécessite une planification minutieuse de l'espace tout en garantissant un accès facile aux produits.

La préparation des commandes est le processus de collecte des produits spécifiques dans l'entrepôt pour satisfaire les commandes des clients. Des technologies comme les scanners de codes-barres et les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) peuvent aider à améliorer l'exactitude et l'efficacité du picking.

Enfin, l’expédition inclut l'emballage, l'étiquetage, et le chargement des produits pour le transport. Cette étape implique une coordination étroite avec les transporteurs et la capacité à ajuster rapidement les plans en fonction des demandes de transport.

Quelle est la différence entre entreposage et stockage ?

L'entreposage fait référence à l'acte de garder des biens ou des marchandises dans un espace spécifique appelé entrepôt. L'accent est mis sur l'organisation et la gestion de l'espace où les marchandises sont gardées temporairement avant d'être distribuées, vendues ou expédiées. L'entreposage implique souvent des services supplémentaires tels que la gestion des stocks, la préparation des commandes, l'emballage, l'étiquetage, et parfois même le contrôle qualité des produits.

Le stockage, lui, se réfère généralement à l'action de conserver des biens, des produits ou des matériaux dans un lieu pendant une certaine période. Mais cela ne veut pas dire nécessairement un entrepôt ! Cela peut concerner d’autres types d'espaces comme des magasins, des conteneurs, ou même des espaces de stockage extérieurs. 

Finalement, le stockage se concentre davantage sur la conservation des biens que sur leur manipulation ou leur gestion active.