Comment manager une équipe logistique ? Peut-on vraiment réduire son recours aux intérimaires ?

Dans le monde trépidant du transport routier de marchandises, la gestion d'une équipe logistique est une tâche complexe qui exige à la fois finesse et stratégie. Alors que les fluctuations saisonnières et les pics d'activité mettent souvent les entreprises devant le défi de recruter des intérimaires, avec notre regard d’expert Dashdoc Flow, nous explorons les méthodes efficaces pour optimiser votre gestion d'équipe, motiver vos troupes, gagner en efficacité et potentiellement réduire votre dépendance aux postes intérimaires.

Quelles sont les incontournables d'une gestion d'équipe réussie ?

Planifiez, planifiez, planifiez

Tout comme le planning transport est le fondement sur lequel reposent les opérations de transport, la planification stratégique du jour est le pilier de toute gestion d'équipe logistique efficace. 

Une prévision précise des besoins, basée sur des données historiques et des prévisions de marché, peut réduire considérablement la nécessité de recourir à des intérimaires. 

Utiliser des logiciels avancés de gestion de la chaîne logistique pour anticiper les besoins en main-d'œuvre peut permettre d'ajuster les plannings et les shifts en conséquence.

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ERP vs WMS : quelles différences ?

Les logiciels et outils dont vous disposez sont nombreux en logistique, savez-vous faire la différence entre un ERP et un WMS ?

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Communication interne et formation des équipes

Comment communiquer efficacement avec son équipe logistique ?

• Fixer des objectifs clairs : c’est la première étape lorsque vous faites entrer un employé dans votre équipe, il faut que celui-ci se sente intégré aux objectifs communs et qu’il visualise ses apports personnels à ces objectifs. Il ou elle aura donc ses propres objectifs, fixés d’un commun accord. Ceux-ci permettent mesure, suivi, constat d’amélioration et donc sont source de motivation. Vous pouvez également décomposer chaque objectif, qui correspond à un grand thème, en plus petites tâches pour avoir des KPI logistiques précis et une description complète de ses actions. 

• Organiser des réunions régulières : prendre la température des équipes, faire le point à la fois sur leur situation, la situation de l’entreprise et l’atteinte des objectifs fixés. 

Bien évidemment, le langage utilisé doit être accessible, direct et transparent. Il faut gagner la confiance de vos collaborateurs, donc il ne faut pas passer par 4 chemins pour délivrer une information qui débouche sur une action concrète.

Lorsque vous parlez d’une problématique technique, apportez toujours des exemples à votre discours quand c’est possible. Il faut que les explications soient concrètes et les conseils applicables le plus rapidement possible. 

Accorder la parole aux employés est un bon moyen de les laisser s’exprimer et de se mettre à leur place.

• Encourager la collaboration entre les membres de l’équipe : la coopération doit devenir une pratique courante au sein de l'équipe. En tant que responsable de l'équipe logistique, vous devez motiver les membres à unir leurs efforts dans le cadre de projets partagés.

Avoir recours à des plateformes numériques centralisant les informations comme Google Drive, DropBox, un outil de gestion des opérations comme un WMS ou un outil de réservation de créneaux, peut contribuer grandement à une meilleure circulation des informations et donc à plus de synergie.

Il est également conseillé d'organiser des activités de renforcement d'équipe hors des heures de travail de manière régulière, une fois par mois par exemple (activité sportive, créative, soirée d’équipe, etc.)

• Reconnaître les performances : si vos équipes travaillent bien et vont même au-delà de leurs tâches, il faut absolument le verbaliser ! Reconnaître officiellement les efforts et les réussites d’un employé le fera adhérer à la vision de l’entreprise.

Bien-sûr, il existe différents moyens de reconnaître un travail bien accompli : prime, promotion, avantages en jours de congés, offrir encore plus de formations, rencontres avec des mentors, etc.

Pourquoi investir dans la formation ?

Investir dans la formation continue des employés pour développer leur polyvalence est essentiel. En formant votre équipe à une variété de tâches, vous créez une main-d'œuvre flexible capable de s'adapter aux différents besoins sans recourir systématiquement à une embauche d’intérimaires. 

Sans compter que cela favorise également un sentiment d'appartenance et de satisfaction au travail.

Comment développer ces compétences variées ? 

Un chef d’équipe logistique peut bloquer des créneaux réguliers pour des conférences, des ateliers en ligne ou des sessions de coaching avec un expert. 

Réalisez un tour d’horizon des besoins et des envies de vos collaborateurs et durant une heure définie, regardez quelles formations existent en lien avec les points évoqués. Dressez une liste de formations sur les six mois à venir.

Optimisation des processus

Revoir régulièrement vos processus pour identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités peut révéler des opportunités d'amélioration qui réduisent le besoin de personnel supplémentaire. 

Mais pour parvenir à les identifier, ne lésinez pas sur le recours aux technologies : l'automatisation et la robotique offrent des solutions pour prendre en charge des tâches répétitives et intensives.

Culture d'entreprise et engagement

Une culture d'entreprise positive qui valorise et récompense le personnel peut réduire le turnover et accroître l'engagement des employés. Des équipes motivées et engagées sont plus productives et peuvent gérer des volumes de travail plus importants sans nécessiter d'effectifs supplémentaires. 

Travailler avec des outils innovants et intelligents

La prédiction est aujourd’hui de plus en plus fine pour évaluer les stocks mais également pour les arrivées de marchandises. Les centres de distribution y sont particulièrement sensibles. 

Pouvoir informer son équipe dans les temps et anticiper plutôt que réagir, c’est là tout l’enjeu du directeur du site mais aussi du chef de quai logistique. 

La plupart des entreprises travaillent bien évidemment avec les principaux WMS du marché (Warehouse Management System) et d’autres vont plus loin. Elles travaillent avec un logiciel de prises de rendez-vous, comme Dashdoc Flow, qui simplifie l’accès à un créneau pour les transporteurs qui doivent aller sur un site logistique. Centralisation des échanges, simplicité de la manoeuvre (en quelques clics c’est réglé) et accès aux documents comme le protocole de sécurité : tout est bénéfices pour le transporteur comme pour la plateforme logistique, qui gagne du temps et peut commencer à lisser son activité pour éviter les pics.

Réduire le recours aux intérimaires : est-ce réellement possible ?

Bien que les intérimaires restent une solution pratique pour gérer les pics d'activité, plusieurs stratégies peuvent aider à en minimiser le besoin :

• Flexibilité des horaires : adopter des horaires de travail flexibles permet d'ajuster la main-d'œuvre disponible en fonction des besoins réels.

• Partenariats stratégiques : collaborer avec d'autres entreprises pour partager les ressources humaines pendant les périodes creuses.

• Technologie et automatisation : investir dans des solutions technologiques pour arriver à une meilleure prédiction, automatiser les tâches et améliorer l'efficacité.

L’un des objectifs d’un de nos clients actuels (DHL) est justement de lisser la charge de travail des différentes équipes (manutention, administratif, gestionnaire, chauffeurs) grâce à l’utilisation de notre outil de planification Dashdoc Flow. Le projet a été lancé en octobre 2023 et prend forme.