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Le fonctionnement d’une lettre de voiture résumé en 1 minute
Création : l’expéditeur, le transporteur ou le logiciel TMS génère la lettre avec toutes les mentions obligatoires.
Signature au départ : le chargeur et le transporteur signent.
Transport : la lettre accompagne la marchandise (format papier ou eCMR).
Livraison : le destinataire signe pour confirmer la réception et l’état des biens.
Archivage : conservation du document pendant la durée légale (2 ans en France, 5–6 ans à l’international).
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Définition et rôle de la lettre de voiture
En tant qu’exploitant, responsable logistique ou chef de quai, vous le savez : chaque trajet commence et se termine avec la lettre de voiture.
Vous pouvez partir à l’heure et finir coincé sur un quai, faute d’informations complètes ou d’un document à jour.
Alors, pour éviter les mauvaises surprises en route et à la livraison, vous avez tout intérêt à vérifier que votre lettre de voiture est correcte avant le départ.
La lettre de voiture en 2025 est un document de transport obligatoire qui formalise le contrat entre l’expéditeur, le transporteur et le destinataire.
Elle précise toutes les informations essentielles au bon déroulement du transport : description des marchandises, quantité, poids, volume, adresses exactes de chargement et de livraison, ainsi que les conditions convenues (délais, coûts, responsabilités).
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Deux formats sont reconnus :
Papier, avec les mentions prévues par le Code de commerce.
eCMR, version électronique sécurisée, validée par le Protocole CMR 2008 et le décret français 2017-461.
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Comment (bien) remplir une lettre de voiture en 2025 : Exemple et mentions obligatoires
| Élément | Comment le rédiger |
|---|---|
En-tête (expéditeur) | Inscrire le nom de l’entreprise, l’adresse complète, le téléphone, l’email et éventuellement le numéro de compte client. |
Coordonnées du destinataire | Nom complet, adresse précise, numéro de téléphone et email. Évitez les abréviations ou adresses partielles. |
Coordonnées du transporteur | Nom de l’entreprise, adresse complète, téléphone et email. |
Date et lieu d’établissement | Indiquer la date complète (JJ/MM/AAAA) et la ville où le document a été établi. |
Description des marchandises | Détail précis : nature, quantité, poids, volume, dimensions, numéros de référence. |
Lieu de chargement et de déchargement | Adresse complète, code postal, nom du site, instructions d’accès si nécessaire. |
Conditions de transport | Mode de transport (route, combiné rail-route…), instructions particulières, délais convenus. |
Coût du transport | Montant HT/TTC, conditions de paiement, frais supplémentaires éventuels. |
Indemnités en cas de retard | Indiquer le montant ou le mode de calcul. |
Assurances et responsabilités | Préciser la couverture d’assurance, les exclusions et les limites de responsabilité. |
Cabotage : immatriculation et date de déchargement | Vérifier l’exactitude de l’immatriculation et de la date. |
Modalités de paiement | Conditions de règlement, délais, moyens de paiement acceptés. |
Signatures | Signature de l’expéditeur et du transporteur au départ, signature du destinataire à l’arrivée. |
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Différence à retenir :
Bon de livraison : preuve de réception.
Lettre de voiture : preuve du contrat et de ses conditions.
5 Conseils pratiques pour (bien) remplir une lettre de voiture en 2025
Remplir une lettre de voiture complète et conforme n’est pas compliqué… à condition d’avoir les bons réflexes avant chaque départ.
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Vérifier toutes les mentions avant le départ
Même un détail manquant peut bloquer une livraison ou compliquer un litige.
Contrôlez systématiquement : coordonnées complètes, description précise de la marchandise, adresses exactes, dates et signatures.
Former les équipes
Chauffeurs, préparateurs, agents administratifs… chacun doit savoir repérer une lettre de voiture incomplète.
Une formation courte ou un guide interne suffit à réduire les erreurs et à gagner en réactivité sur le terrain.
Passer au format électronique (eCMR)
Vous l’avez sûrement vécu : une lettre de voiture papier qui se froisse dans la cabine, un document oublié au dépôt, ou une signature illisible qu’il faut réclamer trois jours plus tard.
À chaque fois, ça prend du temps… et ça retarde la facturation.
Avec la lettre de voiture électronique (eCMR), tout ça disparaît. La mission part au chauffeur sur son application.
Il signe au chargement, re-signe au déchargement, et le document complet vous remonte immédiatement.
Pas (ou plus) besoin de scanner, d’envoyer par mail ou de courir après une signature.
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Anticiper les contrôles
En national comme en international, un contrôle peut arriver sans prévenir.
Gardez là toujours à portée de main, qu’elle soit imprimée ou disponible en version eCMR sur un terminal.
Les équipes qui vérifient et sécurisent leurs documents de transport avant le départ évitent la majorité des blocages et litiges.
Organiser la gestion des lettres de voiture
Avec les départs tôt, les urgences et les changements de planning, une lettre de voiture peut facilement se perdre.
Pour la retrouver rapidement en cas de contrôle, adoptez une organisation simple :
Nommer un responsable de conservation.
Définir un lieu d’archivage clair (papier ou numérique).
Assurer un accès rapide à l’historique, même après plusieurs années.
Cadre légal et mentions obligatoires : Quand et combien de temps la lettre de voiture est-elle obligatoire ?
Vous le savez, un contrôle ne prévient pas. Et quand il arrive, mieux vaut que votre lettre de voiture soit en règle.
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Le cadre légal :
En France, elle est exigée par le Code de commerce (articles L132-8 et suivants).
À l’international, la lettre de voiture est régie par la Convention CMR (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route), signée à Genève en 1956 et entrée en vigueur en 1958.
Cette convention harmonise les règles entre les pays signataires et rend obligatoire la lettre de voiture pour tout transport de marchandises entre eux.
Risques en cas d’absence ou d’erreurs sur la lettre de voiture
Blocages aux frontières ou lors des contrôles routiers. Il est impossible de poursuivre le trajet tant que le document n’est pas conforme.
Amendes et sanctions prévues par le Code de commerce et la réglementation CMR.
Retards de livraison qui entraînent des pénalités contractuelles.
Litiges difficiles à défendre, faute de preuve officielle.
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Un client affirme que la marchandise est arrivée endommagée. Avec une lettre de voiture signée à la livraison “sans réserve”, le transporteur peut prouver que les biens étaient conformes au moment de la remise.
Combien de temps conserver une lettre de voiture ?
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La lettre de voiture est un document à valeur juridique et probante.
À ce titre, la loi impose de la conserver pendant une durée minimale afin de pouvoir répondre à tout contrôle administratif, douanier ou judiciaire, et de se protéger en cas de litige.
En France : la durée légale de conservation est de 2 ans, conformément au Code de commerce. Cette obligation concerne aussi bien les lettres de voiture papier que les versions électroniques (eCMR).
À l’international : la Convention CMR et les réglementations locales prévoient une durée de conservation généralement comprise entre 5 et 6 ans, afin de couvrir la période de prescription des litiges transfrontaliers.
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En pratique, de nombreuses entreprises choisissent de faire appel à un logiciel de transport pour conserver leurs lettres de voiture plus longtemps que la durée minimale, surtout lorsqu’elles sont liées à des contrats de longue durée ou à des clients stratégiques.
Sur le terrain, c’est simple : plus votre document est précis, moins vous perdez de temps en explications. Et surtout, vous réduisez le risque de blocage en contrôle ou à la douane.
Avec un outil qui centralise vos données et génère la lettre de voiture en quelques clics, vous réduisez les erreurs et vous gagnez du temps à chaque expédition… surtout quand la journée est déjà bien chargée.
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Autant dire qu’un système de classement efficace (ou une solution numérique) vous évitera des heures perdues à fouiller dans des piles de dossiers.
Qui est la personne qui remplit et signe la lettre de voiture ?
Sur le terrain, la question revient souvent : qui doit remplir la lettre de voiture ? Après tout la loi ne désigne pas une seule personne.
Remplissage
Officiellement, l’expéditeur, le transporteur ou toute partie au contrat peut le faire.
Sur le terrain, c’est souvent le transporteur qui s’en charge, parce qu’il a toutes les infos au moment du chargement.
Signature
Avant le départ : le chargeur et le transporteur signent.
À la livraison : le destinataire signe pour confirmer la réception et l’état de la marchandise.
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À retenir : une lettre de voiture non signée perd sa valeur juridique. Même si la marchandise est livrée, vous n’aurez pas la preuve légale en cas de litige.
Mentions et formats de la lettre de voiture à respecter dans les cas particuliers de transport
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La lettre de voiture contient toujours les mentions de base : date, coordonnées complètes de l’expéditeur, du transporteur et du destinataire, description précise de la marchandise, lieux exacts de chargement et de livraison, coût et conditions convenues.
Mais selon le type de transport, certaines informations doivent s’ajouter.
Ces précisions sont essentielles pour respecter la réglementation et éviter un blocage en contrôle.
Transport en cabotage
Le cabotage, c’est lorsqu’un transporteur étranger réalise un transport national dans un autre pays que le sien (exemple : un transporteur espagnol qui effectue une livraison entre Lyon et Marseille).
Dans ce cas, la lettre de voiture doit comporter :
Le numéro d’immatriculation du véhicule qui permet aux autorités de vérifier que c’est bien le camion autorisé qui réalise l’opération.
La date de déchargement pour prouver que le transport a été effectué dans les délais autorisés pour le cabotage.
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Cas particulier : si vous effectuez plusieurs trajets identiques le même jour, entre le même expéditeur et le même destinataire, une seule lettre de voiture peut suffire.
Mais elle doit être accompagnée d’un état récapitulatif listant pour chaque colis : nature, quantité, poids et volume.
Cela permet de prouver que toutes les marchandises transportées ce jour-là sont bien couvertes par le document.
Expéditions avec plusieurs expéditeurs ou destinataires
Cela concerne les tournées avec plusieurs points de chargement ou de livraison :
Vous chargez dans trois entrepôts différents pour livrer un même client.
Ou vous chargez en un seul point pour livrer plusieurs clients.
Dans ce cas :
Chaque site de chargement ou de livraison doit avoir sa propre lettre de voiture, c’est une obligation légale pour identifier clairement ce qui a été pris ou livré à chaque étape.
Il faut aussi établir une lettre de voiture unique pour l’ensemble de l’opération, indiquant la date d’établissement, la date et l’heure de la première prise en charge, ainsi que les coordonnées du transporteur.
Vous aurez également besoin d'un état récapitulatif pour chaque lot précisant : nature, quantité, poids, volume, nom de l’expéditeur et du destinataire, et adresses précises.
Lettre de voiture électronique : prête à rouler, prête à livrer
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On l’a vu : la lettre de voiture, qu’elle soit papier ou numérique, est bien plus qu’un simple formulaire à remplir. C’est la preuve légale, la clé de la livraison, et souvent… le passeport qui fait avancer le camion.
Avec l’eCMR, tout s’accélère : chaque feuillet est signé, chaque envoi tracé, chaque itinéraire sécurisé.
Dans un métier où chaque arrêt coûte, mieux vaut garder la route claire et les documents prêts à rouler.
FAQ – Lettre de voiture
Qu’est-ce qu’une lettre de voiture et à quoi sert-elle ?
La lettre de voiture est un document légal qui accompagne chaque véhicule lors d’un transport de marchandises.
Elle sert de preuve entre l’expéditeur, le chauffeur, le destinataire et le transporteur.
Qu’elle soit écrite sur un formulaire papier, dans un carnet, ou en version électronique (eCMR), elle couvre tout l’itinéraire jusqu’à la livraison. Une lettre signée garantit que la charte de transport est respectée, et qu’en cas de litige, un huissier ou un juge pourra s’y référer.
Quelles informations doivent obligatoirement figurer sur une lettre de voiture ?
Une lettre de voiture doit contenir un titre clair, la date et le lieu d’établissement, les coordonnées du destinataire, de l’expéditeur et du transporteur, la nature et le poids des marchandises, les lieux précis de chargement et de livraison.
Elle doit aussi préciser les coûts, indemnités et conditions.
Que vous rédigiez, remplissiez ou imprimiez un modèle sur un livret, veillez à ce que chaque case soit bien renseignée : une lettre mal remplie ou incomplète peut bloquer l’envoi.
Qui est responsable de remplir la lettre de voiture ?
La lettre de voiture peut être rédigée par l’expéditeur, le transporteur ou même un livreur, mais c’est souvent le chauffeur qui part avec le carnet ou la boîte de feuillets pré-remplis.
Dans le cas d’une lettre électronique, c’est le logiciel qui génère automatiquement le formulaire, à vous de le vérifier et de le signer avant l’envoi. Une lettre signée et renseignée protège toutes les parties et assure une livraison conforme.
Quels sont les risques en cas d’erreur ou d’absence de lettre de voiture ?
Sans lettre de voiture correctement rédigée, signée et remplie, impossible de prouver la bonne exécution d’un transport. Un contrôle peut entraîner des amendes, l’immobilisation du camion ou du véhicule, voire la suspension de la livraison.
Une case non renseignée, un formulaire illisible ou une lettre égarée peuvent retarder l’envoi. Utiliser un modèle clair, qu’il soit papier ou digital, réduit les risques et simplifie la messagerie entre tous les acteurs.
Existe-t-il des modèles ou des exemples de lettre de voiture à télécharger ?
Oui. Vous pouvez trouver un modèle de lettre de voiture au format formulaire PDF à imprimer ou intégrer directement dans un carnet.
Certaines solutions, comme Dashdoc, permettent de rédiger et signer la lettre en ligne, d’envoyer le document aux livreurs ou au destinataire, et de conserver un livre d’historique. Que ce soit pour un envoi national ou international, un modèle bien conçu vous fait gagner du temps et garantit une preuve légale de votre transport.
C’est quoi un LTM ?
Le sigle LTM peut désigner la Lettre de Transport Maritime, document équivalent à la lettre de voiture pour le transport par bateau.
Elle atteste du contrat entre l’expéditeur, l’armateur et le destinataire, et contient les informations nécessaires au transport maritime (marchandises, ports de départ et d’arrivée, frais, responsabilités).
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