Wanneer familie traditie samengaat met operationele uitmuntendheid: Groupe Ruiz groeit met Dashdoc

Sinds 1967, combineert Groupe Ruiz op indrukwekkende wijze familieoverdracht met ondernemende groei. Gevestigd op twee locaties, in Castelnaudary en Le Boulou, met bijna 90 vrachtwagens, 110 medewerkers en een omzet van 17 miljoen euro, heeft de groep zich gepositioneerd als een toonaangevende speler in transport en logistiek in Zuid-Frankrijk.

Onder leiding van Lisa Ruiz, vertegenwoordigster van de derde generatie, zette het bedrijf een nieuwe grote stap: de modernisering van hun transportmanagementsysteem met Dashdoc. Dit project, zowel strategisch als operationeel, bleek een echte hefboom voor betere prestaties.

Het resultaat?

• Een besparing van anderhalve week op de maandelijkse facturatie,

• de administratieve controles zijn tot een derde teruggebracht,

• en tot wel 1,5 uur per dag per planner bespaard.

Daarnaast de realtime zichtbaarheid voor de klanten via het Dashdoc-portaal en 1000 maandelijkse zendingen via Palet System nu geautomatiseerd.

Dashdoc is veel meer dan een softwarewissel; het heeft de medewerkers van Groupe Ruiz in staat gesteld hun processen te structureren, weer grip op hun tijd te krijgen en de klantrelatie te versterken. Dit alles met behoud van het familie-DNA van Groupe Ruiz: het bedrijf ontwikkelen met veeleisendheid, betrokkenheid en veel hart, terwijl er vastberaden naar de toekomst wordt gekeken.

Het verhaal van Groupe Ruiz

Oorsprong en groei van de groep

Het verhaal van Groupe Ruiz begint in 1967, wanneer één man, de heer Ruiz, besluit te starten in het wegtransport met enkele vrachtwagens en veel moed. Door hard werken en vastberadenheid legt hij de basis van een diep lokaal verankerd familiebedrijf.

In 2001, is het Thierry Ruiz, zijn zoon, die het stokje overneemt. Hij erft het ondernemersbloed van zijn vader, maar kijkt verder vooruit. Onder zijn leiding groeit het bedrijf. Thierry structureert de activiteiten, breidt de dienstverlening uit en zet een ambitieuze groeistrategie in. Tussen 2015 en 2016 neemt hij verschillende belangrijke overnames — Transports Segur, Cabaille, en later ook Tifesa — waarmee hij de aanwezigheid van Groupe Ruiz in Zuid-Frankrijk verder verstevigt en het dienstenaanbod diversifieert. Met deze overnames blijft de groep zich verder ontwikkelen binnen het vakgebied van de pallettendistributie via het Palet System-netwerk van de ASTRE-groep.

Vandaag maakt een derde generatie zich op om dit avontuur voort te zetten. Lisa, de kleindochter van de oprichter, belichaamt een nieuwe dynamiek gericht op innovatie en digitalisering, met trouw aan de familie waarden: veeleisendheid, nabijheid en teamgeest.

De cijfers van Groupe Ruiz:

• 2 locaties in Castelnaudary en Le Boulou

• 180 zendingen per dag gemiddeld

• 90 vrachtwagens op de weg

• 110 medewerkers

Een familiebedrijf en kennisoverdracht

Groupe Ruiz is een echt familiebedrijf, waarin ieder gezinslid een sleutelrol vervult. Lisa’s vader is directeur van de groep en tevens verantwoordelijk voor de commerciële ontwikkeling, haar moeder beheert de financiën, en haar zus Justine is verantwoordelijk voor HR, en tot slot is Sébastien, haar partner, exploitatieverantwoordelijke. Lisa zelf is verantwoordelijk voor de facturatie en de implementatie van tools zoals Dashdoc. Ze is van kinds af aan vertrouwd met de transportwereld.

Lisa trad in 2014 in dienst als leerling en bekleedde sindsdien verschillende functies, van exploitatie tot facturatie. Gepassioneerd door de transportsector en met veel ambitie voor de groep, vertegenwoordigt ze de nieuwe generatie die klaarstaat om traditie en innovatie te combineren voor de toekomst van Groupe Ruiz.

Waarde, passie en visie

Een ander kenmerk van Groupe Ruiz is de inzet voor MVO. Een onderwerp dat bijzonder dierbaar is voor Patricia Ruiz. Zij initieerde onder meer het behalen van de ISO 26000 en Objectif CO2-labels. Deze inspanningen weerspiegelen de wens om de ecologische voetafdruk te verkleinen en duurzame praktijken te omarmen — waarden die Lisa wil voortzetten.

Daarnaast stimuleert de groep actief de vrouwelijke instroom in de transportsector door samen te werken met Pôle emploi om vrouwen kennis te laten maken met de carrièremogelijkheden binnen de sector.

De keuze voor Dashdoc om de groei te versnellen

Uitdagingen en motivatie voor het overstappen naar een nieuw TMS

Voor de overstap naar Dashdoc had Groupe Ruiz te maken met verschillende knelpunten in hun oude software en de organisatie. Processen vereisten een handmatige documenten-scan en tijdrovende gegevensinvoer, wat de operatie vertraagde. Lisa, die al ervaring had met Dashdoc voor de eCMR, overwoog Dashdoc als TMS om het beheersysteem te moderniseren voor het transport. Haar vertrouwdheid met de interface, opgedaan via het gastportaal, maakte de overstap makkelijker, mede door vele demo’s die de voordelen van Dashdoc duidelijk maakten.

Hoewel Lisa en haar vader overtuigd waren van de voordelen die Dashdoc voor hun activiteit zou hebben, is Groupe Ruiz een familiebedrijf, dus moest de hele familie overtuigd worden voor de implementatie.

Een vlekkeloze uitrol, met aandacht voor de chauffeurs: het Groupe Ruiz-plan met Dashdoc

De uitrol van Dashdoc bij Groupe Ruiz begon op de locatie Castelnaudary, vanwege de kleinere schaal en het lager aantal dossiers. Dit maakte een soepele overgang mogelijk voordat het uitgerold werd naar Le Boulou. De chauffeurs, die gewend waren om CMR's met AddSecure te fotograferen om ze te uploaden in het systeem, hebben Dashdoc moeiteloos overgenomen.

Dashdoc in één woord

Voor Lisa wordt Dashdoc en haar ervaring met ons gekenmerkt door ontwikkeling. Zowel de technische ontwikkeling met de constante updates en de regelmatige nieuwe functies die het dagelijks werk van transporteurs verbeteren, als de ondersteuning van Dashdoc bij de ontwikkeling van een transportbedrijf en de mensen die er werken.

Een algehele productiviteitswinst

Razendsnelle facturatie: hoe Lisa haar verwerkingstijd met 5 heeft verminderd

Voor Dashdoc was facturatie binnen Groupe Ruiz een lange en tijdrovende klus. Elk document moest handmatig verwerkt worden: printen, scannen, ordenen, gegevens invoeren… Een zwaar, foutgevoelig en tijdvretend proces.

Sinds de implementatie van Dashdoc is dit compleet veranderd. Door digitalisering en automatisering van processen is de verwerkingstijd drastisch verminderd.

Het controleren van de dossiers, wat vroeger veel tijd kostte, gebeurt nu in slechts een uur per dag. Fouten zijn zeldzamer en makkelijker te corrigeren dankzij de centralisatie en traceerbaarheid van Dashdoc. Dankzij deze verandering kan Lisa zich nu richten op taken met meer toegevoegde waarde.

Meer dan 1 uur per dag gewonnen: het Dashdoc-effect op de operatie

Voor de implementatie van Dashdoc, moesten de operationele teams van Groupe Ruiz werken met tijdrovende handmatige processen. Elke transportopdracht moest apart geregeld worden: bevestiging per e-mail sturen, vrachtbrieven printen, telefonisch contact houden met chauffeurs of klanten… De verscheidenheid aan documenten en handmatige handelingen bemoeilijkte de opvolging en verhoogde het risico op fouten of vergeten taken.

Sinds de overstap naar Dashdoc, voeren de planners de informatie nog maar één keer in in het TMS. De bevestigingen, transportdocumenten, en de opvolging: alles is gecentraliseerd, geautomatiseerd en in realtime bijgewerkt. Deze efficiëntieslag levert tussen de 1 en 1,5 uur tijdwinst per dag voor het team op.

Ook voor klanten is het effect duidelijk: via het klantenportaal kunnen ze hun zendingen realtime volgen, inclusief het palletvolgsysteem, wat hun tevredenheid en vertrouwen vergroot. Zelfs klanten die eerst sceptisch waren over eCMR stappen er nu op over, wat de concrete waarde van Dashdoc bewijst.

Familietraditie, digitale ambities: het geslaagde project van Lisa Ruiz

Als familiebedrijf combineert de Groupe Ruiz traditie en innovatie om voorop te blijven lopen. Deze aanpak versterkt niet alleen de concurrentiepositie, maar opent ook nieuwe groeiperspectieven. Met Lisa aan het roer van deze digitale transformatie, is het bedrijf optimaal gepositioneerd om een solide en modern erfgoed door te geven aan de volgende generaties.

Ontdek hoe Dashdoc ook uw familiebedrijf kan transformeren en klaarstomen voor de toekomst.