Quand tradition familiale rime avec excellence opérationnelle : le Groupe Ruiz évolue avec Dashdoc

Depuis 1967, le Groupe Ruiz conjugue avec brio transmission familiale et croissance entrepreneuriale. Implanté sur deux sites à Castelnaudary et au Boulou, avec près de 90 camions, 110 salariés et 17 millions d’euros de chiffre d’affaires, le groupe s’est imposé comme un acteur structurant du transport et de la logistique dans le sud de la France.

Sous l’impulsion de Lisa Ruiz, représentante de la troisième génération, l’entreprise a franchi une nouvelle étape clé : la modernisation de son système de gestion des transports avec Dashdoc. Ce projet, à la fois stratégique et opérationnel, s’est révélé être un véritable levier de performance.

Le résultat ?

• Un gain de 1 semaine et demie sur la facturation mensuelle,

• des contrôles administratifs divisés par trois,

• et jusqu’à 1h30 économisée par jour et par exploitant.

De plus, la visibilité en temps réel offerte aux clients via le portail Dashdoc et 1000 envois mensuels sur Palet System désormais automatisés.

Bien plus qu’un simple changement de logiciel, Dashdoc a permis aux collaborateurs du Groupe Ruiz de structurer leurs processus, de reprendre le contrôle sur leur temps, et de renforcer la relation client. Tout cela en restant fidèle à l’ADN familial du Groupe Ruiz : faire évoluer l’entreprise avec exigence, engagement, et beaucoup de cœur, tout en regardant résolument vers l'avenir.

L’histoire du groupe Ruiz

Origines et développement du Groupe

L’histoire du Groupe Ruiz commence en 1967, lorsqu’un homme, M. Ruiz, décide de se lancer dans le transport routier de marchandises avec quelques camions et beaucoup de courage. À force de travail et de détermination, il bâtit les fondations d’une entreprise familiale profondément ancrée dans son territoire.

En 2001, c’est Thierry Ruiz, son fils, qui reprend le flambeau. Il hérite de l’esprit entrepreneurial de son père, mais voit plus loin. Sous son impulsion, l’entreprise change de dimension. Thierry structure l’activité, développe les services, et engage une stratégie de croissance ambitieuse. Entre 2015 et 2016, il réalise plusieurs acquisitions clés — les Transports Segur, Cabaille, puis plus tard Tifesa — consolidant ainsi la présence du Groupe Ruiz dans le sud de la France et diversifiant ses offres. Avec ces rachats, le groupe continue son développement dans les métiers de la distribution de palettes via le réseau Palet System du groupe ASTRE.

Aujourd’hui, une troisième génération se prépare à écrire la suite de cette aventure. Lisa, la petite-fille du fondateur, incarne une nouvelle dynamique tournée vers l’innovation et la digitalisation, tout en restant fidèle aux valeurs familiales : exigence, proximité, et esprit d’équipe.

Le Groupe Ruiz en chiffres :

• 2 sites situés à Castelnaudary et Le Boulou

• 180 envois par jour en moyenne

• 90 camions sur les routes

• 110 salariés

Une structure familiale et une transmission du savoir

Le Groupe Ruiz est une véritable entreprise familiale, où chaque membre joue un rôle clé. Le père de Lisa est directeur du groupe mais dirige aussi le développement commercial, sa mère gère les finances, et sa sœur Justine est responsable des ressources humaines, enfin Sébastien, son conjoint, est quant à lui responsable d’exploitation. Lisa, elle, est chargée de la facturation mais aussi de l'implémentation d'outils comme Dashdoc. Depuis toute petite, elle baigne dans l'univers des transports.

Lisa rejoint l’entreprise en 2014 en apprentissage et a depuis occupé divers rôles, de l'exploitation à la facturation. Passionnée par le secteur du transport et avec beaucoup d’ambition pour le groupe, elle incarne la nouvelle génération prête à allier tradition et innovation pour l'avenir du Groupe Ruiz.

Valeur, passion et vision

Une autre particularité du groupe Ruiz est son engagement dans la RSE. C’est un sujet qui tient particulièrement à cœur à Patricia Ruiz. Elle est à l’origine d’initiatives telles que l'obtention des labels ISO 26000 et Objectif CO2. Ces efforts reflètent une volonté de réduire l'empreinte carbone et d'adopter des pratiques durables, des valeurs que Lisa souhaite faire perdurer.

Par ailleurs, le groupe promeut activement la féminisation du secteur du transport en collaborant avec Pôle emploi pour encourager des femmes à découvrir les opportunités professionnelles du secteur en les faisant venir sur leurs sites.

Le choix de Dashdoc pour accélérer le développement du groupe

Les problématiques et motivations au changement de TMS

Avant l'adoption de Dashdoc, le Groupe Ruiz rencontrait plusieurs défis avec leur ancien logiciel de gestion et leur organisation. Les processus nécessitaient un scan manuel des documents et une saisie chronophage des données, ce qui ralentissait les opérations. Ayant déjà une expérience avec Dashdoc pour la eCMR, Lisa a envisagé d’utiliser Dashdoc en tant que TMS pour moderniser leur système de gestion des transports. Sa familiarité avec l'interface, acquise via le portail invité, a facilité la transition, renforcée par de nombreuses démonstrations qui ont convaincu l'entreprise des avantages de Dashdoc.

Si Lisa et son père étaient convaincus des avantages que pourraient avoir Dashdoc sur leur activité, le Groupe Ruiz est une entreprise familiale, il a donc fallu convaincre toute la famille avant d’adopter la solution.

Un déploiement en douceur, pensé pour les chauffeurs : la méthode Groupe Ruiz avec Dashdoc

Le déploiement de Dashdoc au sein du Groupe Ruiz a commencé sur le site de Castelnaudary, en raison de la taille plus petite de cette exploitation et du nombre réduit de dossiers. Cela a permis une transition en douceur avant de l'étendre au site de Le Boulou. Les chauffeurs, déjà habitués à prendre en photo les CMR avec AddSecure pour les intégrer dans le système, ont facilement adopté Dashdoc.

Dashdoc en un mot

Pour Lisa, ce qui définit Dashdoc et son expérience avec nous c’est l’évolution. À la fois l’évolution technique avec les mises à jour constantes et l’arrivée très régulière de fonctionnalités permettant d’améliorer le quotidien des transporteurs. Mais aussi l’accompagnement permis par Dashdoc dans l’évolution d’une entreprise de transport et des personnes qui y travaillent.

Un gain de productivité gagné sur toute l’activité

Facturation express : comment Lisa a divisé son temps de traitement par 5

Avant l’arrivée de Dashdoc, la facturation au sein du Groupe Ruiz était une tâche longue et fastidieuse. Chaque document devait être traité manuellement : impression, scan, classement, saisie des données… Un processus lourd, propice aux erreurs et consommateur de temps.

Depuis l’implémentation de Dashdoc, la donne a changé. Grâce à la dématérialisation des documents et à l’automatisation des processus, le temps de traitement a considérablement diminué..

Le contrôle de l’ensemble des dossiers, autrefois fastidieux, est désormais réalisé en seulement une heure par jour. Les erreurs sont bien plus rares et plus faciles à corriger grâce à la centralisation et la traçabilité offertes par Dashdoc. Ce changement a permis à Lisa de dégager du temps pour se concentrer sur d'autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Plus d'1h gagnée par jour : l’effet Dashdoc sur l’exploitation

Avant l’implémentation de Dashdoc, les équipes d’exploitation du Groupe Ruiz devaient composer avec des processus manuels chronophages. Chaque affrètement nécessitait une gestion séparée : confirmation à envoyer par email, impression des lettres de voiture, échanges téléphoniques avec les conducteurs ou les clients… La multiplication des supports et des tâches manuelles rendait le suivi difficile et augmentait les risques d’oubli ou d’erreur.

Depuis le passage à Dashdoc, les exploitants saisissent désormais les informations une seule fois dans le TMS. Les confirmations d’affrètement, les documents de transport, les suivis : tout est centralisé, automatisé, et mis à jour en temps réel. Ce gain d’efficacité représente entre 1 et 1,5 heure économisée chaque jour pour les équipes.

Du côté des clients, l’impact est également tangible : grâce au portail client, ils peuvent suivre leurs opérations en temps réel, y compris le suivi des palettes, ce qui renforce leur satisfaction et leur confiance. Même les plus réticents à la eCMR commencent à l’adopter, preuve de la valeur concrète perçue.

Tradition familiale, ambitions digitales : le pari réussi de Lisa Ruiz

En tant qu'entreprise familiale, le Groupe Ruiz allie tradition et innovation pour rester à la pointe de la technologie. Cette approche renforce non seulement sa compétitivité, mais ouvre également de nouvelles perspectives de croissance. Avec Lisa qui pilote cette transformation numérique, l'entreprise est idéalement positionnée pour léguer un héritage à la fois solide et moderne aux générations futures.

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