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WhitePortBCN es una empresa de transporte con sede en Barcelona, especializada en el transporte de contenedores marítimos. Marta Fernández, responsable del departamento administrativo, gestiona a diario las operaciones de facturación y coordinación del transporte. La actividad es sencilla pero exigente: recoger contenedores en el puerto de Barcelona, llevarlos al cliente para su carga o descarga y devolverlos al puerto para su reexpedición marítima. En este sector hiperconectado donde la reactividad es clave, la empresa funcionaba todavía en su totalidad con Excel y WhatsApp.
Gestión del transporte en Excel: errores, duplicados y pérdida de tiempo
Antes de Dashdoc, WhitePortBCN hacía malabarismos entre varias herramientas fragmentadas. Los conductores recibían sus documentos de transporte por mensajería instantánea, debían imprimirlos y devolverlos en papel. Un circuito largo, poco fiable y que consumía mucho tiempo.
En el lado administrativo, la situación no era más sencilla.
Si yo antes al hacerlo todo en Excel muchas veces me equivocaba en la fecha porque la picaba manual, que si me equivocaba en el número de factura porque lo picaba mal o lo duplicaba.
Errores de introducción de datos, facturas duplicadas, idas y venidas constantes: la facturación era un auténtico quebradero de cabeza.
Y con la llegada inminente de las obligaciones legales (Verifactu y digitalización de los CMR), la urgencia era clara:
Buscábamos algo más para la facturación y finalmente pues vimos que el programa pues nos podía servir para quitarnos todo el tema Excels.
Una adopción rápida e intuitiva del TMS Dashdoc
El descubrimiento de Dashdoc llegó a través de otro transportista que ya utilizaba el TMS. Inicialmente escéptica, Marta quedó convencida durante una demostración interna con los jefes de tráfico, quienes quedaron seducidos por el planificador visual y la presencia de inteligencia artificial.
El programa es muy intuitivo. No lo veo un programa como muy difícil, está todo en un panel a tu lado izquierdo.
Incluso los conductores de más edad, poco acostumbrados a las herramientas digitales, se adaptaron.
Tengo personas de 60, 65 años trabajando. Estos les cuesta un poquito... pero tengo que decir que sorprendentemente no lo han llevado mal.
La aplicación móvil permitió centralizar toda la información: ya no es necesario imprimir los CMR, todo es accesible desde el teléfono: "Es mucho más ágil para el trabajador también."
Los resultados: ahorro de tiempo, tranquilidad y conformidad
Hoy en día, el impacto es medible.
Marta estima que ahorra cerca de 2 horas por cierre mensual en su facturación, una vez finalizadas las tarifas.
De tardar 5 horas, pues igual puedo tardar tres. O sea, son horas porque ya se ponen los precios solos.
En el plano operativo, el equipo evita ahora tres pasos manuales por albarán: envío por correo, archivo en papel, recepción física.
Esto es como que nos hace saltarnos pasos que teníamos que hacer antes para tener todo en regla que ahora no tenemos que hacer.
La satisfacción del cliente también está presente.
Es como darle a la empresa un poco más de seriedad y confianza hacia el cliente.
¿Y frente a los cambios normativos? WhitePortBCN se siente preparada gracias a la facturación electrónica y a los eCMR emitidos por el TMS Dashdoc.
Marta resume su inversión sin dudarlo: "Sí lo pienso [que es una buena inversión], porque al final necesitábamos algo para Verifactu y qué mejor que esto que está bastante completo."
Tú también, prepárate para la obligación de digitalización del transporte. Moderniza tu gestión del transporte con Dashdoc y gana en agilidad, en conformidad y en tranquilidad.