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Para Nicoleta Bilghiru, responsable de administración de Trans Valentino Logistic, Dashdoc se ha convertido en una herramienta clave para simplificar la gestión diaria de los transportes, agilizar la facturación y facilitar el seguimiento de las operaciones.
Una gestión administrativa que necesitaba ganar agilidad
Trans Valentino Logistic forma parte de una estructura empresarial con presencia en España y Rumanía. En su día a día, Nicoleta Bilghiru se encarga de la gestión administrativa de la empresa y también participa en la organización de las operaciones.
Antes de utilizar Dashdoc, la empresa trabajaba con un programa sencillo dedicado únicamente a la facturación. Cada transporte tenía que introducirse manualmente, lo que suponía dedicar bastante tiempo a tareas administrativas.
Me pasaba bastante tiempo porque tenía que escribir los viajes uno por uno. Había que introducir el número de factura y asociar cada viaje manualmente.
Para simplificar estos procesos y ganar tiempo, la empresa decidió dar el paso hacia Dashdoc.
Menos tareas manuales y más agilidad en la facturación
Entre las funcionalidades que más utiliza Nicoleta, la facturación ocupa un lugar destacado. Gracias a Dashdoc, puede revisar los viajes y compararlos con las prefacturas antes de preparar las facturas definitivas.
Esta centralización también le permite detectar posibles errores con mayor rapidez, como una tarifa que falta o un precio incorrecto.
El tema de la facturación me ayuda un montón. Ahora solo tengo que repasar los viajes y compararlos con las prefacturas
La diferencia es especialmente notable cuando hay que comprobar información con clientes o proveedores. Antes, algunas verificaciones podían llevar varios días. Ahora, al recibir una orden, Nicoleta puede identificar rápidamente si falta algún dato o si hay alguna discrepancia.
La inteligencia artificial para simplificar la creación de órdenes de transporte
Otro cambio importante en su organización diaria es la llegada de la inteligencia artificial a la gestión de los transportes.
Nicoleta ha configurado la recepción de las órdenes de sus clientes directamente en Dashdoc. Estos documentos llegan automáticamente a la plataforma a través del correo electrónico y, desde allí, puede utilizar la IA para generar las órdenes de transporte.
Cada día recibo órdenes de transporte por email. Ahora se envían directamente a Dashdoc y, desde allí, voy a la IA y creo las órdenes. El programa me lo gestiona directamente
La automatización facilita especialmente la introducción de información. Cuando es necesario, Nicoleta puede intervenir para modificar determinados datos, como el cliente al que se debe facturar o una dirección de descarga.
Es mucho más fácil. Solo tengo que intervenir cuando hay que modificar algún dato, pero puedo hacerlo sin problema
Una herramienta accesible, desde cualquier lugar
En una pequeña empresa donde las responsabilidades administrativas y operativas se reparten entre pocas personas, poder acceder a la información en cualquier momento también marca la diferencia.
Nicoleta utiliza Dashdoc tanto desde el ordenador como desde su móvil o una tablet. Así puede registrar nuevos viajes sin necesidad de estar siempre en la oficina y evitar que las órdenes se acumulen.
Si no estoy en casa, puedo entrar desde el móvil o desde una tablet. Puedo acceder a mi cuenta desde donde esté y crear las órdenes para que los viajes queden registrados.
La aplicación también facilita el trabajo de los conductores. Nicoleta intenta que utilicen las aplicaciones disponibles para consultar sus documentos de transporte directamente desde ellas, sin tener que enviárselos manualmente.
Una herramienta útil para empresas de transporte de todos los tamaños
La implantación de un nuevo programa siempre requiere un periodo de adaptación. Para Nicoleta, que había desarrollado sus propios métodos de trabajo y no tenía formación específica en administración, empezar a utilizar Dashdoc supuso un cambio importante.
Al principio pensé: “Madre mía, ¿dónde me he metido?”. Era algo nuevo para mí. Habíamos ido construyendo la empresa poco a poco y yo tenía mi propia manera de trabajar
Sin embargo, con el acompañamiento durante la formación y la práctica diaria, consiguió familiarizarse rápidamente con la herramienta.
Hoy, su experiencia le permite recomendar Dashdoc a otras empresas de transporte, especialmente por su facilidad de uso.
Creo que es un programa al alcance de todo el mundo. Desde mi punto de vista, es fácil de manejar y de utilizar.
Y cuando se le pregunta cómo resumiría Dashdoc en una frase, Nicoleta nos dice:
Una gran ayuda, facilidad en el trabajo y una herramienta bastante útil.
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