/){kind=logo}
/)
Opgericht in 1994, is Bistratrans een Belgisch wegtransportbedrijf. Tot hun specialiteiten behoort: de levering van goederen aan boten en schepen in de havens. Met vier chauffeurs en een team onder leiding van Cedric Nietvelt (zaakvoerder), staat het bedrijf voor de logistieke uitdagingen van zijn sector, waar de snelheid van verzending van douanedocumenten cruciaal is.
De uitdaging: een 100% manueel beheer dat de groei afremt
Vóór Dashdoc functioneerde Bistratrans in een volledig manueel systeem. "Alles werd heel manueel gedaan, letterlijk," legt Cedric Nietvelt uit. Bestellingen kwamen binnen via mail of telefoon en werden vervolgens gepland in de Outlook-agenda. Daarna moest alles opnieuw worden ingevoerd in de boekhoudsoftware om de facturatie op te volgen. Papieren documenten werden manueel gescand.
We merkten dat veel klanten vroegen om hun documenten sneller te ontvangen. De volgende avond is soms al te laat, vooral voor douanedocumenten.
Dit ambachtelijke beheer vertegenwoordigde "letterlijk veel werk voor wat uiteindelijk simpel zou moeten zijn."
De oplossing: een vlotte en snelle digitale transformatie
De implementatie van Dashdoc verliep opmerkelijk vlot.
We hebben de online trainingen gevolgd en zijn daarna direct alles beginnen te gebruiken. We hebben altijd zeer snel hulp gekregen via mail of telefoon wanneer we tegen een probleem aanliepen. Maar in werkelijkheid is alles echt fantastisch verlopen.
De functionaliteiten die het verschil maakten? "De CMR-herkenning, maar vooral de trips zijn heel belangrijk voor ons, evenals de AI om deze trips te laden. We kunnen de e-mails van klanten erin steken en dat maakt automatisch een trip aan. We passen nog een paar details aan en dan gaat het veel sneller," licht hij toe.
Voor Cobe Roosens, verantwoordelijk voor dispatching, is het de facturatie die alles verandert:
Mijn favoriete functie in Dashdoc is vooral de facturatie. De facturatie is veel makkelijker voor mij omdat ik alleen met Dashdoc hoef te werken, ik hoef niet meer naar Outlook te kijken, naar de agenda: wanneer is dat gedaan? Wat is de prijs? Het is veel makkelijker voor mij.
Het resultaat: tijdwinst, klanttevredenheid en gemoedsrust
De resultaten zijn tastbaar en onmiddellijk.
Alles gaat sowieso sneller, gewoon veel vlotter. We plannen alles, de chauffeurs kunnen het direct zien, hun CMR's zijn gemaakt, er hoeft niet meer overeen gereden te worden. Dus eigenlijk is alles gewoon vloeiend, makkelijker en correct,
De communicatie met de chauffeurs is getransformeerd. "Het is veel makkelijker omdat we de opdrachten gewoon naar hen moeten doorsturen. Ze hebben alles in hun app: ze weten alles wat ze moeten doen qua goederen, waar ophalen, waar afleveren, tijdstip… Ze weten alles."
De klanten zijn verheugd. "Klanten zijn echt tevreden over ons wat betreft douanedocumenten. We kunnen die de dag van het transport zelf nog doorsturen."
En de tijdwinst? "Ik denk dat we gemakkelijk 3 tot 4 uur per dag besparen."
Het verdict van Cobe is zonder omwegen:
Dashdoc is veel makkelijker voor ons, veel beter voor ons, het is echt wel een essentiële manoeuvre.