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Ce que le RGPD impose aux transporteurs, notamment pour la géolocalisation des véhicules.
Positions GPS, temps de conduite, numéros de téléphone des destinataires, signatures sur les documents de livraison : une entreprise de transport traite chaque jour beaucoup de données personnelles.
Voici ce que le RGPD impose aux transporteurs, les points de vigilance propres au secteur et les bonnes pratiques à mettre en place.
Quelles données personnelles traite un transporteur ?
Personnes concernées | Exemples de données |
|---|---|
Conducteurs et salariés | Identité, permis, carte conducteur, données du chronotachygraphe, géolocalisation, coordonnées |
Clients et contacts | Noms, e-mails, téléphones des interlocuteurs chez les chargeurs |
Destinataires | Adresses de livraison, téléphones, noms et signatures à la livraison |
Sous-traitants | Coordonnées des conducteurs des transporteurs affrétés |
Les grands principes du RGPD appliqués au transport
Une finalité précise : chaque donnée est collectée pour un usage défini, par exemple organiser une livraison.
La minimisation : ne collecter que ce qui est nécessaire.
Une durée de conservation limitée, adaptée à chaque usage.
L'information des personnes : conducteurs et clients doivent savoir quelles données sont traitées et pourquoi.
La sécurité : accès limités, mots de passe, sauvegardes, contrats avec les prestataires.
Le registre des traitements, qui liste les traitements de données de l'entreprise.
La géolocalisation des véhicules
La géolocalisation des véhicules utilisés par les salariés est autorisée, mais encadrée par la CNIL :
Les finalités admises : suivi et facturation des prestations de transport, sécurité des conducteurs et des marchandises, meilleure organisation des tournées, suivi du temps de travail quand il ne peut pas être fait autrement.
Les limites : pas de géolocalisation en dehors du temps de travail, et le dispositif ne doit pas servir à un contrôle permanent du salarié.
La conservation : en principe deux mois, un an lorsque les données servent à optimiser les tournées ou à prouver les interventions, et jusqu'à cinq ans pour le suivi du temps de travail.
L'information : les salariés et les représentants du personnel doivent être informés avant la mise en place.
Les données du chronotachygraphe suivent leurs propres règles : les données téléchargées sont conservées au moins 12 mois. Voir notre article sur la durée de conservation des documents de transport.
Les données des destinataires et la preuve de livraison
Le nom et la signature du destinataire sur la lettre de voiture ou l'eCMR servent de preuve de livraison. Ils sont nécessaires à l'exécution du contrat de transport. Ils doivent être conservés de façon sécurisée et utilisés uniquement à cette fin.
Les bonnes pratiques pour un transporteur
Tenez votre registre des traitements à jour.
Informez vos conducteurs par écrit des données collectées, notamment la géolocalisation.
Limitez les accès : chaque utilisateur ne voit que ce dont il a besoin.
Vérifiez vos prestataires : TMS, télématique, hébergeur doivent offrir des garanties contractuelles conformes au RGPD.
Fixez et appliquez des durées de conservation pour chaque type de données.
Évitez les fichiers dispersés : tableurs envoyés par e-mail, documents papier laissés dans les cabines.
Centraliser ses données de transport
Un TMS centralise les données de transport dans un seul outil, avec des accès par utilisateur, plutôt que dans des tableurs et des e-mails dispersés. Les documents de transport sont signés sur le téléphone du conducteur et archivés avec l'ordre de transport, au lieu de circuler sur papier.
Vos documents de transport circulent encore sur papier et par e-mail ?
FAQ sur le RGPD dans le transport
Le RGPD s'applique-t-il aux entreprises de transport ?
Oui, comme à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles : conducteurs, clients, destinataires.
Peut-on géolocaliser les camions de ses conducteurs ?
Oui, pour des finalités précises comme le suivi des prestations ou la sécurité, en informant les salariés et sans géolocalisation en dehors du temps de travail.
Combien de temps conserver les données de géolocalisation ?
En principe deux mois, un an pour l'optimisation des tournées ou la preuve des interventions, et jusqu'à cinq ans pour le suivi du temps de travail.
Quelles sanctions en cas de manquement au RGPD ?
Jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.
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