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Plan de transport, transport planner, logiciel de planning transport… Pour peu, on se perdrait bientôt dans le vocabulaire très fourni autour de la notion de “planning transport”. De quoi s’agit-il concrètement ? Et comment être certain d’en faire le meilleur usage pour booster son activité de transport ? C’est ce que nous allons voir ensemble dans cet article.
Un planning transport : qu’est-ce que c’est ?
A quoi cela sert ?
Le planning transport, pilier de l’organisation
Un planning transport a un seul mot d’ordre : l’organisation. C’est souvent le pilier sur lequel repose toute une entreprise de transport ou toute une activité liée au transport. Il va affilier chaque conducteur à une mission précise et à sa tournée du jour finalement.
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Attention à bien différencier le planning transport du plan de transport. Un planning de transport dépend avant toute chose de votre plan de transport, c’est-à-dire de la stratégie pour qu’une marchandise soit livrée à son destinataire de la manière la plus efficace possible. Cela passe par l’optimisation du temps des tournées, du prix du carburant, du matériel mis à disposition (camion, etc) et de plus en plus de l’impact carbone qui y est associé. Nous revenons sur cette distinction un peu plus bas.
Le planning de transport, mise en contexte
Regardons les choses simplement : un transporteur ne doit pas seulement s’assurer que son ou ses conducteurs acheminent bien une marchandise d’un point à un autre. Il doit également, et c’est ici que l’opération se corse, optimiser la charge de travail des conducteurs et vérifier que le matériel est utilisé de façon rentable.
En résumé, il faut que le minimum de carburant soit utilisé et que la tournée du chauffeur soit la plus fluide et la plus courte possible… tout cela en tenant compte de tous les aléas d’une journée (confirmation d’ordre de transport tardive, chargement/déchargement qui ne se passe pas comme prévu, litige, retards sur les routes, etc.)
C’est ici que le planning transport joue le premier rôle ! Cet agenda en ligne des conducteurs, si l’on veut pousser la métaphore jusqu’au bout, doit être sans cesse remis à jour. C’est la boussole de l’exploitant pour se repérer dans son activité.
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Plan de transport et planning transport : quelle différence ?
La plupart des entreprises ou des documents en ligne ne semblent pas faire de vraie différence entre un plan de transport et un planning. Mais, comme nous l’avons évoqué ci-dessus, il ne s’agit pas de la même chose même si les deux éléments sont intrinsèquement liés.
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A retenir : le planning transport dépend du plan de transport. C’est une composante logique de celui-ci.
Établir un plan de transport veut dire prendre en compte les paramètre suivants :
anticiper les occupations des quais et des plateformes de chargement et de déchargement (réduction des embouteillages dans les entrepôts et donc de perte de temps) ;
rassembler le maximum de commandes qui peuvent être transportées ensemble pour un rapport coût/impact CO2 positif ;
optimiser les tournées et l’occupation des véhicules (en finir avec les retours des camions à vide) ;
réduire l’empreinte carbone par transport et également de son système de logistique ;
gagner en rentabilité ;
connaître les coûts de ses transports et les faire baisser ;
suivre les flux d’approvisionnement et d’expédition.
Il permet ensuite de déboucher sur un planning de transport, qui lui, sera le plus précis possible, rendant à son tour les conducteurs le plus performant possible.
Les caractéristiques déterminantes du planning de transport
Il n’est donc pas étonnant que la priorité du planning de transport soit d’être :
Facilement compréhensible et lisible ;
Accessible immédiatement.
La prise de décision n’en sera que meilleure.
A quoi un planning transport ressemble-t-il ?
Un planning transport ou “transport planer” ressemble à peu de choses près à un agenda Outlook où tous les conducteurs sont associés à un type de véhicule, à leurs missions et leurs horaires. Tout est regroupé au même endroit de manière lisible.
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Planning transport Excel, papier ou intégré au TMS ?
Le planning chauffeurs est souvent réalisé à la main par les exploitants, qui trouvent cela pratique pour construire les étapes et visualiser tout de suite ce qu’il faut faire. Les codes couleurs et les paramètres pris en compte sont aussi, directement personnalisés avec stylos et autres feutres à disposition. Mais, au moindre changement, il faut tout reprendre et en informer le reste des interlocuteurs sans rien omettre ! Sans compter qu’une quantité de papier énorme est engloutie chaque jour dans cette tâche…
Le planning transport sur Excel est aussi très plébiscité par les professionnels du transport car ils maîtrisent bien l’outil et y sont habitués. Cependant, il est facile de se perdre entre les onglets et le tableur Excel demande tout de même une grande rigueur pour mettre à jour beaucoup d’informations soi-même. Au contraire, un planning transport connecté au reste de vos outils se met à jour instantanément et est pensé pour vous faciliter la tâche avec des filtres et des codes couleur personnalisés.
A qui est-ce utile ?
Les personnes qui bénéficient du planning transport
Un planning transport est utile à tous les acteurs du transport impliqué :
L’exploitant ou transporteur ;
Le conducteur routier ;
Le fournisseur ;
Le client ;
L’agent logistique.
A quels besoins répond le planning transport ?
A quoi veut pallier le planning transport ?
Définir correctement son planning de transport vous permet globalement :
D’être dans les temps et ne pas dépasser vos délais vis à vis de vos clients ;
De prendre du recul et d’avoir une vision d’ensemble sur le transport de vos marchandises ;
De livrer des informations utiles à vos fournisseurs, à vos clients et aux équipes chargées de la gestion des quais et de la logistique.
Les difficultés rencontrées par les transporteurs
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Pour aboutir à la tournée de leurs conducteurs, la plupart des transporteurs utilisent simplement du papier, Excel ou Google Agenda.
Ces outils ne sont cependant pas les plus adaptés puisque les transporteurs ont besoin de se référer à beaucoup plus de critères et de précisions pour prendre des décisions de façon rapide et surtout pertinentes.
Les limitations de ces outils ?
N’assurent pas une sauvegarde ou un historique des opérations effectuées ;
Ne permettent pas forcément de jongler facilement entre différentes activités ;
N’ont pas de filtres intelligents pour classer les ressources ;
Ne permettent pas d’avoir une vue globale sur les transports.
Un logiciel de planification pourra résoudre les problèmes des ressources humaines et matérielles et apporter quelques améliorations pour le filtrage avec des codes couleurs. Mais il ne sera pas d’une grande aide pour faire la différence dès l’élaboration du plan de transport puisque beaucoup de paramètres ne sont pas pris en compte tels que les coûts du transport et des flux d’approvisionnement, le calcul de l’empreinte carbone et l’optimisation des tournées par exemple.
Le planning transport intégré au TMS de Dashdoc
Comment la fonctionnalité du planning transport peut-elle répondre aux besoins des transporteurs et chargeurs ?
Intégré à sa solution TMS, (Transport Management System) de Dashdoc, le planning transport centralise toutes les informations importantes pour l’exploitant.
A l’aide du tableau ci-dessous, nous pouvons voir les problématiques principales des transporteurs et comment la fonctionnalité planning du TMS Dashdoc y répond.
| Problématique | Réponse du TMS Dashdoc avec le planning intégré |
|---|---|
Besoin de réactivité auprès des clients pour livrer au plus vite | Digitalisation des process, dont la lettre de voiture, pour automatiser toutes les étapes et gagner du temps |
La documentation papier ralentit toutes les procédures | Nul besoin de refaire le planning au moindre changement avec la mise à jour en temps réel du planning |
Envoyer la mission au conducteur dès que possible et être sûr qu’il l’ait reçue | Envoi de la mission au chauffeur depuis le planning en un clic, notification directe de sa confirmation ou non |
Voir qui est libre en un clin d’oeil pour effectuer une mission ainsi que le véhicule adéquat | Planning digital très visuel avec les filtres et qui se met à jour en temps réel, prise de décision rapide |
Risque d’information manquante entre les acteurs du transport | Remontée des données en temps réel, connexion entre les fonctions planning, informations des sites, télématiques et outil de facturation : collaboration fluidifiée |
Témoignage de nos clients sur la fonctionnalité planning transport
Les avantages cités
Selon les retours des clients Dashdoc, les avantages sont multiples pour faire tourner leur activité transport :
Formaliser les missions comme vous le souhaitez : tout devient très visuel, inutile de se perdre dans la documentation ;
Filtrer avec les paramètres de Dashdoc mis à disposition et naviguez de façon intuitive : par segment ou par statut par exemple, avec des couleurs associées ;
Voir en quelques secondes parmi ses conducteurs qui a un créneau libre et peut prendre en charge un transport ;
Saisir en un instant quels sont les transports en cours et quelle est leur spécificité (type de marchandises, horaires d’arrivée et de départ aux quais…), gagner en clarté et en productivité ;
Remplir les spécificités d’un ordre de transport directement depuis le planning ;
Envoyer l’ordre de transport en un clic au chauffeur routier ;
Partager les informations de manière automatique : le planning se met à jour pour tous les utilisateurs de la plateforme dès que vous effectuez une action, plus de communication intempestive ;
Eviter de devoir tout reprendre à la main à chaque changement depuis son tableur Excel ou depuis son format papier !
Paroles de clients sur le TMS de Dashdoc et la fonction planning transport
Aujourd’hui, le plus gros avantage de Dashdoc, c’est le gain de temps. On n’a pas besoin de repasser plusieurs fois sur le même transport, entre la création, la réception du bon et la facturation au client.
Les points forts de Dashdoc : la facilité d’utilisation et l’ergonomie. Rapidement, Dashdoc a su devenir un outil incontournable dans notre panoplie d’affréteur moderne !
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Le TMS Dashdoc : aller bien plus loin que le planning
Dashdoc, c’est la solution pour les transporteurs et les chargeurs ambitieux, qui veulent trouver l’outil adapté pour faire progresser toute leur activité transport. Par conséquent, le TMS (Transport Management System) propose bien plus qu’une fonction planning pour y voir plus clair.
Du planning à la facturation, optimisez toutes les opérations avec la dématérialisation des documents : plus de papier égaré, plus de lettre de voiture tardive ou de bon de pesée compliqué à remplir ;
Référez-vous à des KPI clairs : votre TMS devient votre tour de contrôle ;
Réduisez les appels et les emails intempestifs avec vos clients et collaborateurs de 30% ! Gagnez du temps et renforcez vos actions grâce aux remontées d’informations en temps réel ;
Communiquez vite et bien en invitant vos collaborateurs sur une plateforme invitée dédiée et personnalisée ;
Gagnez en performance grâce à la connexion entre tous vos outils : Dashdoc s’interface avec les logiciels que vous utilisez quotidiennement.
Connectée, intuitive et collaborative, la solution Dashdoc intégrant entre autres le planning transport, vous aide à visualiser à l’instant T l’état de vos transports, la disponibilité de vos conducteurs, à attribuer des missions rapidement pour répondre aux besoins de vos clients.
Foire aux questions (FAQ)
Comment élaborer un plan de transport ?
Un plan de transport vous aide à optimiser les tournées de vos véhicules avec des aspects économiques, environnementaux, commerciaux et de qualité, pour livrer la marchandise rapidement et en bonne et due forme.
Pour élaborer un plan de transport, il faut faire attention à la liste de marchandises à transporter, définir leur date d’envoi et d’arrivée estimée, choisir les conducteurs routiers disponibles, le matériel associé pour effectuer les missions et optimiser leur itinéraire.
C’est quoi un planning transport routier ?
Le planning transport dépend du plan de transport. Agenda des conducteurs routiers, agrémenté de données en temps réel, il aide le transporteur à organiser, piloter et suivre tous les transports en un même endroit.
C’est quoi un TMS transport routier ?
Un TMS, abréviation de Transport Management System, est un outil d’aide à la gestion de transport. Il s’agit d’un logiciel connecté aux outils informatiques (ERP et autres outils de facturation) qui a pour but d’augmenter la performance des entreprises ayant une activité transport grâce à une meilleure vision des missions, une création facilitée des ordres de transport, une vue complète et en temps réel des flux de marchandises.
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