La facture de transport sur le plan international : comment ça marche ?

Lorsqu'une entreprise se lance dans des activités commerciales à l'échelle internationale, la gestion des opérations logistiques devient plus complexe… Autrement dit, si vous pensiez que la facturation était compliquée, il faut maintenant penser à la facturation des transports à l’international… Mais rassurez-vous ! Comme Dashdoc a amélioré son module facturation, compris dans sa solution TMS, nous avons décidé d’expliquer dans cet article les incontournables d’une bonne facturation sur le plan international.

Retour aux fondamentaux : comment facturer un transport ?

Les composants de la facturation

Vous n’êtes sûrement pas là par hasard mais un rappel ne fait jamais de mal. Comment une entreprise facture-t-elle ses opérations de transport ? La facturation repose sur plusieurs facteurs très simples : 

• La distance : il s’agit de la distance entre le point d’enlèvement et le point de livraison de la marchandise. 

• Le poids : le poids de la marchandise est également pris en compte, car il influence la quantité de carburant nécessaire et les frais de transport.

• Le type de marchandise : si vous êtes spécialisés dans le transport d’engins spéciaux ou même dans les oeuvres d’art, vous le savez bien, les types de marchandises peuvent nécessiter des précautions spécifiques ou des autorisations particulières. Ce qui demande du temps supplémentaire pour faire les démarches mais aussi des coûts supplémentaires pour adapter la circulation du véhicule.

• Le temps : la durée estimée du transport peut également être un facteur de facturation, car elle affecte les coûts liés aux conducteurs et aux véhicules.

• Les services additionnels : ici on pense notamment au stockage ou à une assurance spéciale, choisie par le client.

• La tarification : l'entreprise de transport utilise généralement un taux ou un tarif de base auquel elle ajoute tous les coûts supplémentaires pour calculer le prix total du transport.

• Les taxes et frais : les taxes gouvernementales, les péages, les frais de douane et autres coûts administratifs sont également pris en compte dans la facturation.

Le calcul de la facturation transport

Si l’on résume les différents points cités au-dessus concernant la facturation transport, nous pouvons en venir à cette formule simplifiée. Celle-ci est bien sûr personnalisée en fonction des entreprises, de leur secteur et de leurs particularités.

Coût du transport = (Distance x Taux par kilomètre) + (Poids x Taux par kilogramme) + Coûts additionnels

On passe au transport international ?

Quelles sont les règles de la facturation internationale pour le transport routier ?

La facturation des transports sera donc soumise à des règles et des réglementations spécifiques en fonction de la nature des marchandises, des pays impliqués, et des accords commerciaux en vigueur.

Les éléments clés à considérer dans la facture de transport internationale

Les incoterms, c’est quoi ?

Les Incoterms (International Commercial Terms) sont des règles internationalement reconnues, comme leur nom l’indique. Elles définissent les responsabilités et les obligations des parties impliquées dans une transaction commerciale internationale. 

Il est essentiel de choisir les Incoterms appropriés pour déterminer qui prend en charge les frais de transport et de douane, ainsi que la responsabilité de la livraison des marchandises.

Exemple appliqué aux Incoterms

Deux parties ont convenu d'utiliser l'Incoterm DAP (Delivered at Place), ce qui signifie que le Transporteur A est responsable de la livraison des marchandises jusqu'à un lieu convenu en France. Voici comment cela pourrait fonctionner :

• Point de livraison convenu : Les parties conviennent que les marchandises seront livrées par le Transporteur A jusqu'à un lieu spécifique en France, par exemple, l'entrepôt du Client B.

Pour ce qui est des responsabilités et des coûts : 

• Le Transporteur A est responsable de l'organisation du transport depuis son lieu d'origine en Italie jusqu'au lieu de livraison convenu en France.

• Le Transporteur A paie les coûts de transport jusqu'au lieu convenu en France, y compris les frais de fret, les frais de déchargement du camion, les droits d'exportation italiens, etc.

• Le Client B est responsable de tous les frais liés à la réception des marchandises en France, y compris les droits d'importation français, les taxes locales, les frais de dédouanement, etc.

• Le risque de perte ou de dommage aux marchandises passe du Transporteur A au Client B au moment où les marchandises sont déchargées du camion au lieu de livraison convenu en France.

Pour ce qui est de la documentation : Le Transporteur A doit fournir les documents de transport nécessaires, tels que la facture et d'autres documents requis par les autorités douanières italiennes et françaises.

Second point clef des règles internationales de facturation : la documentation

Vous devez vous assurer que tous les documents nécessaires sont corrects et complets. Cela inclut les factures commerciales, les documents de douane, les CMR, les certificats d'origine, et tout autre document exigé par les autorités locales et les partenaires commerciaux.

Les taux de change

Les fluctuations des taux de change peuvent avoir un impact sur le coût total de la transaction, il est donc essentiel de surveiller ces fluctuations et de les refléter correctement dans la facture.

Les taxes et les droits de douane

Les taxes et les droits de douane varient d'un pays à l'autre, et ils peuvent représenter une partie significative des coûts de transport international. Assurez-vous de comprendre les obligations fiscales et douanières pour éviter des retards ou des coûts inattendus.

Le processus de facturation : les étapes une à une

Le processus de facturation pour les services de transport international suit généralement ces étapes :

• La collecte des données

Recueillez toutes les informations pertinentes, y compris les documents de transport, les Incoterms, les taux de change, et les détails sur les marchandises.

• La création de la facture

Utilisez un logiciel de facturation, comme celui proposé par Dashdoc dans son module de facturation, intégré au TMS transport. Ou bien utilisez un modèle de facture adapté au commerce international pour créer la facture. Assurez-vous d'inclure tous les détails nécessaires, y compris les coordonnées du destinataire, la description des services, les coûts, et les taux de change le cas échéant.

• La soumission de la facture

Envoyez la facture au destinataire, en vous assurant de respecter les modalités de paiement convenues.

• Le suivi du paiement

Surveillez le paiement de la facture et assurez-vous de suivre toutes les étapes nécessaires pour le recouvrement des paiements.

Facturer un transport en Europe vs sur un autre continent : quelle différence ? 

Il faut porter une attention particulière aux réglementations et aux documents de douane. Ceux-ci engendrent logiquement des frais, de douane et de taxes, différents de ceux de l’Europe. 

FAQ (Foire aux questions)

Est-ce qu’il y a de la TVA sur un transport international ?

Dans le cas des transports internationaux de biens, les trajets effectués en UE peuvent être exonérés de TVA ! Mais sous certaines conditions. Lorsqu’ils sont liés à une importation ou exportation directement, ou pour des marchandises en transit. A l’importation, les transports sont exonérés de TVA de leur point d’entrée en UE jusqu’à la première rupture de charge ou au premier lieu de livraison. La suite est imposable à la TVA. A l’exportation, les transports de marchandises sont exonérés de la TVA. Les transports qui ne font que traverser l’UE sans s’y arrêter sont exonérés de la TVA.

Quelles sont les règles du transport international ?

• Incoterms : Les règles qui définissent les responsabilités dans les transactions internationales.

• Carnet TIR : Un document pour le transit international sans droits de douane.

• Convention CMR : Les règles sur les contrats de transport, la responsabilité, et la documentation.

• Documents de transport : Comme le connaissement CMR et la lettre de voiture internationale.

• Licences et autorisations : Nécessaires pour opérer légalement à l'étranger.

• Réglementations douanières : Comprend la déclaration des marchandises et les documents douaniers.

• Sécurité routière : Les règles de conduite et de sécurité spécifiques à chaque pays.

• Assurances : Nécessaires pour couvrir les risques liés au transport de marchandises.

Ces règles varient selon les pays et les accords commerciaux, et les transporteurs doivent s'y conformer pour des opérations légales et réussies.

Comment facturer un client transporteur à l’étranger ?

• Établissez un accord : Créez un contrat avec les conditions, les tarifs, et les responsabilités clairement définis.

• Utilisez les Incoterms : Utilisez les Incoterms pour préciser les responsabilités et les coûts du transport.

• Documentez tout : Assurez-vous d'avoir une documentation complète, y compris les factures, les bons de livraison, et les documents douaniers.

• Gestion des devises : Tenez compte des taux de change lors de la facturation dans une devise différente.

• Impôts et taxes : Conformez-vous aux réglementations fiscales internationales et indiquez-les sur la facture si nécessaire.

• Modalités de paiement : Spécifiez les délais et les méthodes de paiement acceptées.

• Pénalités de retard : Incluez des clauses de pénalités en cas de retard de paiement.

• Gestion des risques de change : Protégez-vous contre les fluctuations des taux de change si vous opérez dans différentes devises.

• Consultez un expert : En cas de doute, consultez un expert en commerce international pour vous assurer de respecter les règles et les lois applicables.

Peut-on avoir un modèle de facture valable à l’étranger ?

Il n’y a pas vraiment de modèle universel, qui soit valable pour tout pays, même si les mêmes informations reviennent souvent. Cependant, voici un modèle modifiable avec vos propres informations, contenant les champs de facturation les plus courants.

Pour trouver le meilleur logiciel de facturation transport, vous pouvez commencer à faire un benchmark dès maintenant. Vous voulez parler à un conseiller Dashdoc qui maîtrise la facturation sur notre outil en ligne ?