De bewaartermijn voor transportdocumenten

Bij Dashdoc weten we dat de bewaartermijn van transportdocumenten varieert naargelang de aard van de documenten en de wettelijke verplichtingen. Alle vervoerders moeten regelmatig de geldigheid van hun documenten controleren zodat hun bedrijf voldoet aan de wetgeving... en om te voorkomen dat zij door de controles van de administratie worden bestraft! Daarom is het belangrijk om alle vervoersdocumenten goed bij te houden.

Het is bijvoorbeeld net zo belangrijk te weten hoe een vrachtbrief moet worden ingevuld als hoelang deze moet worden bewaard.

Bewaartermijn voor bedrijfsdocumenten

In België, Nederland en Luxemburg is de bewaartermijn voor sociale documenten voor goederenvervoer over de weg drie jaar. Deze bewaartermijn geldt voor de volgende documenten:

• Werktijdregisters

• Loonregisters

• Aanwezigheidsbestanden

• Bezoldigingsgegevens

• Werkverslagen

• Werktijdenregistratie

Het is belangrijk om deze documenten te bewaren omdat ze door de Belgische autoriteiten kunnen worden opgevraagd bij een controle of onderzoek. Het is belangrijk om ze in chronologische volgorde te bewaren en ze ter beschikking te houden van de werknemers en hun vertegenwoordigers.

Geldigheid van vervoersdocumenten 

In België, Nederland en Luxembourg, is de bewaartermijn van de vrachtbrief drie jaar vanaf de datum van ontvangst van de goederen door de geadresseerde of vanaf het einde van het jaar waarin de vrachtbrief is verzonden, indien dit later is.

Ook de huurovereenkomst voor vervoer moet drie tot vijf jaar bewaard worden.

In België en Nederland moet de vrachtbrief worden bewaard gedurende drie jaar vanaf de datum van ontvangst van de goederen door de geadresseerde of, indien dit later is, vanaf het einde van het jaar waarin de vrachtbrief is verzonden. 

In Luxemburg moet dit vijf jaar worden bewaard.

Ten slotte zijn de vrachtbrief voor verhuizing en de CMR (internationale vrachtbrief) volgens het algemeen belastingwetboek 6 jaar geldig.

Fiscale documenten

In België en Nederland moeten de fiscale documenten betreffende het goederenvervoer over de weg worden bewaard gedurende tien jaar na afloop van het jaar waarin zij zijn uitgereikt of ontvangen. Voor Luxemburg is de periode 7 jaar. Deze bewaartermijn geldt voor de volgende documenten:

• Facturen ; 

• Leveringsbonnen ;

• Betaalbewijzen ;

• Boekhouding.

  Ik beheer mijn dematerialisatie met Dashdoc

Boekhoudkundige documenten

In de Benelux moeten de boekhoudkundige documenten betreffende het goederenvervoer over de weg worden bewaard gedurende tien jaar na het einde van het jaar waarin zij zijn afgegeven of ontvangen. Deze bewaartermijn geldt voor de volgende documenten:

• Rekeningen

• Boekhouding

• Financieel dagboek

• Balansen

• Winst- en verliesrekeningen

Documenten van het personeel

In de Benelux moeten documenten in verband met het personeel van het wegvervoer worden bewaard gedurende vijf jaar na het einde van het jaar waarin zij zijn afgegeven of ontvangen. Deze bewaartermijn geldt voor de volgende documenten:

• Werknemersgegevens

• Werktijdenregistratie

• Salarisgegevens

• Aanwezigheidsbestanden

• Bezoldigingsgegevens

• Werkverslagen

• Werktijdenregistratie.

Commerciële documenten

In België, Luxemburg en Nederland moeten de handelsdocumenten betreffende het goederenvervoer over de weg worden bewaard gedurende vijf jaar na het einde van het jaar waarin zij zijn afgegeven of ontvangen. Deze bewaartermijn geldt voor de volgende documenten

• Vervoerscontracten

• Inkooporders

• Facturen

• Verkooprecords.

Ook douanedocumenten en aanbestedingscontracten moeten vijf jaar worden bewaard.

Wat moet ik weten over de bewaartermijn voor vervoersdocumenten in het algemeen?

Het bewaren van vervoersdocumenten heeft verschillende voordelen. Eerst en vooral is het belangrijk om deze documenten te bewaren in geval van een belastingcontrole of voor geschillenbeslechting.

Digitalisering van transportdocumenten

Digitalisering is een van de doeltreffendste methoden om transportdocumenten op te slaan. Het is niet alleen de sleutel tot betrouwbare en snelle gegevensuitwisseling, maar het bespaart u ook veel tijd. Dashdoc biedt bedrijven bijvoorbeeld de elektronische vrachtbrief.

Het geconnecteerde eCMR-systeem biedt veel voordelen:

1. Het gemakkelijker maken van het opslaan van transportdocumenten: om uw documenten op te slaan, hoeft u ze niet langer op te bergen in kasten of op planken. Het is voldoende om ze te digitaliseren en op een digitale opslagmedium naar keuze op te slaan.

2. Een betere beveiliging van documenten: in het voorbeeld van de transportbrief wordt digitalisatie belangrijk voor verantwoordelijkheids- en verzekeringsgeschillen. Digitalisatie garandeert de integriteit van dit transportcontract en biedt tegelijkertijd een beveiligde opslag.

3. Vermindering van het gebruik van papier: het gebruik van gedigitaliseerde documenten in de wegtransportsector kan leiden tot aanzienlijke besparingen op de beheerskosten. Het gebruik van inkt, papier en verzendkosten zal beperkt zijn.
   

Archivering van transportdocumenten

Het bedrijf zal gemakkelijk de wettelijke termijnen kunnen naleven en tegelijkertijd de integriteit, traceerbaarheid, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van de gearchiveerde papieren kunnen garanderen.

Het behoud van de authenticiteit van het document vereist wel enige externe deskundigheid. Maar het is een investering die de moeite waard is, omdat er zo wordt voorkomen dat er duizenden euro's aan boetes moeten worden betaald.

Ten slotte is het belangrijk te weten dat de vervoerder alleen documenten kan archiveren die geen persoonsgegevens bevatten.

Sancties voor ongepaste bewaarmethoden

Aan de vervoerder kunnen sancties worden opgelegd indien deze ongeschikte methoden gebruikt voor de opslag van transportdocumenten.

Niet alleen de frequentie is verhoogd, maar ook de boetes zijn hoog, en dit geldt voor heel Europa, niet alleen in de transportsector. Onlangs kreeg de autoverzekeringsmaatschappij Active Assurances een boete van 180.000 euro opgelegd wegens wanbeheer van vertrouwelijke klantgegevens.