Vervoerder en bestuurder kijken naar wegdocumenten

Documenten voor goederenvervoer over de weg

VervoerderLader

door Clémence Levieil, 1/30/2023

7 minuten lezen

De documenten voor het vervoer over de weg zijn het bewijs dat elke vervoerder moet hebben om legaal te kunnen werken. De kleinste nalatigheid kan immers leiden tot zware sancties voor het bedrijf dat de fout begaat. Bovendien is documentatie de basis van logistieke activiteiten. Of het nu gaat om de goederen, het voertuig, de chauffeur of het bedrijf zelf, er zijn veel verplichte documenten voor elke situatie. Dashdoc zal u helpen om alles beter te begrijpen.

Documenten voor alle bestuurders op de weg

Enerzijds vereist artikel R233-1 van de Wegcode dat elke bestuurder van een motorvoertuig de volgende bewijzen bij zich heeft:

  • Rijbewijs ;

  • Kentekenbewijs of inschrijvingsbewijs (voor het voertuig) ;

  • Attest voor de opleiding van chauffeurs voor wegvervoer en andere relevante chauffeurs.

In België, Nederland en Luxemburg, moet u om te bewijzen dat u een geldige verzekering heeft voor een vrachtauto, groene kaart laten zien. Deze kaart wordt afgegeven door uw verzekeringsmaatschappij en geeft aan dat uw voertuig gedekt is voor de op het document vermelde periode. Deze moet bij elke controle door de politie of de overheid worden getoond.

Het is belangrijk om te weten dat de groene kaart alleen geldig is als deze wordt vergezeld van het kentekenbewijs van het voertuig en het rijbewijs van de bestuurder. Als u in het bezit bent van deze documenten, bent u in orde met de verzekering.

Het is ook aan te raden om een kopie van uw verzekeringscontract in uw voertuig te bewaren, zodat u dit indien nodig kunt laten zien. Als u betrokken bent bij een verkeersongeval, moet u ook een verzekeringsverklaring kunnen laten zien op verzoek van de andere partij of de overheid.

Ik beheer mijn dematerialisatie met Dashdoc

Hieronder volgt een lijst van verplichte documenten voor voertuigen:

  1. De registratiekaart: dit is een officieel document waarop staat van wie het voertuig is. De inschrijving van een voertuig is verplicht en moet bij elke politiecontrole worden getoond.

  2. Het kentekenbewijs: dit is een document dat de inschrijving van een voertuig bij een bevoegde instantie bevestigt.

  3. Rijbewijs: dit is een document waaruit blijkt dat de bestuurder een opleiding heeft gevolgd en geslaagd is voor een rijexamen. Het is vereist om een voertuig op de openbare weg te besturen.

  4. Vervoersovereenkomst: dit is een document waarin de voorwaarden voor het vervoer van een zending tussen een verlader en een vervoerder worden vastgelegd.

  5. Vrachtbrief: dit document hoort bij de vracht en geeft informatie over de levering, zoals de naam en het adres van de ontvanger, het gewicht en het volume van de vracht, enz.

  6. De bestuurderskaart: dit is een document dat de identiteit en de bekwaamheid van de bestuurder aantoont. Het is verplicht voor alle beroepschauffeurs.

  7. Technische keuring: dit document toont aan dat het voertuig een veiligheidsinspectie heeft ondergaan en dat het voldoet aan de geldende normen. Het is verplicht voor alle voertuigen ouder dan 4 jaar.

  8. De vervoerderskaart: dit document bewijst de inschrijving van een vervoersonderneming in het vervoerdersregister. Het is verplicht voor alle transportbedrijven die in België actief zijn.

  9. De vervoersvergunning: dit document laat zien dat men over de nodige vergunningen beschikt om de activiteit van vervoersondernemer uit te oefenen. Het is verplicht voor alle transportbedrijven die in België actief zijn.

  10. De aangifte van een voertuig voor beroepsdoeleinden: met dit document kan een voertuig voor beroepsdoeleinden worden aangegeven bij de Belgische overheid. Het is verplicht voor alle voertuigen die in het kader van een beroepsactiviteit worden gebruikt.

Welke documenten moeten getoond worden voor goederen die vervoerd worden?

In België, Nederland en Luxembourg zijn er verschillende documenten die verplicht zijn voor goederen die vervoerd worden. Hier zijn enkele voorbeelden:

  • De leverbon: dit is een document dat de lading vergezelt en dat informatie over de levering bevat, zoals de naam en het adres van de ontvanger, het gewicht en het volume van de lading, enz.

  • Douaneverklaring: met dit docuemnt kan een lading bij de douane worden aangegeven voor de betaling van rechten en belastingen. Het is verplicht voor alle vervoerders die in- of uitvoeren.

  • CMR-document: in dit document staan de voorwaarden die zijn vastgelegd voor het vervoer van een lading tussen een verlader en een vervoerder. Het is verplicht voor alle goederenvervoer binnen Europa.

  • Certificaat van oorsprong: in dit document staat de oorsprong van de vervoerde goederen. Het is verplicht in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld wanneer goederen onderworpen zijn aan douanerechten of quota.

  • Het gezondheidscertificaat: dit is een document waaruit blijkt dat de vervoerde goederen voldoen aan de geldende gezondheidsnormen. Het is verplicht voor bepaalde soorten producten, zoals levensmiddelen of levende dieren.

  • Commerciële factuur: hierin staat informatie over de verkoop van de goederen, zoals prijs, hoeveelheid, soort product, enz. Het is verplicht voor alle commerciële transacties. Het is verplicht voor alle commerciële transacties.

Een vrachtlijst of ladingverklaring niet vereist, in tegenstelling tot Frankrijk. In plaats daarvan is er wel een leveringsbon nodig!

Vervoer van gevaarlijke goederen

In Europa wordt het vervoer van gevaarlijke goederen geregeld door een speciale overeenkomst : de ADR.

Wat is een ADR precies?

De ADR (Akkoord betreffende het internationale vervoer van gevaarlijke goederen over de weg) is een internationaal akkoord dat de regels en reglementen in verband met het vervoer van gevaarlijke goederen over de weg vastlegt. Deze goederen zijn meestal chemische producten, explosieven, gas, radioactieve stoffen, enz. die een risico kunnen vormen voor de veiligheid en de gezondheid van mensen en het milieu.

De ADR is van toepassing op alle vrachtwagens die goederen vervoeren op de wegen van de Europese Unie en sommige derde landen. Het omvat ook de laad- en losactiviteiten van gevaarlijke goederen, evenals hun opslag en behandeling.

Bestuurders van vrachtwagens die gevaarlijke goederen vervoeren, moeten worden opgeleid en in het bezit zijn van een geldig ADR-rijbewijs. De vrachtwagen moet ook zijn uitgerust met specifieke veiligheidsvoorzieningen en duidelijk zichtbaar zijn gemarkeerd om het vervoer van gevaarlijke goederen aan te geven.

Opstelling van de verklaring van lading van gevaarlijke goederen

De verklaring van lading van gevaarlijke goederen moet door de afzender opgesteld en ingediend worden.

De wet schrijft geen bijzondere vorm voor de opstelling van dit document voor. Het mag ook in het Frans of het Engels worden geschreven:

  • De klasse van de goederen, de bestemming en het UN-nummer;

  • De officiële vervoersbenaming met de technische benaming;

  • De verpakkingsgroep (PG) die aan de stof is toegekend;

  • Het aantal pakketten;

  • Een gedetailleerde beschrijving van de pakketten;

  • De totale hoeveelheid gevaarlijke goederen: (gewicht, soort, volume, in netto- en/of brutomassa);

  • De naam van de afzender;

  • Het adres van de afzender;

  • De naam van de geadresseerde;

  • Het adres van de geadresseerde; 

  • De verklaring waaruit blijkt dat de vervoerde goederen toegelaten zijn voor vervoer en dat de verpakking en etikettering voldoen aan de eisen.

Verplichte douanedocumenten

Sommige douanedocumenten zijn verplicht voor het invoeren en uitvoeren van goederen op internationaal niveau:

  • Uniek Administratief Document (UAD): dit is een vrij compact document met 8 exemplaren + 1 exemplaar PAC (nr. 9). Het controleert en volgt de bewegingen van goederen die onder het accijnzenstelsel vallen; 

  • Transitdocument (T1, T2...): deze documenten stellen bedrijven in staat om goederen van derde landen te verplaatsen waarvoor nog geen douaneregeling is toegewezen ; 

  • TIR-carnet (Transit International Routier): dit wordt gebruikt voor internationaal wegvervoer en bewijst het bestaan van de internationale garantie met betrekking tot de rechten en belastingen voor de onder de TIR-regeling vervoerde producten ;

  • Het certificaat inzake goederenverkeer EUR: dit formulier dient om aan te tonen dat de goederen afkomstig zijn uit EU-landen en bestemd zijn voor derde landen die overeenkomsten hebben gesloten op grond waarvan zij een voordelige behandeling kunnen genieten.

De documenten waarin het besluit van 9 november 1999 en de vervoerscode staat

  • De nationale vrachtbrief (artikel R3411-13 1°);

  • de voorafgaande CMR (internationale vrachtbrief) en de desbetreffende vrachtbrieven voor alle cabotageverrichtingen (voor cabotagezaken);

  • Een communautaire vergunning of een kopie van de vergunning voor binnenlands vervoer (artikel R3411-13 1°);

  • Bewijs van huur van het voertuig met of zonder bestuurder (artikel R3411-13 3°);

  • De pas voor voertuigen die asbelasting moeten betalen;

  • Het bestuurdersattest indien de bestuurder onderdaan is van een staat die niet onder de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte valt (artikel R3411-13 4°);

  • Een samenvattende beschrijving van de lading: de aard, de hoeveelheid, het gewicht of het volume van de goederen worden in dit document vermeld.

In de Benelux varieert de bewaartermijn voor vervoersdocumenten van 3 tot 6 jaar. Voorbeeld: 

DocumentDuur

De leverbon

6

De douaneaangifte

3

CMR-document

3

Certificaat van oorsprong

3

Gezondheidscertificaat

3

Commerciële factuur

6

Vind je dit artikel leuk? Dan zul je onze selectie ook leuk vinden

Abonneer je op onze nieuwsbrief!