TMS versus Excel : lequel choisir ?

Comparatif honnête entre Excel et un TMS pour gérer ses transports.

Dans beaucoup d'entreprises de transport, tout commence par un fichier Excel : un onglet pour le planning, un pour les clients, un pour la facturation. Puis le fichier grossit, se duplique, et devient difficile à tenir.

Voici une comparaison honnête entre Excel et un TMS pour gérer ses transports, et les signes qui montrent qu'il est temps de changer.

Ce qu'Excel fait bien

• Le coût : il est déjà sur tous les ordinateurs.

• La souplesse : chacun construit le tableau dont il a besoin.

• La prise en main : tout le monde sait s'en servir.

• Les calculs ponctuels : grilles tarifaires, simulations de coût de revient, analyses.

Pour une petite flotte avec des flux réguliers, un bon modèle Excel peut suffire. Dashdoc propose d'ailleurs un modèle de planning gratuit.

Les limites d'Excel pour gérer le transport

• La ressaisie : la même commande est saisie dans le planning, puis dans le document de transport, puis dans la facture.

• Les versions multiples : plusieurs exploitants, plusieurs fichiers, et personne ne sait lequel est à jour.

• Aucun lien avec le terrain : les conducteurs appellent pour signaler un retard ou une livraison, et l'information est recopiée à la main.

• Les documents à part : lettres de voiture et preuves de livraison restent sur papier ou dans les e-mails.

• Les erreurs de facturation : prestations oubliées, mauvais tarif, pied de facture mal calculé.

• La sécurité : un fichier supprimé ou corrompu, et l'historique disparaît.

Ce qu'apporte un TMS

• Une seule saisie : la commande alimente le planning, les documents et la facture.

• Un outil partagé en temps réel entre exploitants, conducteurs, facturation et clients.

• Le lien avec le terrain : l'application conducteur fait remonter chaque étape, signature et photo.

• Des documents numériques : eCMR et lettre de voiture électronique signées et archivées.

• Une facturation automatique dès la fin du transport, avec les tarifs et les surcharges appliqués.

• Des indicateurs : rentabilité, ponctualité, litiges, émissions de CO2.

Tableau récapitulatif : Excel versus TMS

Quand passer d'Excel à un TMS ?

• Vos exploitants passent plus de temps à saisir qu'à organiser.

• Vous facturez avec plusieurs jours ou semaines de retard, faute de documents.

• Vos clients appellent pour savoir où en est leur livraison.

• Vous découvrez des prestations non facturées.

• Vous ne savez pas quels clients ou quelles tournées sont rentables.

Pour estimer le budget, voir notre article sur le prix d'un logiciel TMS.

Passer d'Excel au TMS Dashdoc

Avec le TMS Dashdoc, vos commandes, votre planning, vos documents et vos factures sont réunis dans un seul outil. Les conducteurs utilisent l'application mobile, vos clients suivent leurs livraisons sur leur portail, et la facture part dès la fin du transport.

Votre planning tient encore dans un fichier Excel ?

FAQ TMS versus Excel

Peut-on gérer son transport sur Excel ?

Oui, pour une petite activité avec des flux simples. Au-delà, la ressaisie et le manque de lien avec le terrain deviennent coûteux.

Quelle est la principale différence entre Excel et un TMS ?

Excel est un tableur qu'il faut remplir à la main. Un TMS est un outil partagé qui relie commandes, planning, conducteurs, documents et facturation.

Un TMS remplace-t-il complètement Excel ?

Pour les opérations, oui. Excel reste utile pour des analyses ponctuelles, à partir des exports du TMS.

Combien de temps faut-il pour passer à un TMS ?

Cela dépend de la taille de l'activité et des intégrations. Un TMS en SaaS se met en place plus vite qu'un logiciel sur mesure.