Pourquoi adopter un TMS plutôt que rester sur Excel ?

TransporteurChargeur

par Clémence Levieil, le 12/2/2022

5 min de lecture

Optimiser sa gestion des transports n’est pas chose facile : c’est même tout un métier ! Les responsables transport sont bien placés pour le savoir. Pourtant, beaucoup continuent encore à travailler avec des outils peu adaptés… comme un tableur Excel, pour presque toutes leurs tâches ! Quelles sont ses limites ? Pourquoi passer au TMS ?

L’accumulation de données

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Le saviez-vous ? Plus de 37,5% des entreprises suivent leurs coûts de transport via l’utilisation d’un tableur.

Pourtant, la digitalisation des entreprises remet de plus en plus en question le recours systématique à cet outil pour les équipes au sein des sociétés de transport, notamment en logistique et supply chain

Les données sont de plus en plus nombreuses et les entreprises se les arrachent car elles constituent une mine d’or pour en savoir plus sur ses clients et potentiels nouveaux clients. Mais, pour analyser et optimiser ses données transport, quoi de mieux que les stocker sur Excel et les classer ?

Or, les data sont bien trop nombreuses à présent pour être analysées de façon optimale sur Excel et surtout, difficile de se dire qu’elles sont bel et bien représentatives de la réalité à un moment T alors qu'elles grandissent en permanence ! Un TMS (Transport Management System) est bien plus puissant à ce niveau là : les analyses permettent même de dessiner des prédictions ultra précises. 

TMS versus Excel : qui est le plus collaboratif ?
TMS versus Excel : qui est le plus collaboratif ?

Le TMS : un outil collaboratif 

Le logiciel de transport qui s’adapte à la taille de votre entreprise

Un TMS est une solution rodée pour les entreprises de toute taille ! Allant de la PME à la multinationale.

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A titre d’exemple, le TMS Dashdoc est déployé aussi bien chez des transporteurs locaux comme Ecologistique, que chez des grands groupes, comme le groupe Mousset.

Alors que des feuilles de calcul Excel rendent difficile la mise à l'échelle, la collaboration et l'organisation des documents, un TMS s’adapte aux différents enjeux d’une entreprise. Excel ne vous apporte pas de véritable gestion des documents, seulement une classification.

Le logiciel de transport qui relie toutes les parties prenantes du transport

Agir en même temps sur le même fichier en essayant de sauvegarder sans écraser les données d’un autre utilisateur, cela vous rappelle des situations épineuses ? Même s’il est tout à fait possible de partager facilement un tableur Excel à d’autres membres de votre équipe ou à d’autres collaborateurs, notamment avec le Cloud, cela n’a rien à voir avec la mise en commun d’informations grâce à un logiciel de transport connecté, comme le TMS.

A l’intérieur d’un TMS, toutes vos données sont regroupées que ce soit vos data directement rattachées aux transports, lettres de voitures inclues, mais aussi toutes celles générées par vos outils de travail : télématique, outil de comptabilité et facturation, bourse de fret, etc. Le résultat ? Un reflet précis de votre activité.

Le TMS pousse l’interconnexion jusqu’au bout en vous permettant d’exporter les données voulues sous format Excel. Ainsi, vous pouvez les partager avec tout type de collaborateur ou prestataire qui n’est pas présent sur la plateforme ou qui n’est pas encore passé sur le portail invité de votre TMS.

Chargement : utilisation du TMS entre les parties prenantes du transport
Chargement d'un transport


Automatisation et gestion des opérations de transport habituelles

Si l’on devait simplement résumer l’utilisation d’un tableur par rapport à celle d’un TMS, elle tiendrait en un mot : automatisation. Là où Excel vous demande tout de même de construire les règles initiales du tableur, un TMS possède un fonctionnement d’Intelligence Artificielle. Vous gérez dès lors votre flotte et vos tournées très facilement avec l’automatisation des process et de la prise de décision.

En tant que transporteur, le TMS vous aide à gagner du temps en : 

  • Vous évitant la double saisie et les erreurs quotidiennes ;

  • Vous épargnant des litiges (cf documents et informations remontés à temps) ;

  • Vous aidant à automatiser la réception de commandes et l’envoi de missions aux chauffeurs.

En tant que chargeur, le TMS prend le devant sur Excel car : 

  • Vous attribuez et validez vos transports en vous basant directement sur les grilles tarifaires proposées ;

  • Vous vous fiez à des KPI updatés en temps réel ;

  • Vous pouvez automatiser la pré-facturation.


Photo prise de l'intérieur d'une voiture montrant l'autoroute avec deux camions

Que vous permet de faire un TMS concrètement ?

Découvrez toutes les fonctionnalités d'un logiciel de transport en ligne et en quoi il peut apporter de multiples améliorations dans votre entreprise.

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Solution pensée pour un secteur défini versus solution ouverte

Excel est un outil très puissant destiné à absolument tous les types de postes dès lors qu’ils ont besoin de créer un tableau et d’analyser des données clefs. Encore faut-il savoir quelles données manipuler et lesquelles mettre en avant. Il faut donc passer par une construction rigoureuse de ses propres tableurs et recourir soi-même à des tableaux croisés dynamiques.

Un logiciel de transport en ligne est pensé pour les transporteurs et les chargeurs afin qu’ils l’appliquent directement à leur secteur professionnel. A l’image du TMS de Dashdoc, les données (relatives aux conducteurs, factures, bons de commandes, données sur la consommation carburant et l’aspect technique de la flotte…) sont présentées de façon pertinente pour aller à l’essentiel rapidement.

L’interface est ergonomique, agréable et facile à prendre en main. Ainsi, plus de perte de temps pour chercher une information, appeler un prestataire ou envoyer des emails.

Chaque poste peut avoir son propre tableau de bord et définir ses KPI : exploitant, chef d’entreprise, responsable transport et logistique, etc.

Un TMS, en comparaison avec Excel, rassemble donc les qualités suivantes : c’est un outil pointu, collaboratif, intuitif et plutôt rapide à déployer.

Tableau récapitulatif : Excel versus TMS

Points différenciantsExcelTMS
Formation nécessaire pour la prise en main
Peu cher, voire gratuit
Va plus loin que le tri des données
Automatise la prise de décisions
Aide à faire passer son entreprise au niveau supérieur
Rend la collaboration très simple
Rassemble tous les différents documents de transport en un endroit (pas seulement des chiffres)
Accès au logiciel/documents depuis n'importe quel endroit ou support
Arguments Excel ou TMS ?

Foire aux questions (FAQ)

Pour une entreprise multinationale : faut-il utiliser Excel ou un TMS ?

Les tâches réalisées sur Excel et les tâches réalisées sur le TMS sont distinctes et lorsqu’une entreprise est implantée sur le marché international, il faut qu’elle combine les deux.

Excel reste un outil performant déjà maîtrisé par la plupart de vos équipes, vous économisez du temps de formation et pouvez l’adapter à un besoin précis, notamment grâce aux fameuses macros d’Excel.

Est-il dangereux d’utiliser Excel à la place d’un TMS ?

Excel est le meilleur outil pour démarrer et installer ses process internes dans une entreprise. Les entreprises de transport ou reliées à l’activité transport l’utilisent surtout pour avoir un historique des informations basiques : départ de mon transport, arrivée de mon transport, qui est le transporteur. Un TMS peut faire la différence car il cherche à faire grandir l’activité. Il croise les données pour faire des prédictions. Plus qu’un outil d’enregistrement, il devient un outil d’audit, de géolocalisation, de codage et de prédiction.

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