Pour tout type de document de transport, il existe une durée minimum de conservation à respecter car ces justificatifs sont à présenter en cas de contrôles.

En cas de contrôle sur route, de contrôle en entreprise ou de litige avec un client, ce sont vos documents qui font la preuve. Encore faut-il les avoir gardés assez longtemps.

Voici la durée de conservation des documents de transport, document par document, avec le texte qui la fixe.

Tableau récapitulatif des durées de conservation

Document

Durée minimale

Texte de référence

Lettre de voiture, état récapitulatif, lettre de voiture de déménagement, feuille de location

2 ans

Arrêté du 9 novembre 1999, art. 10

Feuilles d'enregistrement et impressions du chronotachygraphe

1 an après utilisation

Règlement (UE) 165/2014, art. 33

Données téléchargées du chronotachygraphe

12 mois après l'enregistrement

Règlement (CE) 561/2006, art. 10

Attestations de téléchargement

1 an

Arrêté du 6 juillet 2005, art. 3

Livres comptables et pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison, factures)

10 ans après la clôture de l'exercice

Code de commerce, art. L123-22

Documents fiscaux

6 ans

Livre des procédures fiscales, art. L102 B

Déclarations en douane

3 ans

Code des douanes de l'Union, art. 51

Bulletins de paie (double), contrats de travail, salaires

5 ans

Code du travail

Décompte de la durée du travail

1 an

Code du travail, art. D3171-16

Contrats commerciaux et correspondance commerciale

5 ans

Prescription de droit commun

Combien de temps conserver une lettre de voiture ?

L'article 10 de l'arrêté du 9 novembre 1999 impose à l'entreprise de transport de conserver la lettre de voiture pendant 2 ans, pour la présenter aux agents de contrôle. La même durée s'applique à l'état récapitulatif, à la lettre de voiture de déménagement et à la feuille de location d'un véhicule avec conducteur.

Depuis l'arrêté du 6 décembre 2017, la lettre de voiture peut être établie sur papier ou sous forme électronique. La durée de conservation est la même dans les deux cas.

L'arrêté vise les contrats de transport routier de marchandises intérieurs ou internationaux. Pour un transport international, le document est la CMR.

La lettre de voiture ou la CMR signée par le destinataire sert aussi de preuve de livraison à l'appui de la facture. Pour un litige ou un contrôle comptable, la solution la plus prudente est donc de la garder aussi longtemps que vos pièces comptables, soit 10 ans.

Combien de temps conserver les données du chronotachygraphe ?

  • Les feuilles d'enregistrement et les impressions se conservent au moins un an après leur utilisation, dans l'ordre chronologique et sous une forme lisible (règlement (UE) 165/2014, article 33).

  • Les données téléchargées se conservent au moins 12 mois après leur enregistrement, et doivent être présentées aux agents de contrôle sur demande (règlement (CE) 561/2006, article 10).

  • Les attestations de téléchargement, ou d'impossibilité de téléchargement, se conservent un an (arrêté du 6 juillet 2005, article 3).

Le téléchargement doit être fait au moins tous les 90 jours pour l'unité embarquée du véhicule et tous les 28 jours pour la carte conducteur (règlement (UE) 581/2010). Pour les règles de conduite, consultez notre tableau des temps de conduite et de repos.

Documents comptables et fiscaux

Les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire) et les pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison, factures clients et fournisseurs) se conservent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (Code de commerce, article L123-22). Les comptes annuels aussi.

Les documents sur lesquels l'administration fiscale peut exercer son droit de contrôle se conservent 6 ans (Livre des procédures fiscales, article L102 B). Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ont été établis.

Documents de douane

Les déclarations en douane et leurs justificatifs se conservent au moins 3 ans (Code des douanes de l'Union, règlement (UE) 952/2013, article 51).

Documents du personnel

  • Double des bulletins de paie : 5 ans.

  • Contrats de travail, salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte : 5 ans.

  • Registre unique du personnel : 5 ans après le départ du salarié.

  • Documents relatifs aux charges sociales : 3 ans.

  • Décompte de la durée du travail : 1 an.

Documents de la société et documents commerciaux

  • Statuts : 5 ans après la radiation de la société du registre du commerce.

  • Feuilles de présence, rapports de gestion et rapports des commissaires aux comptes : les 3 derniers exercices.

  • Contrats commerciaux, correspondance commerciale et documents bancaires : 5 ans.

  • Police d'assurance : 2 ans après sa résiliation.

  • Actes d'acquisition de biens immobiliers : 30 ans.

Conserver ses documents de transport sans papier

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FAQ sur la conservation des documents de transport

Combien de temps garder une lettre de voiture ?

2 ans au minimum dans l'entreprise de transport (arrêté du 9 novembre 1999, article 10). Comme elle sert aussi de preuve de livraison, il est prudent de la garder 10 ans avec les pièces comptables.

Une lettre de voiture électronique a-t-elle la même valeur ?

Oui. Depuis l'arrêté du 6 décembre 2017, la lettre de voiture peut être établie sous forme électronique, avec la même durée de conservation.

Combien de temps conserver les données du chronotachygraphe ?

Au moins 12 mois pour les données téléchargées, et au moins un an après utilisation pour les feuilles et les impressions.

Combien de temps conserver une facture de transport ?

10 ans à compter de la clôture de l'exercice, comme toutes les pièces justificatives comptables.