Software de Gestión del Transporte (TMS)

¿Qué es el Software de Gestión de Transporte (TMS)?

El Software de Gestión de Transporte (TMS) es una plataforma digital que planifica, ejecuta y optimiza el movimiento de mercancías, proporcionando visibilidad y control del transporte por carretera desde el pedido hasta la entrega. En la práctica, un TMS centraliza tareas como la selección de transportistas, la planificación de rutas, el despacho, el seguimiento en tiempo real, la prueba de entrega y la facturación del flete, ayudando a cargadores, transportistas y proveedores de servicios logísticos a reducir costes y mejorar los niveles de servicio. Para empresas con flota propia, esto se entrelaza con la gestión de flotas, desde la visibilidad operativa hasta el mantenimiento y la telemática.

Un TMS moderno conecta personas, procesos y datos a lo largo de toda la cadena de transporte. Automatiza decisiones rutinarias (como la tarifación y la licitación), orquesta flujos de trabajo (como la consolidación de cargas y la planificación de muelles) y consolida datos operativos para ofrecer información accionable. En el transporte por carretera, el TMS suele integrarse con sistemas de telemática/ELD, herramientas eCMR/ePOD y plataformas ERP/WMS para crear un flujo de información continuo. Si todavía gestionas el transporte con hojas de cálculo, revisa esta comparativa TMS vs Excel (leer más).

Cómo funciona un TMS en el transporte por carretera

En carretera, un TMS comienza importando pedidos desde un ERP o mediante entrada manual. A continuación, agrupa los pedidos en cargas optimizadas basándose en restricciones como la capacidad del vehículo, ventanas de entrega, horas de conducción y restricciones viales. Los planificadores utilizan el TMS para seleccionar transportistas o asignar recursos de la flota propia, considerando tiempos de tránsito, costes y desempeño del servicio.

Una vez despachadas, las órdenes se comunican a los conductores a través de una app móvil o dispositivo embarcado. El GPS y la telemática permiten el track & trace en vivo, actualizaciones de hora estimada de llegada (ETA) y alertas de excepción por retrasos, citas perdidas o desviaciones de temperatura en mercancías sensibles. A la entrega, los conductores capturan la prueba electrónica de entrega (ePOD)—firmas, fotos y sellos de tiempo—que vuelve al TMS para confirmación instantánea y preparación de la facturación. Por último, el TMS concilia facturas de transportistas, audita recargos y genera KPIs para la mejora continua.

Beneficios clave y componentes fundamentales

• Planificación y optimización: construcción de cargas, ruteo multiparada, cálculo de kilometraje y optimización de rutas para reducir kilómetros en vacío y consumo de combustible.

• Gestión de transportistas y tarifas: tarifas centralizadas, contratos, ofertas spot y selección automática de transportista en función de precio y servicio.

• Licitación y despacho: licitación digital a transportistas, reglas de asignación y despacho en un clic a conductores de flota.

• Visibilidad en tiempo real: seguimiento en vivo, predicción de ETA, geovallas y gestión de excepciones para actuar de forma proactiva ante retrasos.

• Prueba de entrega y documentación: ePOD, eCMR, impresión de CMR, documentación de mercancías peligrosas y referencias aduaneras cuando aplique. Un TMS digitaliza y centraliza los documentos de transporte de mercancías.

• Cumplimiento y seguridad: control de horas de conducción, restricciones de vehículo y monitorización de temperatura mediante integraciones telemáticas.

• Auditoría y pago del flete: conciliación automática de facturas, detección de discrepancias e imputación de costes por envío o cliente.

• Analítica e informes: puntualidad, coste por parada, utilización, estimaciones de emisiones de CO₂ y métricas de atención al cliente.

• Integraciones: APIs ERP/WMS/TMS, EDI, telemática/ELD, cita de muelles, gestión de patios y sistemas contables y de factura electrónica obligatoria.

Ejemplo real

Un distribuidor de alimentos de tamaño medio realiza entregas diarias multiparada a supermercados de una región. Con un TMS, el planificador importa cada mañana los pedidos desde el ERP. El TMS sugiere rutas optimizadas que respetan ventanas de entrega y capacidades de vehículo, emparejando cargas refrigeradas con vehículos homologados. Despacho envía las rutas a las apps móviles de los conductores, mostrando la secuencia de paradas y notas de manipulación especial.

Durante el día, los responsables de tienda y los equipos de atención al cliente siguen los camiones en un mapa en vivo con ETAs. Cuando surgen retrasos por tráfico, el TMS señala las paradas en riesgo y propone una resecuenciación para proteger las ventanas críticas. En cada tienda, el conductor captura ePOD con fotos de discrepancias. Al final del día, el TMS consolida costes por ruta, audita recargos de combustible y actualiza los paneles de rendimiento, revelando una reducción del 12% en los kilómetros recorridos y una mejora medible en la puntualidad de entrega.

Contexto sectorial y casos de uso

• Cargadores: orquestar transporte contratado y spot, garantizar el cumplimiento de niveles de servicio y agilizar la liquidación del flete.

• Transportistas: optimizar el despacho y la asignación de conductores, reducir viajes en vacío y mejorar la visibilidad al cliente con seguimiento en vivo; todo ello reforzando la gestión de flotas.

• 3PL y brokers: gestionar carteras multicliente, automatizar la licitación y ofrecer portales de marca blanca para actualizaciones de estado.

El TMS es especialmente impactante en cargas por carretera sensibles al tiempo, como reposición retail, distribución de paquetes y palés, recambios de automoción y logística a temperatura controlada.

Conclusión

El Software de Gestión de Transporte (TMS) ofrece a los equipos de transporte por carretera control de extremo a extremo—desde la planificación y el despacho hasta el seguimiento, la prueba de entrega y la facturación. Al integrar datos, automatizar tareas rutinarias y proporcionar visibilidad en tiempo real, un TMS reduce el coste de servicio, mejora la puntualidad y aporta la agilidad operativa que exigen las redes logísticas actuales. Si estás dando el salto desde procesos manuales, este archivo de gestión de flotas es un buen recurso para empezar.