Tacógrafo: qué es, cómo funciona y normativa [Guía 2025]

Tacógrafo: ¿qué es y para qué sirve?

Si eres conductor, gestor de flota o responsable logístico, haces bien en interesarte por el tacógrafo.

Sabes mejor que nadie que cada hora de conducción, cada pausa y cada descanso están rigurosamente regulados por ley.

Y que, en caso de control, hay que poder demostrarlo todo.

Eso es precisamente lo que hace el tacógrafo: registra cada minuto de actividad al volante, cada interrupción y cada descanso.

Instalado en la cabina y conectado al cuadro de mandos, permite al conductor acceder a sus datos, tarjetas y tickets sin salir de su asiento.

En la práctica, el tacógrafo cumple tres funciones clave:

• Controlar los tiempos de conducción y descanso para prevenir la fatiga al volante

• Reforzar la seguridad vial, reduciendo el riesgo de accidentes por sobrecarga de trabajo

• Servir como prueba oficial en caso de control o auditoría, gracias a los datos registrados

Tipos de tacógrafo

Tacógrafo analógico: características y límites

El tacógrafo analógico funciona con discos de papel, llamados discos diagrama.

Cada disco registra la velocidad, la distancia recorrida y los tiempos de conducción mediante una aguja mecánica.

Este sistema presenta varios inconvenientes:

• Lectura manual larga y poco práctica

• Riesgo de errores o manipulación de datos

• Archivado complejo, especialmente para empresas con flotas grandes

Aún presente en algunos vehículos antiguos, tiende a desaparecer en favor del tacógrafo digital, más fiable y mejor adaptado a las exigencias actuales.

Tacógrafo digital: funcionamiento y ventajas

Fue precisamente para superar las limitaciones del modelo analógico que se introdujo el tacógrafo digital, obligatorio en todos los vehículos nuevos desde 2006.

A diferencia de su predecesor, ya no utiliza discos de papel: los datos se almacenan en una memoria interna segura y en la tarjeta personal del conductor.

Principales ventajas:

• Lectura y exportación rápidas mediante llave, software o transmisión remota

• Datos seguros e infalsificables, conformes con la normativa vigente

• Seguimiento detallado de los tiempos de conducción y descanso, con menor margen de error

Para los gestores de flotas, el tacógrafo digital representa una fuente fiable para planificar las rutas y reduce el riesgo de sanciones durante los controles.

Evolución hacia el tacógrafo inteligente

Desde 2019, la Unión Europea ha introducido el tacógrafo inteligente, una versión más conectada. Incorpora geolocalización mediante GNSS, transmisión remota de datos en controles en carretera y sistemas de seguridad mejorados.

Esto permite:

• Controles más rápidos, sin inmovilizar innecesariamente los vehículos

• Mejor trazabilidad de los trayectos internacionales

• Menos papeleo y mayor facilidad para cumplir con la normativa

Cuadro comparativo: analógico, digital, inteligente

Comparativa de tipos de tacógrafo

Normativa del tacógrafo en España y Europa

¿Quién está obligado a usarlo?

Desde el Paquete de Movilidad de la UE (2020-2023), el tacógrafo es obligatorio para:

• Vehículos de transporte de mercancías de más de 3,5 toneladas

• Autobuses y autocares que transporten más de 9 pasajeros

• Trayectos nacionales e internacionales bajo el Reglamento (CE) n.º 561/2006

Existen exenciones sólo para ciertos vehículos municipales, agrícolas o de asistencia (art. 3 del Reglamento 561/2006).

Tiempos de conducción y descanso

El Reglamento europeo establece límites específicos:

• Conducción continua: máx. 4h30 → pausa obligatoria de 45 min (divisible 15 + 30)

• Conducción diaria: 9h, ampliables a 10h dos veces por semana

• Conducción semanal: máximo 56h

• Dos semanas consecutivas: máximo 90h

• Descanso diario: mínimo 11h, reducibles a 9h hasta 3 veces por semana

• Descanso semanal: 45h consecutivas, reducibles a 24h una semana sí y otra no con compensación

(Fuente: Reglamento CE 561/2006, Diario Oficial de la UE)

Descarga y conservación de datos

En España, el Real Decreto 125/2017 establece:

• Tarjetas de conductor: descarga cada 28 días

• Tacógrafo digital: descarga de memoria cada 90 días

• Conservación mínima legal: 1 año (recomendado 3 a 5 años para auditorías o litigios)

El ciclo de vida del tacógrafo en 4 pasos

Cómo interpretar y utilizar correctamente los datos del tacógrafo

Lectura de registros y tarjetas del tacógrafo

El tacógrafo digital funciona con cuatro tipos de tarjeta:

• Tarjeta de conductor: registra conducción, pausas y actividades

• Tarjeta de empresa: permite la descarga y protección de los datos

• Tarjeta de control: utilizada por las autoridades para inspecciones

• Tarjeta de taller: para instalación y mantenimiento por centros autorizados

Cada conductor dispone de una tarjeta personal insertada en el tacógrafo. Registra:

• Horas de conducción

• Pausas y descansos diarios

• Actividades adicionales (carga, disponibilidad)

Cuando dos conductores comparten un vehículo, cada uno inserta su tarjeta en una ranura distinta. El tacógrafo distingue quién está al volante y quién en descanso.

Esto asegura el cumplimiento de la normativa europea sobre conducción en binomio y facilita el control.

Para los gestores, la lectura de archivos (.ddd) permite verificar el cumplimiento de las rutas.

Estos archivos se descargan con una llave o software y se analizan en herramientas de gestión.

Ejemplo: Un conductor realiza 5h seguidas sin pausa → el archivo indica un exceso respecto al límite de 4 h 30, y lo señala inmediatamente en el informe.

Almacenamiento seguro y obligaciones legales

En España, el Real Decreto 125/2017 exige:

• Descargar las tarjetas de conductor cada 28 días

• Descargar la memoria del tacógrafo cada 90 días

• Conservar los archivos al menos 1 año (en la práctica, de 3 a 5 años)

El almacenamiento debe ser seguro, con copias de respaldo y acceso limitado, cumpliendo con el RGPD para proteger los datos personales de los conductores.

Ejemplo práctico de interpretación de datos

Trayecto Madrid – Barcelona (620 km):

• El conductor conduce 4h, pausa de 30 min

• Luego conduce 1h30 más

• Resultado del archivo: 5h30 de conducción, pausa insuficiente (faltan 15 min)

• Genera una alerta: "descanso incompleto"

Para la empresa, este detalle es clave: una pausa insuficiente puede acarrear una multa de hasta 1.500 € (fuente: LOTT y MITMA, 2023)

Sanciones por un uso incorrecto del tacógrafo en España

La Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT) y su reglamento (ROTT) prevén tres niveles de sanciones:

Infracciones graves:

• Exceso de horas de conducción → 1.001 € a 2.000 €

Infracciones muy graves:

• Conducir sin tarjeta insertada → 4.001 € a 6.000 €

• No conservar los datos obligatorios → 2.001 € a 4.000 €

Infracciones mayores:

• Manipulación o falsificación de datos → hasta 30.000 € y posible suspensión de la autorización

En 2023, el Ministerio de Transportes informó que el 27 % de las sanciones en carretera en España estaban relacionadas con el tacógrafo (Informe anual de inspección de transporte por carretera, MITMA 2023).

6 consejos prácticos para el buen uso y mantenimiento del tacógrafo

1. Verifica e inserta correctamente la tarjeta antes de cada salida

Olvidar la tarjeta o introducirla de forma incorrecta puede costar hasta 2.000 € de multa (fuente: DGT). Antes de arrancar, asegúrate de que está bien colocada.

Descarga su contenido cada 28 días para mantener la conformidad legal y evitar sanciones.

2. Respeta las pausas tal y como exige la ley

Una parada rápida en la gasolinera no cuenta. La normativa obliga a realizar 45 minutos consecutivos, o bien 15 + 30 minutos, tras 4h30 de conducción.

Planificar pausas reales garantiza que el tacógrafo valide los tiempos de descanso y que los datos sean correctos.

3. Selecciona siempre el modo de actividad adecuado

Descanso, disponibilidad, otros trabajos: cada acción debe configurarse correctamente.

Olvidar cambiar el selector durante una carga o descarga puede convertir un descanso en tiempo de conducción ficticio, alterando así todo el registro.

4. Conserva tus datos y tenlos listos para presentarlos

En un control en carretera, las autoridades exigen la presentación inmediata de los datos.

Mantén una copia en papel o en formato digital de los últimos informes para evitar la inmovilización del vehículo y reducir posibles litigios.

5. Centraliza y controla la gestión de datos en la empresa

Para explotadores y responsables logísticos, la disciplina es clave:

• Centraliza las descargas de tarjetas y unidades en un software especializado

• Programa alertas automáticas (28 días para tarjetas, 90 días para la unidad)

• Cruza los datos del tacógrafo con la planificación de transporte para detectar anomalías antes de una inspección

Muchas empresas optan por conservar los archivos hasta 5 años, más allá del mínimo legal, como medida preventiva frente a litigios sociales o administrativos.

6. Asegura un mantenimiento regular y el calibrado obligatorio

Un tacógrafo fiable es un tacógrafo reconocido legalmente:

• Realiza el calibrado en un taller autorizado cada 2 años, o tras cualquier modificación importante (neumáticos, cuentakilómetros, unidad de control)

• Corrige inmediatamente cualquier fallo mostrado en pantalla o ticket ilegible

• Revisa periódicamente los precintos: un precinto roto o ausente se considera manipulación y conlleva sanciones severas

Tacógrafo + TMS: el dúo ganador para cumplir y ser rentable

El tacógrafo es indispensable para registrar los tiempos de conducción y descanso, pero tiene limitaciones. Su función es controlar y demostrar el cumplimiento, no optimizar la operativa.

Aquí es donde un software de tacógrafo integrado en un TMS marca la diferencia.

Los modelos digitales e inteligentes también registran consumo de combustible, estado del motor, velocidad y trayectos.

Datos que, integrados en un TMS, refuerzan el seguimiento de flota y la planificación.

Los límites del tacógrafo en solitario

• El tacógrafo analógico o incluso el digital se limitan a almacenar datos. Su lectura manual consume tiempo y multiplica los errores.

• Incluso el tacógrafo inteligente, obligatorio en los nuevos vehículos en España desde 2023, mejora el registro de trayectos pero no ofrece visión global de las rutas.

• La explotación de los archivos de descarga de datos del tacógrafo resulta tediosa si no se automatiza.

• Los modelos digitales e inteligentes pueden registrar también consumo, velocidad media y estado del motor. Conectados a un TMS, estos datos facilitan el control de flota y la optimización de rutas.

Más allá del tacógrafo: cómo un TMS te hace ganar tiempo y evitar multas

Un TMS como el software de transporte Dashdoc conecta directamente los datos del tacógrafo digital con la planificación de transporte.

Esto aporta:

• Visibilidad en tiempo real de las horas restantes de cada conductor

• Alertas automáticas para evitar excesos sobre los límites de la normativa del tacógrafo

• Planificación optimizada de rutas, combinando kilometraje, disponibilidad y requisitos legales

• Archivado conforme y centralizado de archivos, listo para las inspecciones

Lo esencial sobre el tacógrafo

El tacógrafo registra cada minuto de conducción, cada pausa y cada descanso.

En España y en Europa constituye la base del control de los tiempos de conducción y descanso y de las obligaciones legales en transporte.

Un uso correcto permite:

• Evitar sanciones que pueden alcanzar los 30.000 € en caso de fraude o manipulación (LOTT, art. 140)

• Garantizar la seguridad de los conductores al prevenir la fatiga, responsable de casi el 20 % de los accidentes mortales en Europa (fuente: Comisión Europea, 2023)

• Simplificar la gestión administrativa gracias a una descarga regular de los datos del tacógrafo, conforme a los plazos legales (28 días para tarjetas, 90 días para unidades)

Con un software de tacógrafo integrado en un TMS, los datos no solo sirven para demostrar cumplimiento: se convierten en una herramienta para planificar mejor, reducir retrasos y aumentar la rentabilidad.

Con Dashdoc, centralizas la lectura del tacógrafo digital o inteligente, recibes alertas en caso de exceso y automatizas el archivado.

Mantienes el control de tus rutas y anticipas los controles en carretera sin estrés.

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Preguntas frecuentes sobre el tacógrafo

¿Qué es un tacógrafo y para qué sirve?

El tacógrafo es un aparato obligatorio instalado en vehículos de transporte que registra de forma cronológica los tiempos de conducción, pausas y descansos.

Este instrumento funciona como un “diagrama de actividad” que permite a cada técnico encargado verificar el cumplimiento normativo. La finalidad es clara: reforzar la seguridad vial, garantizar la trazabilidad del tráfico y servir de texto legal en caso de inspección.

¿Quién está obligado a usar un tacógrafo en España y en Europa?

Según el capítulo citado en el Reglamento (CE) 561/2006, todo sujeto que conduzca un camión de más de 3,5 t o un autobús con más de 9 plazas debe llevar un tacógrafo digital o analógico en perfecto estado.

El ámbito territorial incluye tanto los trayectos nacionales como internacionales.

Ciertas excepciones se recogen en un apéndice del diario oficial y afectan a vehículos agrícolas o de asistencia.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los datos del tacógrafo?

Las empresas deben anotar y archivar los ficheros en el formato telemático establecido. La toma de datos debe realizarse cada 28 días para las tarjetas y cada 90 días para la unidad.

Los ficheros, una vez descargados, se guardan en la oficina en copia de seguridad o en sistemas de tecnología telemática.

La obligación mínima es de 1 año, aunque en muchos territorios se recomienda hasta 5 años.

¿Qué diferencias existen entre un tacógrafo analógico y uno digital?

• El tacógrafo analógico utiliza discos diagramas en papel; es más fácil de manipular, exige sobreescritura manual y su archivo en diarios recortados resulta complejo.

• El tacógrafo digital guarda la información en una memoria y tarjeta; los datos son seguros, no permiten manipulación y se leen mediante teclado, software o conexión telématica.

• El tacógrafo inteligente conecta el aparato al satélite, permitiendo capturas gráficas y control remoto por parte de un agente autorizado.

¿Qué hacer si el tacógrafo se avería?

El conductor debe registrar manualmente sus horas de conducción, pausas y descansos en hojas homologadas.

El taller técnico autorizado deberá reparar o sustituir el aparato en un plazo máximo de 7 días. Si no, el tono positivo de la normativa se convierte en sanción grave. La autoridad puede incluso inmovilizar el vehículo y notificarlo en el buscador de diarios oficiales.

¿Qué sanciones existen en caso de mal uso del tacógrafo?

El preambulo de la LOTT es claro:

• Exceso de conducción: multas de 301 € a 4.600 €.

• Conducir sin tarjeta insertada en el tacógrafo: hasta 6.000 €.

• Manipulación, falsificación o borrado mediante sobreescritura técnica: hasta 30.000 €, suspensión de autorizaciones y comunicación al agente de tráfico.