Hoeveel kost TMS software?

Steeds meer bedrijven in de wegtransportsector zetten de stap en kopen een TMS-software! Deze tool vereist een aanpassingstijd voor bedrijven die het invoeren, maar het garandeert een aantal financiële en organisatorische voordelen. Hoeveel kost een TMS ongeveer? En welke resultaten kunnen er worden verwacht? Dashdoc bekijkt de kwestie.

Definitie van TMS (Transport Management System)

Veel transportbedrijven maken vandaag de dag gebruik van een digitaal Transport Management System. Wat is de meerwaarde van een TMS-software? En zijn de verwachte resultaten voldoende voor de prijs die er betaald wordt?

Wat is een TMS-software en wat doet het?

Een TMS-software, Transport Management System, is een tool die bedoeld is voor het beheer van uw transport.

Het zorgt vooral voor een optimalisatie van de tijd die wordt besteed aan bepaalde administratieve of logistieke taken, traceerbaarheid van uw wagenpark of leveranciers en dematerialisatie van documenten die nodig zijn voor een goede verwerking van bestellingen en transporten.

Wat zijn de functies van een TMS?

Bij wegtransport van goederen wordt het TMS voor vervoerders of opdrachtgevers steeds meer geprezen. We kunnen drie grote functies onderscheiden:

1) Planning :

• Volg uw transport in real-time;

• Voorkom gevaren en risico's zo veel mogelijk;

• Beheer uw contracten, raadpleeg ze op elk moment en vergelijk de bijbehorende kosten.
  

2) Factuur:

• Betaal de vracht, controleer opdrachten en betaal facturen;

• Verzamel snel alle vrachtgegevens en documenten (aankooporders, vrachtbrieven zoals eCMR, ...);

• Beheer de facturatie en versnel het proces voor een optimale cashflow.
  

3) Controleer uw prestaties:

Controleer de prestaties van uw bedrijf en stel rapporten en prognoses op.

Welke extra functies kan een TMS-software bieden?

Met sommige TMS kunt u ook :

• Uw vervoersdocumenten dematerialiseren (de vrachtbrief is hier het eerste voorbeeld van);

• Uw klanten of betrokken partijen toegang geven tot informatie via een controle-portaal;

• Gebruikmaken van software voor het wagenparkbeheer;

• Profiteren van software voor route-optimalisatie.
  

De centralisatie van informatie blijft het belangrijkste voordeel van een TMS: de verschillende partners, of het nu een leverancier, vervoerder, opdrachtgever of bestuurder is, moeten toegang hebben tot de informatie waar ze in real-time behoefte aan hebben.

De kracht van een TMS is dus de verbinding die de software maakt doordat het in bedrijven is geïmplementeerd (ERP, facturatie- en boekhoudsoftware, aan boord gemonteerde telematica, enz.). Met andere woorden, de integraties tussen het TMS en de specifieke software die u dagelijks gebruikt, zijn van groot belang voor klanten.

De Dashdoc-oplossing biedt haar klanten daarom aan om het TMS aan te sluiten op hun bestaande tools om het doorgeven van gegevens te vergemakkelijken en dubbele invoer te voorkomen. Het biedt een op maat gemaakte en gepersonaliseerde klantenondersteuning voor elk bedrijf.

Hoe wordt het TMS-budget berekend?

Hoeveel kost een TMS gemiddeld?

Onderhoud en ontwikkeling van het TMS

Omdat zeer veel parameters zijn bij de berekening van de  initiële prijs van een TMS (bedrijfstype, aantal vrachtwagens als u een vervoerder bent, aantal bestellingen per week of per maand als u een opdrachtgever bent, aantal gebruikers, enz.), kunnen we alleen een indicatief gemiddeld tarief geven.

Maar, de schatting van de kosten voor het ontwikkelen van een TMS kan variëren tussen de 30.000 en 300.000 euro afhankelijk van de behoeften.

Hoe kiezen tussen de beschikbare TMS-software?

Het kiezen van een TMS-software is een belangrijke stap, vooral wanneer er verschillende op de markt beschikbaar zijn, zoals Cofisoft, Trumsy, Akanea, DDS, Dashdoc of Shiptify...

Het kiezen van het beste TMS onder de bestaande software betekent het selecteren van de software die :

• Overeenkomt met de grootte en de aard van de goederen van mijn bedrijf, als ik een vervoerder ben;

• Een correcte verbinding maakt met mijn eigen oplossingen en EDI;

• Eenvoudig toegankelijk is voor alle gebruikers en gemakkelijk ingezet kan worden;

• Een tarief voorstelt dat is aangepast aan mijn financieel systeem (licentie, huur, abonnement, betaling per vervoersopdracht, ...).

Over de prijs van het TMS: hoeveel kost het in het algemeen? Op welke criteria is de prijs van een TMS voor vervoerder of opdrachtgever gebaseerd?

Wat zijn de elementen van een TMS-budget?

Het TMS-budget kan worden bepaald door verschillende elementen:

Toegang tot de software zelf. Dit omvat hosting van de oplossing op de servers van het bedrijf, exploitatie, ontwikkeling van nieuwe versies, ondersteuning en technische bijstand.

De kosten variëren afhankelijk van de door de klant gekozen functies, maar ook van het aantal uit te rusten apparatuur, locaties en gebruikers.

• Project-opstart. Dit houdt in dat de klant wordt geholpen om vertrouwd te raken met de oplossing, dat bepaalde mensen, zo niet het hele team, worden opgeleid om de tool te gebruiken en dat hun taken worden gereorganiseerd. Ook de omvang van het bedrijf en het volume van de orders zijn hier van belang.
  

Hebben de functies die ik kies invloed op de prijs van het TMS?

Ja, u moet een keuze maken of de functies optellen, zoals hieronder opgesomd:

• Analyse en ondersteuning van de besluitvorming ;

• Transportplanning ;

• Traceerbaarheid ;

• Pre-facturatie;

• Rapportage-informatie

• Logisch, hoe meer functies u kiest en dus hoe meer u uw tool aanpast, hoe hoger de prijs van uw TMS-software.

Het TMS-bedrijfsmodel: SaaS of licentie?

Er zijn twee soorten aankopen die bepalend zijn voor de prijs van het TMS:

Het TMS in de vorm van een licentie. Dit is meer traditioneel: de klant is eigenaar van de software, de bijbehorende database, de server die het geheel host en de netwerkelementen;

Het TMS in SaaS-modus. In dit geval is de software gebaseerd op een online structuur en worden alle gegevens van het klantbedrijf extern gehost. Het is een cloud-based systeem. Dit betekent dat de gegevens niet verloren gaan bij een incident met de software. Klanten hebben toegang tot hun TMS via een maandelijks abonnement (per aansluiting of per gebruiker).

Welk rendement is er voor deze investering?

Een TMS voor vervoerder of opdrachtgever is geen kleine financiële investering. Maar de beslissing kan snel renderen als het TMS goed is geconfigureerd, d.w.z. als het beantwoordt aan de precieze behoeften van het bedrijf.

Welke ROI (return on investment) is er met het TMS?

Het rendement van de investering kan in verschillende aspecten worden gezien.

Wat het beheer betreft

De invoering van een TMS-software voor transport vermindert de werktijd dankzij de automatisering van herhalende taken, maar ook van de communicatie tussen de verschillende actoren.

De winstgevendheid is ook voelbaar voor de organisatie: er worden minder mensen ingezet voor taken met geringe toegevoegde waarde (terugzending van vrachtbrieven, controle van handtekeningen, enz.) en men kan zich concentreren op het beheer van de geldstromen zelf.

✓ Tot 30% minder gesprekken tussen vervoerder en opdrachtgever gegarandeerd bij gebruik van een TMS!

Voor de opdrachtgever wordt de prijs van een TMS vaak gemakkelijk gecompenseerd door de tijdwinst die het de transportmanager oplevert. De informatie is niet verspreid over verschillende Excel-bestanden, spreadsheets, e-mails en telefoongesprekken. Alles wordt verzameld op één platform.

✓ Tot 5 uur besparing per week, per bestandsverwerking.

Op financieel gebied

Vanuit het oogpunt van een TMS voor de opdrachtgever is het eerste voordeel dat van de factuurcontrole en de pre-facturering. De prijs van een TMS lijkt misschien duur, maar het voorkomt fouten die direct zichtbaar zijn vanuit de beroemde "controletoren".

✓ +3% omzet dankzij factuuroptimalisatie.

Vanuit het oogpunt van een TMS voor de vervoerder is de cashflow aanzienlijk verbeterd. Door de opdrachtgever of expediteur te factureren zodra het transport is voltooid, bent u efficiënter.

✓ +20% cashflow dankzij onmiddellijke toegang tot vervoersdocumenten op het platform!

TMS- en software-verbindingen waardoor u nog meer kunt besparen

Geautomatiseerde groepering en de optimalisering van de laatste kilometers spelen ook een rol bij de financiële winst en het rendement op investeringen. Als uw TMS is gekoppeld aan software voor route-optimalisatie of stapelbeheer, kan het transportbudget worden verminderd met maximaal:

• 3% door tijdsoptimalisatie;

• 5% dankzij de optimalisering van het vullen van de vrachtwagens en de afgelegde kilometers (en dus vermindering van de CO2-voetafdruk per transport).

Wist u dat? De prijs van het TMS vertegenwoordigt doorgaans minder dan 10% van de gemaakte winst.

Hoe lang duurt het?

De prijs die u heeft geïnvesteerd in uw TMS wordt beloond volgens uw transportbudget. Voor kleine bedrijven kan het 1 tot 2 jaar duren voordat het TMS rendabel is: de tijd die alle teams nodig hebben om zich te oriënteren en de nieuwe processen onder de knie te krijgen.

Dus, bent u klaar om gebruik te maken van een TMS?