/)
Wat is een TMS?
Definitie van TMS: Transport Management System
Een TMS, of Transport Management System, is eigenlijk een hulpmiddel voor transportbeheer. Het is een software die in het IT-systeem moet worden ingezet. Dit hulpmiddel geeft een beter zicht op de vervoersopdrachten en goederenstromen, en zorgt voor een goed beheer van de logistieke keten.
Waarvoor wordt een TMS gebruikt?
Dit transportmiddel wordt gebruikt om :
Een transportvloot beheren (zee, lucht of weg) ;
Een leveringsschema op te stellen (laden en lossen) ;
De follow-up van de facturering registeren en beheren.
Voor wie is een TMS?
De twee doelgroepen voor een TMS: vervoerders en verladers
De TMS-software, zoals Dashdoc die aanbiedt, is ontworpen om de gehele logistieke transportketen vlotter te laten verlopen voor:
Vervoerders: dit zijn de mensen die de leiding hebben over een aantal vrachtwagens en chauffeurs. Zij stellen een dagelijks schema op van het komen en gaan van hun vrachtwagens, informeren chauffeurs en klanten en begeleiden hun ritten op afstand, klaar om een alternatief te vinden wanneer er zich onderweg een onvoorziene gebeurtenis voordoet;
Verladers: ook wel "opdrachtgevers" genoemd, dit zijn bedrijven die op terugkerende of incidentele basis een beroep moeten doen op een vervoerder. Verladers moeten bijvoorbeeld grondstoffen leveren aan een locatie of producten aan een winkel. Dit kan elk bedrijf in elke sector zijn, van de bouw tot voeding en cosmetica, om er maar een paar te noemen.
Het is vooral de transportsector die een TMS gebruikt om al hun transporten te organiseren, omdat zij ervoor willen zorgen dat geen enkele vrachtwagen een lege rit maakt. Een rit met een lege vrachtwagen betekent dat de vrachtwagen (elektrisch of niet) voor onvergoede kosten heeft gezorgd (in termen van gebruikte middelen en brandstof) zonder enige winstgevendheid (geen levering aan een klant).
Vervoerders proberen er ook voor te zorgen dat de levertijden worden gehaald, vandaar het belang van het visualiseren van een planning en het in real-time weten waar de chauffeurs zich bevinden. Bevinden ze zich ver van de laad- of losplaats? Zullen ze op tijd kunnen komen?
TMS-software kan echter ook zeer nuttig zijn voor een verlader. Deze kan beter anticiperen op onvoorziene gebeurtenissen, de losploeg organiseren en naar de locatie sturen, maar krijgt ook onmiddellijk alle informatie die nodig is voor de facturering online.
Moet ik kiezen voor een Verlader TMS of een Vervoerder TMS?
Een verlader en een vervoerder hebben niet dezelfde behoeften en daarom hebben bedrijven zich gespecialiseerd in software speciaal voor vervoerders of verladers.
Focus op de verlader-TMS
De verlader verkoopt per definitie een bepaald product of een bepaalde dienst. Binnen het bedrijf van de verlader wordt er vaak één persoon aangewezen om de afdeling Transport te regelen en ervoor te zorgen dat de bestellingen tijdig bij het bedrijf aankomen: op de site, in het magazijn, in de winkel of op de website bijvoorbeeld.
Daarom kan een TMS voor verladers zeer nuttig zijn, maar ook een WMS (Warehouse Management System) is vaak noodzakelijk om in combinatie te gebruikt.
Een TMS voor de verlader moet een bedrijf in staat stellen om eenvoudig aanvragen voor uitbestedingen bij leveranciers in te dienen, om vervolgens de aanbiedingen van verschillende partijen te vergelijken voordat er een keuze wordt gemaakt. Door toegang te krijgen tot een dashboard voor zijn transportactiviteit, waar specifieke indicatoren over de dienstverleners (levertijd, schade- of risicoprocentage, enz.) worden weergegeven, kunnen de mogelijkheden en kosten geanalyseerd worden om daarna te beslissen met welke transporteur er samengewerkt zal worden.
Een verlader-TMS is dus gericht op het afsluiten van de best passende contracten.
Focus op de vervoerder-TMS
Een TMS voor de vervoerder moet ervoor zorgen dat de bestuurders bepaalde goederen van het laadpunt naar een lospunt kunnen vervoeren, uiteraard met de mogelijkheid tot controle bij elke stap.
Het doel van de TMS-software is om de vervoerder te helpen bij het plannen van alle opdrachten. Met een goede en beschikbare planning zullen de chauffeurs niet onnodig stilstaan wanneer zij wachten op een nieuw transport en profiteren zij van een geoptimaliseerde route (niet te veel afstand tussen de verschillende punten).
De ergste nachtmerrie van een vervoerder? De terugkeer van een “lege” vrachtwagen. Dit betekent dat de vrachtwagen vanaf een losplaats, soms ver weg, terugkeert naar het transportbedrijf, zonder dat deze in de tussentijd een vervoersopdracht heeft ontvangen.
Een TMS voor de vervoerder is daarom gericht op het beheer en de middelen, zowel personeel als voertuigen.
💡
Wist u dat Dashdoc een oplossing biedt voor zowel verladers als vervoerders? Ze zijn verbonden en een compleet TMS voorziet in de behoeften van zowel verladers als vervoerders die hun flow management willen verbeteren.
Hoe werkt een TMS?
Het TMS verbinden via API's
Als er één woord is dat u moet onthouden over de werking van het volledige TMS (logistiek georiënteerd) dan is het "verbinding".
De kracht van het TMS is dat het via een API-systeem verbonden kan worden met alle tools die een vervoerder of verlader al heeft.
💡
Goed om te weten: Wat is een API? API staat voor Application Programming Interface. Het is een oplossing die uw tools met elkaar verbindt, waardoor het veel gemakkelijker wordt om gegevens in te voeren en bij te werken. U hoeft dezelfde informatie niet handmatig over te typen van het ene document of hulpmiddel naar het andere. Toepassingen communiceren met elkaar, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.
Een TMS aansluiten in SaaS-modus
In het verleden kochten vervoerders of verladers een TMS meestal via een licentie. SaaS (Software as a Service), gebaseerd op cloud computing, wordt nu echter het meest gebruikt.
Wat betekent "SaaS-modus"? Het betekent dat de TMS-aanbieder eigenaar is van de basis van de tool en dat deze de gegevens van zijn klanten host. De klant, vervoerder of verlader, heeft toegang tot de tool en de informatie omdat er een abonnement aangekocht wordt.
De oplossing wordt uitgevoerd vanaf externe computers, "in de cloud", die eigendom zijn van het TMS-bedrijf, maar deze zijn verbonden met de computers van de TMS-klanten.
Het is dus een gekoppeld exploitatiemodel, waarbij er iets gehuurd wordt in plaats van aangekocht wordt.
De prijs van een TMS omvat dus de opleiding van toekomstige gebruikers, verzoeken om aansluiting op het ERP, aansluitingen met klanten en eventuele verzoeken voor wijzigingen in de software.
De TMS-software en de functies ervan
Het TMS is, afhankelijk van de klant (verlader of vervoerder), gebaseerd op verschillende functionaliteiten. De onderstaande tabel groepeert ze:
| Profiel | Verlader | Vervoerder |
|---|---|---|
Kenmerken |
|
|
Identificeer uw behoeften
Wat het beste TMS ? Deze vraag wordt vaak gesteld en terecht, het gaat er niet om te investeren in een tool die uiteindelijk uw tijd zal verspillen omdat het te complex is of geen verband houdt met uw dagelijkse uitdagingen.
Om het Transport Management System te kiezen dat voor u het meest geschikt is, moet u uw behoeften in kaart brengen. Deze zijn, logischerwijs, specifiek voor de sector waarin u werkt.
Lijst met vragen om uw TMS te kiezen
Hier volgt een lijst met vragen die u kunnen helpen om het juiste Transport Management System te kiezen voor uw behoeften:
Problemen :
Moet ik kiezen voor de software voor een vervoerder of verlader?
Moet ik een lokaal, nationaal of internationaal bereik overwegen?
Wordt het transport intern of extern uitgevoerd?
Voer ik eenvoudige of complexe transporten uit?
Wat zijn de wettelijke vereisten?
Wordt de oplossing geïntegreerd met het ERP van het bedrijf? Over welke technologieën beschikt het bedrijf reeds? (Beschrijf de toestand van het huidige IT-systeem en vermeld alle gebruikte tools)
Toegewezen middelen :
Wat is het budget dat ik voor het TMS kan vrijmaken?
Hoe lang duurt het om operationeel te worden? En hoeveel tijd ben ik bereid in te plannen voor de overgangsperiode?
Welke mensen moet ik mobiliseren voor dit project en voor de TMS-opleiding?
Geschatte uitkomst :
Wat is mijn streefcijfer? Wat is mijn verwachte ROI?
Als u goed nadenkt over deze vragen kunt u uw behoeften verduidelijken en nauwkeurige specificaties opstellen (die u later met de TMS-editor kunt verfijnen). Dit document moet de doelstellingen, de betrokken partijen, de middelen van het bedrijf, de termijnen en deadlines bevatten.
Zodra elk van deze vragen is beantwoord, kunt u zich wenden tot verschillende leveranciers, zoals Dashdoc, of aanbestedingen uitschrijven. Op dit punt moet u ook nadenken over de exacte parameters van het TMS dat u denkt nodig te hebben.
/)
/)