Wanneer u verantwoordelijk bent voor de transportactiviteit binnen een bedrijf, heeft u weliswaar regelmatige transporten, maar er zijn altijd onvoorziene gebeurtenissen. Uw leverancier en uw logistiek team waarschuwen om het laden en lossen van een levering te optimaliseren vragen zoveel e-mails en telefoontjes die veel van uw tijd in beslag nemen... Hoe kunt u alle gegevens centraliseren en alle actoren van het transport snel toegang geven tot dezelfde informatie? Hoe kunt u afscheid nemen van de e-mails die uw inbox overladen en u concentreren op nieuwe missies? Dasdoc lanceert zijn onderzoek.
De transportsector: te veel informatie?
Een typische dag en de communicatie
Het is geen geheim dat alle opdrachtgevers ervoor moeten zorgen dat hun goederen op tijd op een bepaalde locatie worden afgeleverd. Ze vormen vaak een belangrijke schakel tussen het transportbedrijf en de toeleveringsketen.
Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, het product of materiaal in kwestie, of het al dan niet over een eigen wagenpark beschikken, verandert de reikwijdte van de transportmanager, maar de noodzaak om gegevens te verzamelen, blijft belangrijk.
Toegang tot bepaalde informatie is dan ook een prioriteit voor opdrachtgevers. Dit zal een bepalende factor zijn bij het handelen in verband met:
De kwaliteit van de dienstverlening
De actualisering van de KPI's
De CO2-voetafdruk van het vervoer en van het bedrijf
De optimalisatie van routes
Het vullen van vrachtwagens en het vermijden van lege retouren.
Om alle nodige informatie te verkrijgen en ervoor te zorgen dat de transporten op het juiste moment worden uitgevoerd, jongleert een opdrachtgever tussen een wirwar van e-mails, telefoontjes, diverse kennisgevingen...
"Vroeger wisselden we informatie uit per e-mail, of zelfs per fax. We moesten veel telefoontjes plegen en ontvangen om onze bestellingen te lokaliseren.”
Kortom, als u een transportbedrijf leidt, verwacht u het onverwachte en het onvoorziene. U moet dus met tools werken die alle gegevens verzamelen die u nodig heeft en u specifiek de gegevens leveren die u nodig heeft wanneer u deze nodig heeft. Het centraliseren van gegevens zal uw gewoonten weer wat eenvoudiger maken.
Een dagelijks blad dat al vol staat met informatie
/)
Dit is waarschijnlijk al het geval in uw bedrijf, ongeacht de sector, het gebruik van verschillende beheerstools is onmiskenbaar:
Word en Excel ;
CRM-tool voor de opvolging van klanten;
Offerte- en factureringstool;
Hulpmiddel voor de boekhouding;
Tools voor planning of projectbeheer...
Deze diversiteit is noodzakelijk, het verhoogt het technologische niveau van de onderneming in een sterke context van digitalisering van het wegtransport. Maar het brengt ook vele interne problemen met zich mee en kan leiden tot een vermindering van de prestaties van de werknemers.
Verval van informatie;
Verlies van tijd om een specifiek item te vinden;
Dubbele invoer in verschillende software;
Geen toegang tot informatie in real-time voor alle betrokkenen...
Het centraliseren van gegevens en informatie van een bedrijf, zult u begrepen hebben, wordt een voorwaarde om efficiënt te werken en uw bedrijf te laten groeien.
De voordelen van gegevenscentralisatie
Het zorgt voor een beter beheer
Informatie delen met iedereen in real-time heeft een groot voordeel: het schakelt de tussenpersoon uit en vermindert de wachttijd!
Door informatie op één plaats te centraliseren, kunt u niet alleen uw personeel ontlasten, dat meer tijd zal besteden aan taken met toegevoegde waarde en gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren, maar ook uw financiën en uw technologische middelen, die niet zullen lijden onder fouten door gebrek aan communicatie.
Concrete voorbeelden:
Transformatie van documenten op een logische manier. Facturatie is direct beschikbaar vanaf de creatie van het transport tot het facturatie- en/of boekhoudprogramma.
Delen van documenten en samenwerking. Zelfs wanneer een collega afwezig is, kan de historiek van de verrichtingen worden geraadpleegd. Een voorbeeld hiervan is weten wie te factureren zonder het eerst aan de verkoper te vragen.
Uw relatie met prospects en klanten verbeteren en onderhouden
Interne beheersproblemen hebben onvermijdelijk gevolgen voor uw directe relatie met uw klanten. Om een goede follow-up en een maximale loyaliteit van uw klanten te garanderen, is het bijhouden van een geschiedenis van uw activiteiten met elk van hen en het delen ervan met de medewerker van uw bedrijf die het nodig heeft, essentieel.
💡
Wist u dat? Bain & Cie heeft een studie uitgevoerd en aangetoond dat het verhogen van de loyaliteit van de beste klanten kan leiden tot een omzetstijging van 25% tot 55%.
De 2 pijlers van centralisatie
Automatisering van processen
Om zoveel mogelijk informatie te centraliseren en een echte controletoren in handen te hebben, moet u intern de automatisering van heel wat processen aanvaarden.
Identificeer problemen... voor de centralisatie van oplossingen!
Door de blokkerende factoren te analyseren (dienstverlener niet op de hoogte van een vertraging, voorraadtekort, transportincidenten, enz.) kunt u veel sneller vooruitgang boeken en samen met alle betrokken actoren oplossingen voorstellen.
Is het TMS de juiste oplossing om gegevens te centraliseren?
Het is niet de enige oplossing, maar wel eentje die zo volledig mogelijk probeert te zijn!
Wat is een TMS?
Een Transport Management System is een online transport managementsoftware! Selectie van vervoerders, planning van transporten, statuscontrole, facturatie, controle van KPI's met een specifiek dashboard, de functies zijn divers.
Een TMS werkt via API, wat betekent dat het gegevens die van andere software of servers komen, kan verwerken en integreren in zijn eigen interface.
Telematica, vrachtuitwisseling, boekhoud- en factureringstools, en vele andere, zijn allemaal verbonden en communiceren met uw TMS!
Deze software is onmisbaar geworden voor het goede verloop van het transportbeheer.
Vermijd zoeken op verschillende media
Dankzij de multikoppeling kunt u alle nodige informatie terugvinden zonder te verdwalen in alle beschikbare tabbladen en software. Nooit meer Excel openen, dan e-mails, dan bijlagen, dan uw boekhoudprogramma, enz.
Geef eenvoudig de positie van vrachtwagens, aanhangwagens, enz. weer.
Met één klik informatie versturen naar een groot aantal ontvangers
Zeg vaarwel tegen de gigantische stroom e-mails en telefoontjes. Verschillende functies maken het u gemakkelijker om informatie te vergelijken en fouten te vermijden:
Geïntegreerde prijslijsten: zodra een partnermaatschappij u zijn prijslijsten stuurt, is het mogelijk om deze in uw TMS te integreren. Raadpleeg de prijzen direct bij het aanmaken van uw Transportorder. Dit is bijzonder nuttig voor wegvervoerders die u vaak gebruikt.
Offerteaanvraag: de opdracht die u aan een vaste transporteur wilt toewijzen, past niet in de prijslijst die hij u heeft gegeven? Doe vanuit het TMS rechtstreeks een aanvraag bij de contactpersoon van uw voorkeur, die deze in de vorm van een e-mail ontvangt.
Reservering ter plaatse: in plaats van te bellen en te wachten op een antwoord, kunnen vervoerders ter plaatse een reservatieslot reserveren.
De chauffeursapplicatie: een echt pluspunt
Een bonus voor gebruikers van een TMS voor vervoerders: de chauffeursapplicatie die hand in hand gaat met de software.
Vrachtwagenchauffeurs kunnen onmiddellijk informatie ontvangen en sorteren.
Voorbeelden van acties die kunnen worden uitgevoerd: rechtstreeks vanuit de applicatie opdrachten aanvaarden, hun route controleren, elektronische vrachtbrieven (eCMR) invullen, reserveringen maken en het transport valideren.
/)
/)