Compliance‑audit

Wat is een compliance‑audit?

Een compliance‑audit in het wegvervoer is een systematische, gedocumenteerde beoordeling van de activiteiten van een vervoerder om na te gaan of deze voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften, normen en interne beleidsregels. De audit evalueert of het gedrag van chauffeurs, het onderhoud van voertuigen, de registraties en operationele processen voldoen aan regelgeving rond veiligheid, arbeidswetgeving, milieu en vergunningen.

Hoe werken compliance‑audits in het wegvervoer

In de wegtransportsector kan een compliance‑audit intern worden uitgevoerd door het veiligheids‑ of kwaliteitsteam van het bedrijf, extern door een onafhankelijke auditor of door toezichthouders. De audit bekijkt doorgaans beleid, processen en registraties over een gedefinieerde periode, vergelijkt die met wettelijke en contractuele verplichtingen en identificeert eventuele tekortkomingen met corrigerende maatregelen.

Veelvoorkomende controlegebieden zijn onder meer:

• Rij‑ en rusttijden en vermoeidheidsbeheer (bijv. rijtijdenlimieten/Hours of Service (HOS), tachograaf‑ of ELD‑gegevens)

• Wegwaardigheid van voertuigen (schema’s voor preventief onderhoud, inspectielogboeken, melden en verhelpen van defecten)

• Conformiteit voor gevaarlijke goederen (ADR) waar van toepassing

• Bekwaamheden, opleiding en rijbewijzen van chauffeurs

• Lading type, gewicht en afmetingen

• Vergunningen, verzekeringen en exploitatievergunningen

• Drugs‑ en alcoholtestprogramma’s (waar wettelijk vereist)

• Milieuvereisten (emissies, stationair draaien, milieuzones)

• Gegevensbescherming voor telematica‑ en chauffeursdata

Auditors toetsen daarnaast vaak de opzet en naleving van veiligheidsprotocollen (toegangsbeheer, identificatie van partijen, procesbeschrijvingen). Gebruik dit praktische veiligheidsprotocolsjabloon (download) als vertrekpunt.

Een typische compliance‑audit verloopt als volgt:

1. Planning: bepaal de scope, relevante regelgeving, tijdsbestek en steekproefmethode.

2. Bewijsgaring: verzamel beleid en procedures, trainingsdossiers, telematica/tachograaf/ELD‑data, onderhoudsregistraties, inspectierapporten, incidentlogboeken en vrachtbrieven (bijv. eCMR & digitale vrachtbrieven).

3. Veldwerk en interviews: valideer processen met planners, chauffeurs en onderhoudsteams; voer steekproeven uit.

4. Analyse: vergelijk bewijzen met de eisen; kwantificeer non‑conformiteiten.

5. Rapportage: rangschik bevindingen op ernst en risico; adviseer corrigerende en preventieve acties.

6. Opvolging: implementeer acties, verifieer afsluiting en actualiseer procedures.

Sectorcontext en waarom het ertoe doet

Wegtransport is zwaar gereguleerd vanwege veiligheids‑, milieu‑ en grensoverschrijdende handelsrisico’s. Een robuust programma voor compliance‑audits helpt vloten boetes, schorsing van vergunningen, operationele verstoringen en reputatieschade te voorkomen. Het ondersteunt ook de eisen van verladers en makelaars, omdat veel klanten hun eigen vervoerdersaudits uitvoeren of bewijs van naleving verlangen voor onboarding en contractverlenging. Digitalisering van documenten — zoals papierloos werken & e‑facturering — versterkt de bewijsvoering en versnelt audits.

Naast het beperken van regelgevingsrisico’s verbetert een compliance‑audit ook de operationele discipline: voertuigen worden op tijd onderhouden, chauffeurs zijn goed opgeleid en documentatie is volledig en correct. Dit heeft direct invloed op veiligheidsprestaties, brandstofefficiëntie, ladingintegriteit en verzekeringspremies.

Voorbeelden uit de praktijk

• Interne HOS‑controle: een middelgrote vervoerder auditeert drie maanden aan tachograaf/ELD‑data en vindt terugkerende overtredingen op vrijdagavondritten. Het bedrijf past routeplannen aan en voegt een check vóór dispatch toe, waardoor overtredingen in het volgende kwartaal met 80% dalen.

• Weinig onderhoudsdocumentatie: een externe compliance‑audit ontdekt dat voor twee trekkers het bewijs van de jaarlijkse inspectie ontbreekt. De vloot implementeert een digitale onderhoudskalender met automatische herinneringen en blokkeert dispatch voor eenheden met achterstallige keuringen.

• Verificatie gevaarlijke goederen: een grensoverschrijdende vervoerder met ADR‑geclassificeerde lading ondergaat een klantenaudit. Inspecteurs verifiëren ADR‑certificaten van chauffeurs, voertuiguitrusting (absorptiemiddelen, brandblussers) en vervoersdocumenten. Corrigerende acties omvatten het standaardiseren van voertuiguitrustings‑checklists.

• Controles op ladingsverzekering: een toezichthouder signaleert inconsistente zekering van stalen coils. De vervoerder rolt gestandaardiseerde trainingen voor ladingsverzekering en fotoverificatie bij vertrek uit, waardoor incidenten en boetes langs de weg dalen.

Belangrijkste voordelen en bouwstenen

Voordelen van een compliance‑auditprogramma:

• Minder regelgevingsrisico en minder boetes of uitvalmomenten

• Betere veiligheidsresultaten en lagere incidentcijfers

• Groter klantvertrouwen en eenvoudiger onboarding bij verladers/makelaars

• Operationele efficiëntie door gedisciplineerde processen en accurate registraties

• Betere uitgangspositie richting verzekeraars en mogelijk lagere premies

• Databetrouwbaarheid voor KPI’s en continue verbetering

Kernonderdelen van een effectief compliance‑auditprogramma:

• Duidelijk beleidskader in lijn met actuele regelgeving

• Rolgebaseerde training en competentietracking

• Gecentraliseerde, manipulatieresistente registraties (rij‑ en rusttijden, onderhoud, vergunningen, inspecties) — een TMS met auditlogs, rapportage en autorisaties ondersteunt dit; bekijk de TMS‑checklist — auditfeatures voor praktische selectiecriteria.

• Routinematige monitoring via telematica/tachograaf/ELD en uitzonderingsalerts

• CAPA‑workflows (Corrective and Preventive Actions) met duidelijke verantwoordelijkheden

• Periodieke interne audits en managementreviews

• Gedocumenteerde audittrail en versiebeheer op procedures

Conclusie

Een compliance‑audit is een gestructureerde manier voor wegvervoerders om te verifiëren dat dagelijkse praktijken voldoen aan wettelijke en contractuele eisen. Door rij‑ en rusttijden, onderhoud, documentatie en veiligheidsprocessen systematisch te beoordelen, verlagen vloten hun risico, verbeteren ze prestaties en bouwen ze vertrouwen op bij klanten en toezichthouders. Regelmatige, goed afgebakende compliance‑audits veranderen naleving van een reactieve verplichting in een proactieve bron van operationele excellentie.