C’est lors d’une journée particulièrement pluvieuse mais non dénuée de chaleur humaine que nous avons rencontré les membres de l’équipe Belgatrans dans la ville de Metz ! Belgatrans est une entreprise incontournable de la région, spécialisée dans le transport express et sur-mesure. Pour nous recevoir : Léa Congi, alternante Exploitation Transports et Logistique et chargée de projet Dashdoc, Katia Hamouche, responsable commerciale et marketing et Amir Ladjadj, référent Transport et Logistique. Nous avons pu parler de l’implémentation du TMS Dashdoc chez Belgatrans et de ce que cela a changé dans leur travail.
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Présentation du groupe Belgatrans
Comment s’est créée l’entreprise ?
C’est en 2005 que Mohamed Belgacem fonde son entreprise de transport en Champagne-Ardenne. S’ouvre par la suite l'agence centrale de Metz, là où nous nous sommes rendus.
Depuis, le groupe a accompagné plus de 3000 clients dans leurs diverses problématiques, qu’elles concernent le transport ou la logistique.
Si le groupe Belgatrans a grossi, le mot d’ordre qui accompagne les collaborateurs depuis la première année n’a pas changé. Chaque prestation doit être menée à bien et tendre vers un service sur-mesure pour respecter délai, image de marque et relation de confiance entre les fournisseurs et les clients.
En quoi consiste l’activité de Belgatrans et pourquoi se différencie-t-elle ?
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Belgatrans se dédie au transport express et sur-mesure, depuis plus de 18 ans maintenant. Les responsables transport répondent le plus vite possible à la demande avec le véhicule adapté et les conducteurs arrivent le plus rapidement possible sur le point de chargement et de déchargement.
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Les points forts du groupe ?
L’adaptabilité et la disponibilité 24h/24 et 7j/7
La plateforme de stockage qui offre des solutions complètes, avec, entre autres, la livraison derniers kilomètres
La pluralité des véhicules détenus comme les véhicules avec plateau extensibles jusqu’à 9 mètres.
La société Belgatrans en chiffres
Aujourd’hui, la société représente :
Une trentaine d’employés y compris les chauffeurs
1065 transports express par mois et 430 transports réguliers par mois (ce que l’on peut ramener à près de 18 000 transports par an ! Bien que les mois varient de l’un à l’autre)
23 véhicules actifs et 13 conducteurs
Une cinquantaine de partenaires
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Quels sont les types de véhicules utilisés par Belgatrans ?
Hayon
Bâché
Plateau
Porteur
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Quelles étaient les problématiques de Belgatrans avant d’adopter Dashdoc ?
Les priorités de l’expérience client et l’éparpillement des informations
Le transport express oblige, le besoin de réactivité auprès des clients est très fort : il y a sans cesse une pression sur l’horaire de réponse au client et l’horaire de réalisation du transport. Les points d’amélioration étaient donc les suivants :
Assurer une expérience client la plus satisfaisante possible : gagner en réactivité, garantir un suivi sans erreurs
Réduire le nombre de supports utilisés (papiers, outils déconnectés entre eux…) car trop chronophages
Centraliser l’information sur une même plateforme et donner une visibilité paramétrée à son client/fournisseur
Sécuriser et fiabiliser les données
Arriver à une politique zéro papier : ne plus se retrouver à gérer autant de documents physiques, à la fois pour des raisons économiques, écologiques et organisationnelles
Améliorer le processus de facturation, qui peut vite s'avérer chronophage.
Avec rigueur, précision mais aussi une chargée de projet investie en la personne de Léa, les objectifs ont été atteints aujourd’hui et ont forgé de nouvelles routines au sein de l’entreprise. Le digital reste toujours un cap à garder, maximiser l’automatisation des processus pour éviter de perdre du temps.
Aujourd’hui, le nouvel objectif est d’atteindre une maîtrise complète de l’outil pour affiner toujours plus nos process.
Qu’a apporté Dashdoc comme réponses à ces problèmes ?
L’avant/après de l’implémentation Dashdoc
La création des transports et l’obtention du planning
Avant d’intégrer le TMS Dashdoc, les responsables d’exploitation faisaient surtout appel à Excel pour construire le planning journalier et obtenir une vision de tous les transports.
Aujourd’hui, même si Excel n’a pas disparu des outils pratiques et permet de nombreux ajustements pour les modifications imprévues, le planning Dashdoc donne un suivi en temps réel et offre une vision d’ensemble sur les transports, passés, en cours et terminés.
Les lettres de voiture et la gestion administrative
Les lettres de voiture étaient réalisées, comme cela continue d’être le cas dans la plupart des entreprises de transport, à la main. Les carnets s’accumulaient avec les divers autres documents de transport dans les salles d’archives.
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Le temps d’archivage physique que demandaient tous ces papiers était conséquent ! Deux à trois heures par semaine environ, aujourd’hui économisées !
Aujourd’hui les chauffeurs ne rédigent plus leurs lettres de voiture mais remplissent directement les champs demandés depuis l’application conducteur Dashdoc. La remontée d’informations pour l’exploitation est quasi-immédiate grâce à la connexion au TMS.
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Le + : l’archivage est désormais digitalisé, plus besoin de manipulations humaines rébarbatives ! Belgatrans estime que durant deux trimestres, l’entreprise a économisé près de 250€ de frais d’impressions et a épargné près de 2600 feuilles de papier “volantes”, liées à la documentation des transports effectués.
Moins de possibilités de pertes, d’erreurs, pas d’espace de stockage à prévoir pour le papier engendré : c’est un pari gagnant pour Belgatrans qui s’est ôté d’un poids administratif.
Le suivi des transports
Auparavant, les responsables exploitation envoyaient en moyenne 2 mails ou plus par transport, ce qui revenait à plus de 2990 mails par mois : pour confirmer le chargement et le déchargement avec la lettre de voiture associée au client.
Aujourd’hui, il n’y a plus aucun besoin de rédiger un mail pour le suivi des opérations de transport car il y a une mise à jour automatique des statuts et la possibilité de suivre en temps réel l’état d’un transport, notamment avec un portail dédié pour le client.
Bien sûr, il y a des cas spécifiques comme les transports avec retards ou litiges, qui exigent une plus grande prise en compte et une communication étendue entre conducteur, exploitant et autre partie impliquée.
La réduction d’appels et de mails apporte un gain d’efficacité et de confort pour les responsables transport qui peuvent se focaliser sur les nouvelles demandes entrantes.
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La relation clients
Le suivi clients et donc la relation de confiance entre client et transporteur s’est consolidée.
Après l’adoption de Dashdoc et le temps de la transition effectuée, les retours sur le service client ont été très positifs. Exemples de citations clients déposés entre mai et juin 2023 après enquête de satisfaction menée par Belgatrans :
Merci pour votre professionnalisme, votre réactivité et votre suivi !
Prestation parfaite. Très bonne réactivité de la demande de prix aux questions concernant la prise en charge et sur le suivi en cours de livraison. Système de BL émargé via Dashdoc envoyé le jour de la livraison : top !
Très réactif, retour des documents super.
La facturation
Le groupe Belgatrans avait recours à un autre logiciel auparavant et pouvait facturer les transports en une semaine, sans retard. Désormais, avec le TMS Dashdoc, ce temps est raccourci. La connexion entre Dashdoc leur nouvel outil de facturation permet à Belgatrans de facturer en deux à trois jours.
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C’est donc un gain de temps d’au moins deux jours par semaine pour ce qui est de la pré-facturation. Les démarches sont facilitées et plus rapides.
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Un mot sur l’adhésion de l’équipe au projet Dashdoc ?
L’équipe n’a pas montré de forme de résistance car Léa a tenu à rassurer les troupes, autant du côté des conducteurs pour l’application que du côté des exploitants pour le TMS.
En une semaine, l’application avait été téléchargée, testée et adoptée.
Dashdoc en un mot ? Optimisation ! En un chiffre ? 0 gaspillage ! Et en une phrase ? Avec Dashdoc, attendez-vous à une transition de choc !