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Fue durante un día particularmente lluvioso, pero no exento de calidez humana, que conocimos a los miembros del equipo de Belgatrans en la ciudad de Metz. ¡Belgatrans es una empresa indispensable en la región, especializada en el transporte exprés y a medida. Para recibirnos: Léa Congi, aprendiz de Explotación de Transporte y Logística y encargada del proyecto Dashdoc, Katia Hamouche, responsable comercial y de marketing, y Amir Ladjadj, referente de Transporte y Logística. Pudimos hablar sobre la implementación del TMS Dashdoc en Belgatrans y qué ha cambiado en su trabajo.
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Presentación del grupo Belgatrans
¿Cómo se creó la empresa?
Fue en 2005 cuando Mohamed Belgacem fundó su empresa de transporte en Champagne-Ardenne. Posteriormente, se abrió la agencia central en Metz, donde fuimos a visitarlos.
Desde entonces, el grupo ha acompañado a más de 3000 clientes en sus diversas problemáticas, ya sea de transporte o de logística.
Si bien el grupo Belgatrans ha crecido, la consigna que acompaña a los colaboradores desde el primer año no ha cambiado. Cada servicio debe realizarse correctamente y tender a un servicio a medida para respetar los plazos, la imagen de marca y la relación de confianza entre proveedores y clientes.
¿En qué consiste la actividad de Belgatrans y por qué se diferencia?
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Belgatrans se dedica al transporte exprés y a medida, desde hace más de 18 años. Los responsables de transporte responden lo más rápido posible a la demanda con el vehículo adecuado y los conductores llegan lo antes posible al punto de carga y descarga.
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¿Cuáles son los puntos fuertes del grupo?
La adaptabilidad y la disponibilidad 24h/24 y 7d/7
La plataforma de almacenamiento que ofrece soluciones completas, entre ellas la entrega de última milla.
La pluralidad de vehículos disponibles, como los vehículos con plataforma extensible hasta 9 metros.
La sociedad Belgatrans en cifras
Hoy, la empresa representa:
Una treintena de empleados, incluidos los conductores
1065 transportes exprés al mes y 430 transportes regulares al mes (lo que equivale a cerca de 18 000 transportes al año, ¡aunque varía mes a mes!)
23 vehículos activos y 13 conductores
Una cincuentena de socios
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¿Qué tipos de vehículos utiliza Belgatrans?
Puerta elevadora
Lona
Plataforma
Camión rígido
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¿Cuáles eran los problemas de Belgatrans antes de adoptar Dashdoc?
Las prioridades de la experiencia del cliente y la dispersión de la información
El transporte exprés lo exige: la necesidad de ser reactivo con los clientes es muy alta; siempre hay presión sobre el horario de respuesta al cliente y el horario de realización del transporte. Los puntos de mejora eran los siguientes:
Asegurar la experiencia del cliente más satisfactoria posible: ganar en reactividad, garantizar un seguimiento sin errores
Reducir el número de soportes utilizados (papeles, herramientas no conectadas entre sí…) por ser demasiado demandantes en tiempo
Centralizar la información en una misma plataforma y brindar visibilidad parametrizada a los clientes/proveedores
Asegurar y fiabilizar los datos
Lograr una política de cero papel: dejar de gestionar tantos documentos físicos, por razones económicas, ecológicas y organizativas
Mejorar el proceso de facturación, que puede llegar a ser muy consumidor de tiempo.
Con rigor, precisión y también una encargada de proyecto comprometida como Léa, los objetivos se han alcanzado hoy y han forjado nuevas rutinas dentro de la empresa. Lo digital sigue siendo una meta a mantener: maximizar la automatización de procesos para evitar pérdida de tiempo.
Hoy, el nuevo objetivo es lograr un dominio completo de la herramienta para afinar aún más nuestros procesos.
¿Qué ha aportado Dashdoc como respuesta a estos problemas?
El antes/después de la implementación de Dashdoc
La creación de transportes y la obtención de la planificación
Antes de integrar el TMS Dashdoc, los responsables de explotación utilizaban sobre todo Excel para elaborar la planificación diaria y tener una visión general de todos los transportes.
Hoy, aunque Excel no ha desaparecido como herramienta útil y permite muchos ajustes frente a modificaciones imprevistas, la planificación Dashdoc ofrece un seguimiento en tiempo real y brinda una visión global de los transportes, pasados, en curso y finalizados.
Las cartas de porte y la gestión administrativa
Las cartas de porte se realizaban, como sigue siendo el caso en la mayoría de empresas de transporte, a mano. Los talonarios se acumulaban junto con otros documentos de transporte en las salas de archivo.
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¡El tiempo dedicado al archivo físico de todos estos papeles era considerable! Dos a tres horas por semana, ahora ahorradas.
Hoy los conductores ya no redactan cartas de porte a mano, sino que completan directamente los campos solicitados desde la aplicación de conductores Dashdoc. El traspaso de información a explotación es casi inmediato gracias a la conexión con el TMS.
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El +: ¡el archivo ahora es digitalizado, sin necesidad de manipulaciones humanas tediosas! Belgatrans calcula que durante dos trimestres, la empresa ahorró cerca de 250€ en costes de impresión y economizó alrededor de 2600 hojas de papel “suelto”, relacionadas con la documentación de los transportes realizados.
Menos posibilidades de pérdidas, errores y sin necesidad de espacio de almacenamiento de papel: es una apuesta ganadora para Belgatrans que se ha liberado de una carga administrativa.
El seguimiento de los transportes
Antes, los responsables de explotación enviaban en promedio 2 correos u más por transporte, lo cual equivalía a más de 2990 correos al mes: para confirmar la carga y la descarga con la carta de porte asociada al cliente.
Hoy, ya no es necesario redactar un correo para el seguimiento de operaciones de transporte porque hay una actualización automática de los estados y la posibilidad de seguir en tiempo real la situación de un transporte, especialmente con un portal específico para el cliente.
Por supuesto, hay casos específicos, como transportes con retraso o litigios, que requieren más atención y una comunicación extendida entre conductor, explotador y otras partes involucradas.
La reducción de llamadas y correos implica una ganancia de eficiencia y confort para los responsables de transporte, quienes pueden centrarse en nuevas solicitudes entrantes.
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La relación con los clientes
El seguimiento de los clientes y, por lo tanto, la relación de confianza entre cliente y transportista se ha fortalecido.
Tras la adopción de Dashdoc y una vez completada la transición, los comentarios sobre el servicio al cliente han sido muy positivos. Ejemplos de testimonios de clientes recibidos entre mayo y junio de 2023, luego de una encuesta de satisfacción realizada por Belgatrans:
¡Gracias por su profesionalismo, su rapidez de respuesta y su seguimiento!
Servicio perfecto. Muy buena rapidez desde la solicitud de precio hasta las preguntas sobre el seguimiento y la entrega. Sistema de BL firmado mediante Dashdoc enviado el mismo día de la entrega: ¡excelente!
Muy rápido, devolución de documentos excelente.
La facturación
El grupo Belgatrans usaba antes otro software y podía facturar los transportes en una semana, sin retrasos. Ahora, con el TMS Dashdoc, este tiempo se ha acortado. La conexión entre Dashdoc y su nueva herramienta de facturación permite a Belgatrans facturar en dos a tres días.
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Así pues, se gana al menos dos días a la semana en la pre-facturación. Los trámites son más fáciles y rápidos.
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¿Alguna palabra sobre la adhesión del equipo al proyecto Dashdoc?
El equipo no mostró resistencia alguna porque Léa se encargó de tranquilizar a todos, tanto a los conductores para la aplicación como a los explotadores para el TMS.
En una semana, la aplicación ya había sido descargada, probada y adoptada.
¿Dashdoc en una palabra? ¡Optimización! ¿En una cifra? ¡0 desperdicio! ¿Y en una frase? ¡Con Dashdoc, prepárate para una transición impactante!